TLDR: 一日中「追いつかなきゃ」と焦らなくて大丈夫です。半日かけてDMを4つのグループに仕分けし、お金につながるメッセージから返信しましょう。あとは朝と午後に20分ずつチェックする習慣をつけるだけ。インボックスを1つにまとめれば、3つのアプリのどこかに埋もれることもなくなります。
未読のDMがたまっていると重く感じるのは、そこに3種類の用件が混ざっているからです。お金になるメッセージ、助けが必要なメッセージ、そしてノイズです。仕分けてしまえば、たまり場は自然と小さくなります。
これは、すでにたまってしまったDMを救出するためのプランです。これから続けていく仕組みづくりを知りたい方は、返信を速くするシンプルな仕組みをご覧ください。
すべてを1つのリストに集める
まずは、各プラットフォームのメッセージを1か所に集めましょう。Instagram、Facebook、LinkedIn、TikTokをバラバラにチェックしていると、DMが見落とされてしまいます。
Mydropのソーシャルインボックスなら、連携したチャンネルのメッセージとコメントが1つのキューに集まります。割り当て、ラベル付け、返信もそこで完結。この午後は、このリストだけを見て進めましょう。
4つのグループに仕分ける
| グループ | 例 | やること |
|---|---|---|
| 営業 | 「価格は？」「〜に発送できますか？」「見積もりをお願いできますか？」 | 今日中に、一人ひとりに合わせて返信 |
| サポート | 注文や予約に関するトラブル | 今日中に、解決策とともに返信 |
| 提携 | コラボや取材の依頼 | 今週中に返信 |
| ノイズ | 絵文字、スパム、昔の雑談 | アーカイブして返信しない |
返信を始める前に、各グループの件数を数えましょう。数字を見れば、どこに問題があるかがわかります。
お金になる順に返信する
まずは営業グループから、新しい順にさかのぼって進めます。遅れたお詫びから始めて、すぐ本題へ。「返信が遅くなってすみません。ご依頼の見積もりはこちらです」。完璧な返信を来週送るより、短くても正直なメッセージのほうがずっと効果的です。
次にサポート、その次に提携です。ノイズまで来たら、返信せずにアーカイブしましょう。「いいね」に返事はいりません。
どのメッセージが最も価値を持つか、もっと詳しい方法を知りたい方は、購買意欲の高いSNSメッセージを見極める方法をお読みください。
定型文を5つ用意する
午後ずっと、同じ5つの質問に答えることになります。価格、在庫や空き状況、発送や配送、予約方法、そしてお店の場所。それぞれに定型文を1つずつ用意して、最初の一文だけ相手に合わせて変えましょう。
これが、このプロセス全体でいちばん手っ取り早くスピードが上がるポイントです。自分の言葉遣いはそのままに、1件の返信に5分もかけずに済みます。
20分のチェックでキレイな状態をキープ
朝20分、午後20分の時間を確保しましょう。それぞれの時間でやることは次のとおりです。
- キューを開いて、営業のDMから返信する。
- 自分では答えられないものは、期限を決めて割り当てる。
- 終わったものはアーカイブする。
この時間以外は、通知をオフにしましょう。インボックスを複数人で回しているなら、スレッドを割り当てて、同じメッセージに二人が返信したり、誰も担当しないまま放置されたりしないようにしましょう。
自動化とトリガーワードを使えば、「価格」や「リンク」といったよくあるコメントに自動で返信できます。簡単な質問は、DMに届く前に片づけられます。
1週間分の返信を振り返る
最初の1週間が終わったら、営業のメッセージのうち、24時間以内に返信できた件数を数えてみましょう。この1つの割合が、皆さんのインボックスの健康スコアです。5分でできる返信チェックで、そのやり方を紹介しています。
今日は答えられないメッセージへの対応
見積もりや在庫確認、他の誰かの判断が必要なDMもあります。それをたまり場に残しておいてはいけません。1時間以内に、いつ答えるかを伝えて返信しましょう。「確認中です。明日の正午までにご回答します」。
そしてスレッドを割り当て、カレンダーに期限を入れて、次へ進みます。返信時期を伝えておけば、相手が二通目を送ることも防げますし、答えを探している間もリードとのつながりを温かく保てます。
今日のタブを閉じる前に、営業グループを片づけよう
チャンネルを1つのキューに集めて、営業グループを仕分け、上位5件のメッセージに今すぐ返信しましょう。Mydropを無料で始めると、すべてのチャンネルのDMを1つのインボックスで確認できます。
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