TLDR： 別想一整天都追著訊息跑。花一個下午把積累的私訊分成四類，先回跟錢有關的訊息，之後每天早晚各花 20 分鐘巡一次。只用一個收件匣，訊息才不會散在三個 app 裡找不到。
私訊積了一堆沒讀，壓力真的很大。因為裡面混了三種完全不同的工作：會帶來收入的訊息、需要幫忙的訊息，還有雜訊。分好類，這堆訊息自己就會變小。
這是一套針對「已經積了一堆」的搶救計畫。如果你想建立長期的做法，請看讓回覆更快的簡單系統。
把所有訊息集中到同一份清單
第一步，把每個平台的訊息都放到同一個地方。IG、FB、LinkedIn、TikTok 分開看，就是私訊會漏掉的原因。
Mydrop 社群收件匣會把你已連結頻道的訊息和留言集中到同一個佇列，讓你指派、貼標籤、直接回覆。整個下午就從這份清單開始處理。
分成四類
| 分類 | 例子 | 怎麼做 |
|---|---|---|
| 銷售 | 「多少錢？」「有寄到……嗎？」「可以報價嗎？」 | 今天親自回覆 |
| 客服 | 訂單或預約出問題 | 今天回覆並提供解決方式 |
| 合作 | 聯名或媒體邀約 | 這週內回覆 |
| 雜訊 | 表情符號、垃圾訊息、過時的閒聊 | 直接封存，不用回 |
先數一下每一類有幾則，再開始回。這些數字會告訴你問題出在哪裡。
照「錢」的順序回
先處理銷售那一類，從最新的回覆到最舊的。開頭先為延遲道歉，再給答案：「抱歉這麼晚回，這是你要的報價。」一封簡短誠實的訊息，勝過下週才送出的完美回覆。
接著處理客服，再來是合作。輪到雜訊時，直接封存，不用回。一個讚不需要任何回答。
想知道哪些訊息價值最高、該怎麼排優先順序，請讀如何優先處理高意圖的社群訊息。
寫好五則預存回覆
整個下午你會一直回答同樣五個問題：價格、有沒有貨、運費或配送、怎麼預約、你們在哪裡。每個問題寫一則預存回覆，再把第一句改成個人化的內容。
這是整個流程裡最快能加速的地方。它能讓語氣維持你的風格，也讓每則回覆不用花上五分鐘。
用 20 分鐘巡檢，讓收件匣保持清爽
早上留 20 分鐘，下午再留 20 分鐘。每次巡檢時：
- 打開佇列，先回銷售訊息。
- 沒辦法馬上回答的，指派給人並訂下期限。
- 處理完的直接封存。
巡檢以外的時間，把通知靜音。如果收件匣不只一個人在顧，記得指派對話串，才不會兩個人回同一則訊息，也不會有人被漏掉。
自動化和觸發關鍵字可以自動回覆常見留言，例如「價格」或「連結」，讓簡單的問題在進到私訊之前就先解決。
檢視一週的回覆狀況
第一週結束時，算一下有多少銷售訊息在 24 小時內收到回覆。這個百分比就是你的收件匣健康分數。5 分鐘回覆檢視會教你怎麼做。
今天回不了的訊息怎麼處理
有些私訊需要報價、查庫存，或等別人做決定。別把它們留在原地。一小時內先回一句，並給出時間：「我正在確認，明天中午前回你。」
接著指派這個對話串、把期限記進行事曆，然後繼續做別的事。先講好時間，對方就不會再傳第二則訊息，也能在你找答案的期間保住這條線索。
關掉今天的分頁前，先把銷售那一類清完
把各頻道集中到同一個佇列，整理出銷售那一類，現在就回覆最上面的五則訊息。免費開始用 Mydrop，在一個收件匣裡看到所有頻道的私訊。
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