Коротко: Не пытайтесь быть в курсе всего весь день. Потратьте один день на то, чтобы разложить завал по четырём корзинам, ответьте сначала на сообщения про деньги, а потом держите обход по 20 минут утром и днём. И держите всё в одном инбоксе, чтобы ничего не пряталось в трёх приложениях.
Гора непрочитанных личных сообщений давит, потому что в ней смешаны три вида работы: сообщения, которые стоят денег, сообщения, где нужна помощь, и шум. Разложите их, и гора уменьшится сама собой.
Это план спасения для завала, который уже есть. Если нужна система на постоянку, читайте простую систему для быстрых ответов.
Соберите всё в один список
Начните с того, чтобы сообщения со всех платформ оказались в одном месте. Когда вы проверяете Instagram, Facebook, LinkedIn и TikTok по отдельности, личные сообщения теряются.
Инбокс Mydrop для соцсетей собирает сообщения и комментарии с подключённых каналов в одну очередь, где можно назначать, помечать и отвечать. Работайте по этому списку весь день.
Разложите по четырём корзинам
| Корзина | Примеры | Что делать |
|---|---|---|
| Продажи | «Сколько стоит?», «Доставляете в...?», «Можете посчитать смету?» | Ответить сегодня, лично |
| Поддержка | Проблемы с заказом или бронью | Ответить сегодня с решением |
| Партнёрства | Запросы про коллаборации или прессу | Ответить на этой неделе |
| Шум | Эмодзи, спам, старые разговоры | В архив, без ответа |
Прежде чем отвечать, посчитайте каждую корзину. Цифры покажут, где именно проблема.
Отвечайте в порядке денег
Берите корзину продаж первой, от новых к старым. Начните с извинения за задержку, потом сразу ответ: «Извините, что долго. Вот смета, которую вы просили». Короткое честное сообщение лучше идеального, отправленного на следующей неделе.
Потом поддержка, потом партнёрства. Дойдя до шума, отправляйте в архив без ответа. Никому не нужен ответ на палец вверх.
Если хотите глубже разобраться, какие сообщения приносят больше всего пользы, читайте как расставлять приоритеты в сообщениях с высоким намерением.
Напишите пять сохранённых ответов
Весь день вы будете отвечать на одни и те же пять вопросов: цена, наличие, доставка, как записаться и где вас найти. Напишите по одному сохранённому ответу на каждый и персонализируйте первую строку.
Это самый быстрый способ ускориться во всём процессе. Он сохраняет ваш тон и не даёт каждому ответу растягиваться на пять минут.
Держите чистоту с 20-минутным обходом
Заблокируйте 20 минут утром и 20 минут днём. В каждый обход:
- Откройте очередь и отвечайте сначала на продажи.
- Назначьте всё, на что не можете ответить, с дедлайном.
- Отправьте в архив то, что сделано.
Вне этих блоков отключите уведомления. Если инбоксом занимается больше одного человека, назначайте ветки, чтобы двое не отвечали на одно сообщение и ни одно не осталось без хозяина.
Автоматизации и триггерные слова могут сами отвечать на частые комментарии, например «цена» или «ссылка», и простые вопросы не доходят до ваших личных сообщений.
Проверьте неделю ответов
В конце первой недели посчитайте, на сколько сообщений про продажи ответили в течение 24 часов. Этот процент и есть показатель здоровья вашего инбокса. 5-минутный аудит ответов покажет, как его провести.
Разберитесь с сообщениями, на которые не ответить сегодня
На некоторые личные сообщения нужна смета, проверка наличия или решение кого-то ещё. Не оставляйте их в горе. Ответьте в течение часа и назовите время: «Уточняю и отвечу завтра до полудня».
Потом назначьте ветку, поставьте дедлайн в календарь и идите дальше. Обещанное время останавливает людей от второго сообщения и держит лид тёплым, пока вы ищете ответ.
Разберите корзину продаж, прежде чем закрыть вкладку
Соберите каналы в одну очередь, разложите корзину продаж и ответьте на первые пять сообщений прямо сейчас. Начните бесплатно в Mydrop, чтобы видеть личные сообщения со всех каналов в одном инбоксе.
Отзыв в Google
Отзыв в Trustpilot
Product Hunt comment
