باختصار: لا تحاول أن تكون موجوداً لكل شيء طول اليوم. خصص جلسة واحدة لترتيب التراكم في أربع مجموعات، ورد على رسائل الأرباح أولاً، ثم حافظ على جولة صباحية وأخرى عصرية مدة كل منهما 20 دقيقة. واستخدم إنبوكس واحداً حتى لا يضيع شيء بين ثلاثة تطبيقات.
كومة الرسائل غير المقروءة تبدو ثقيلة لأنها تخلط ثلاثة أنواع من العمل: رسائل تساوي أموالاً، ورسائل تحتاج إلى مساعدة، وضجيج. رتّبها وستصغر الكومة من تلقاء نفسها.
هذه خطة إنقاذ لتراكم موجود بالفعل. وإذا أردت النظام المستمر، فاطلع على نظام بسيط لردود أسرع.
اجمع كل شيء في قائمة واحدة
ابدأ بجمع رسائل كل منصة في مكان واحد. تفقد Instagram وFacebook وLinkedIn وTikTok كل على حدة هو السبب الأول في ضياع الرسائل.
يجمع لك إنبوكس السوشيال ميديا من Mydrop الرسائل والتعليقات من قنواتك المتصلة في قائمة واحدة، تقدر من خلالها تعيّن وتصنّف وترد. اشتغل من هذه القائمة طوال الجلسة.
رتّب في أربع مجموعات
| المجموعة | أمثلة | افعل هذا |
|---|---|---|
| مبيعات | "كم السعر؟"، "هل تشحنون إلى..."، "تقدرون تعطوني عرض سعر؟" | رد اليوم، بشخصية |
| دعم | مشاكل في طلب أو حجز | رد اليوم مع الحل |
| شراكات | طلبات تعاون أو صحافة | رد هذا الأسبوع |
| ضجيج | إيموجي، سبام، كلام قديم | أرشف، بلا رد |
احسب عدد كل مجموعة قبل أن ترد على أي شيء. الأرقام تخبرك أين المشكلة.
رد بترتيب الأموال
خذ مجموعة المبيعات أولاً، من الأحدث إلى الأقدم. ابدأ بالاعتذار عن التأخير، ثم الجواب: "نعتذر عن الرد المتأخر. هذا عرض السعر اللي طلبته." رسالة قصيرة صادقة أفضل من رسالة مثالية ترسلها الأسبوع القادم.
ثم الدعم، ثم الشراكات. وعندما تصل إلى الضجيج، أرشف بلا رد. لا أحد يحتاج إلى جواب على إعجاب.
لمعرفة طريقة أعمق في تحديد الرسائل الأكثر قيمة، اقرأ كيف تعطي الأولوية لرسائل السوشيال ميديا عالية النية.
اكتب خمس رسائل محفوظة
ستجيب على نفس الأسئلة الخمسة طوال الجلسة: السعر، والتوفر، والشحن أو التوصيل، وطريقة الحجز، وأين تجدك. اكتب رسالة محفوظة لكل سؤال وخصص السطر الأول لكل عميل.
هذا أسرع مكسب في العملية كلها. يحافظ على نبرتك ويمنع كل رد من أن يأخذ خمس دقائق.
حافظ على النظافة بجولة 20 دقيقة
خصّص 20 دقيقة في الصباح و20 في العصر. خلال كل جولة:
- افتح القائمة ورد على المبيعات أولاً.
- عيّن كل ما لا تقدر على الرد عليه، مع موعد نهائي.
- أرشف ما انتهى.
خارج هذه الفترات، اكتم الإشعارات. وإذا كان أكثر من شخص يدير الإنبوكس، عيّن المحادثات حتى لا يرد شخصان على الرسالة نفسها، ولا تبقى رسالة بلا صاحب.
تستطيع الأتمتة والكلمات المفتاحية الرد تلقائياً على التعليقات الشائعة، مثل "السعر" أو "الرابط"، فتبعد الأسئلة البسيطة عن رسائلك قبل أن تصل.
راجع أسبوعاً من الردود
في نهاية الأسبوع الأول، احسب كم رسالة مبيعات حصلت على رد خلال 24 ساعة. هذه النسبة وحدها هي مؤشر صحة إنبوكسك. يوضح لك تدقيق الردود في 5 دقائق كيف تنفذه.
تعامل مع الرسائل التي لا تقدر على الرد عليها اليوم
بعض الرسائل تحتاج إلى عرض سعر أو فحص مخزون أو قرار من شخص آخر. لا تتركها في الكومة. رد خلال الساعة بموعد محدد: "أتحقق من هذا وسأجيبك قبل ظهر الغد."
ثم عيّن المحادثة، وضع الموعد النهائي في تقويمك، وامضِ. الموعد الموعود يمنع الناس من إرسال رسالة ثانية، ويحافظ على حرارة الليد بينما تجد الجواب.
صفّ مجموعة المبيعات قبل أن تغلق التبويب اليوم
اجمع قنواتك في قائمة واحدة، ورتّب مجموعة المبيعات، ورد على أعلى خمس رسائل الآن. ابدأ مجاناً في Mydrop لترى رسائل كل قناة في إنبوكس واحد.
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
