Las marcas que gestionan influencers sin hojas de cálculo dividen el trabajo en etapas y le dan un sitio a cada una: una lista para contactos y contratos, un calendario compartido para las fechas, un paso de revisión para los borradores y una vista de analíticas para los resultados. No tienes que borrar la hoja de cálculo. Déjala para la lista de creadores. Saca de ahí todo lo que se queda obsoleto en cuanto guardas el archivo: el estado, las fechas de publicación, las aprobaciones y el rendimiento.
TLDR: Una hoja de cálculo va bien para tener una lista de creadores y lo que acordaste. Falla con todo lo que cambia cada semana. Controla las etapas, pon las fechas de publicación en un calendario compartido, revisa los borradores en un flujo de aprobación y saca los resultados de las analíticas en vez de escribirlos a mano.
Dónde deja de funcionar una hoja de cálculo
Casi todos los equipos empiezan con una pestaña por campaña y aguanta unos cinco creadores. Empieza a doler cuando:
- Dos personas editan la misma fila y nadie sabe qué versión del estado es la buena.
- Las fechas de publicación viven en una celda, así que nadie ve que tres creadores publican el mismo martes.
- Los borradores llegan por email o por DM y la aprobación es un "me parece bien" enterrado en un hilo.
- Los resultados se copian a mano, una semana tarde, desde capturas de pantalla.
Si te suenan dos de estas, toca reorganizarse, no comprar una hoja de cálculo más grande.
El montaje etapa por etapa
Piensa en cada creador como alguien que pasa por ocho etapas. Para cada una, decide dónde está la verdad.
| Etapa | Qué controlas | Dónde vive |
|---|---|---|
| Candidato | Usuario, nicho, tamaño de audiencia, notas de encaje | Hoja de la lista |
| Contactado | Fecha de envío, oferta, fecha del próximo seguimiento | Hoja de la lista |
| Acordado | Tarifa o comisión, entregables, contrato firmado | Hoja de la lista más el archivo firmado |
| Brief enviado | El brief, fechas clave, normas de transparencia | Un documento compartido enlazado desde la lista |
| Borrador recibido | El borrador, los comentarios, quién lo aprobó | Un flujo de revisión con comentarios |
| Programado | Fecha y hora de publicación | Un calendario de contenidos compartido |
| Publicado | El enlace del post, plan de republicación | Calendario más tus canales |
| Reportado | Alcance, engagement, ventas del código del creador | Analíticas, con una columna de código a ventas en la lista |
Las etapas 1 a 4 son una lista, así que una hoja o una base de datos sencilla es la herramienta correcta. Las etapas 5 a 8 van de tiempo y aprobación, y ahí es donde falla una hoja.
Qué hace Mydrop aquí y qué no
Mydrop es una herramienta de publicación y analíticas para redes sociales. No busca creadores, ni envía contratos, ni les paga. Te ayuda con las etapas que necesitan un calendario, una revisión y números:
- Fechas: mete las fechas de publicación y tus propias republicaciones en el calendario compartido, para que los solapamientos se vean. Usa espacios de trabajo para mantener separadas las campañas de cada marca.
- Revisión: si el borrador de un creador necesita el visto bueno de tu equipo o de tu cliente, las aprobaciones y los comentarios mantienen la decisión pegada al borrador, sin perderse en un hilo.
- Resultados: la vista de rendimiento de Mydrop muestra cómo rindieron los posts de tu propia cuenta alrededor de la campaña frente a su mediana, y los informes lo convierten en un enlace para compartir con tu cliente o tu jefe.
Los números del lado del creador, como las ventas que usaron un código, siguen saliendo de tu tienda o de tu enlace de seguimiento y van en la lista.
Reglas que mantienen el sistema honesto
- Un responsable por creador. Una persona actualiza el estado. El resto lo lee.
- Una fecha de próxima acción en cada fila. Un creador sin próxima acción o está terminado o está olvidado.
- Las fechas viven en un solo sitio. Si una fecha de publicación existe en dos sitios, uno de los dos está mal.
- Escribe el brief una vez y enlázalo en todas partes. No lo pegues en los DMs, enlázalo.
- Cierra el círculo. Después de cada campaña, añade coste, ventas y tu propio beneficio a la lista, para que el próximo presupuesto se base en resultados.
Cuándo ir más allá de una hoja de lista
Quédate con una hoja y un calendario si trabajas con menos de unos 15 creadores por trimestre. A partir de ahí, una plataforma de influencers dedicada que gestione el descubrimiento, los contratos y los pagos puede salir a cuenta. Úsala junto a tu herramienta de publicación en vez de esperar que una sola herramienta lo haga todo.
Para ver la foto completa entre marcas, lee cómo centralizar campañas de influencers en la empresa, y para medir el retorno, echa un ojo a cómo automatizar el seguimiento de campañas.
Añade dos columnas a tu hoja hoy mismo
Abre tu hoja actual y añade dos columnas: etapa y fecha de próxima acción. Luego pasa las fechas de publicación de este mes a un calendario compartido. Si quieres un calendario y un flujo de aprobación para la parte de publicar, empieza gratis con Mydrop.
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