I brand che gestiscono gli influencer senza fogli di calcolo dividono il lavoro in fasi e danno a ciascuna una sola casa: una lista per contatti e contratti, un calendario condiviso per le date, un passaggio di revisione per le bozze e una vista analytics per i risultati. Non devi per forza buttare via il foglio di calcolo. Tienilo per la lista contatti. Sposta fuori le parti che invecchiano appena salvi il file: stato, date dei post, approvazioni e performance.
TLDR: Un foglio di calcolo va benissimo per una lista di creator e per quello che avete concordato. Si rompe su tutto ciò che cambia ogni settimana. Traccia le fasi, metti le date dei post in un calendario condiviso, rivedi le bozze in un flusso di approvazione e prendi i risultati dalle analytics invece di digitarli.
Dove il foglio di calcolo smette di funzionare
Quasi tutti i team partono con una scheda per campagna e regge fino a circa cinque creator. Inizia a fare male quando:
- Due persone modificano la stessa riga e nessuno sa quale versione dello stato sia quella giusta.
- Le date dei post vivono in una cella, così nessuno vede che tre creator pubblicano lo stesso martedì.
- Le bozze arrivano via email o DM e l'approvazione è un "mi sembra ok" sepolto in una conversazione.
- I risultati vengono copiati a mano, con una settimana di ritardo, da screenshot.
Se te ne riconosci due, è ora di ristrutturare, non di comprare un foglio di calcolo più grande.
La configurazione fase per fase
Immagina ogni creator mentre attraversa otto fasi. Per ciascuna, decidi dove vive la verità.
| Fase | Cosa tieni traccia | Dove vive |
|---|---|---|
| Prospect | Handle, nicchia, dimensione del pubblico, note di fit | Foglio della lista contatti |
| Contattato | Data di invio, offerta, data del prossimo follow-up | Foglio della lista contatti |
| Concordato | Tariffa o commissione, deliverable, contratto firmato | Foglio della lista contatti più il file firmato |
| Brief inviato | Il brief, le date chiave, le regole di disclosure | Un documento condiviso linkato dalla lista contatti |
| Bozza ricevuta | La bozza, i commenti, chi l'ha approvata | Un flusso di revisione con commenti |
| Programmato | Data e ora di pubblicazione | Un calendario editoriale condiviso |
| Online | Il link al post, il piano di ricondivisione | Calendario più i tuoi canali |
| Rendicontato | Reach, engagement, vendite dal codice del creator | Analytics, con una colonna codice-vendite nella lista contatti |
Le fasi da 1 a 4 sono una lista, quindi un foglio o un semplice database è lo strumento giusto. Le fasi da 5 a 8 riguardano tempo e approvazioni, ed è qui che un foglio fallisce.
Cosa fa Mydrop in tutto questo, e cosa no
Mydrop è uno strumento di publishing e analytics per i social. Non trova i creator, non invia contratti e non li paga. Ti aiuta nelle fasi che richiedono un calendario, una revisione e dei numeri:
- Date: metti le date di pubblicazione e le tue ricondivisioni nel calendario condiviso, così le sovrapposizioni sono visibili. Usa i workspace per tenere separate le campagne di ogni brand.
- Revisione: se la bozza di un creator deve essere approvata dal tuo team o dal tuo cliente, approvazioni e commenti tengono la decisione attaccata alla bozza, non persa in una conversazione.
- Risultati: la vista performance di Mydrop mostra come sono andati i post del tuo account intorno alla campagna rispetto alla sua mediana, e i report trasformano tutto in un link da condividere con il cliente o con il tuo capo.
I numeri lato creator, come le vendite che hanno usato un codice, arrivano comunque dal tuo store o dal link di tracciamento e finiscono nella lista contatti.
Regole che tengono in piedi il sistema
- Un solo responsabile per creator. Una persona aggiorna lo stato. Tutti gli altri lo leggono.
- Una data di prossima azione su ogni riga. Un creator senza prossima azione o è concluso o è stato dimenticato.
- Le date vivono in un solo posto. Se una data di pubblicazione esiste in due posti, uno dei due è sbagliato.
- Scrivi il brief una volta, linkalo ovunque. Non incollarlo nei DM, linkalo.
- Chiudi il cerchio. Dopo ogni campagna, aggiungi costo, vendite e il tuo guadagno alla lista contatti, così il prossimo budget si basa sui risultati.
Quando andare oltre il foglio della lista contatti
Resta su foglio e calendario se lavori con meno di circa 15 creator a trimestre. Oltre quella soglia, una piattaforma dedicata agli influencer che gestisce discovery, contratti e pagamenti può ripagarsi da sola. Affiancala al tuo strumento di publishing, invece di pretendere che un solo strumento faccia entrambe le cose.
Per la vista completa su tutti i brand, leggi come centralizzare le campagne influencer enterprise, e per tracciare il ritorno, leggi come automatizzare il tracciamento delle campagne.
Aggiungi due colonne al tuo foglio, oggi
Apri il tuo foglio attuale e aggiungi due colonne: fase e data della prossima azione. Poi sposta le date di pubblicazione di questo mese in un calendario condiviso. Se vuoi un calendario e un flusso di approvazione per il lato publishing, inizia gratis con Mydrop.
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