潛在客戶會從社群收件匣溜走，問題就出在「有人看到」和「有人負責」之間的那道縫。用四條通道、每條一個回覆時限，再加上每天下班前 10 分鐘的掃描，把這道縫補起來。 整套系統就這樣，一到五人的小團隊不用買任何工具就能跑。
TLDR： 把每則訊息分進潛在客戶、客服、風險、雜訊四條通道。每條通道都給一個負責人和回覆時限。用關鍵字自動抓出潛在客戶。每天下班前，篩出沒人負責的對話，全部清掉。下面的時限是建議起點，不是標準答案。
四條通道和各自的時限
| 通道 | 什麼訊息會進來 | 負責人 | 時限（建議） |
|---|---|---|---|
| 潛在客戶 | 問價格、預約、報價、有沒有貨、「怎麼買」 | 業務或創辦人 | 上班時間內 1 小時 |
| 客服 | 訂單問題、怎麼用、延遲出貨 | 客服或社群小編 | 當天上班時間內 |
| 風險 | 公開客訴、威脅、騷擾、媒體 | 品牌負責人 | 30 分鐘，必要時直接打電話 |
| 雜訊 | 垃圾訊息、純貼圖、抽獎 | 沒人負責，自動標記 | 每週清一次 |
時限是團隊最常跳過的部分。沒有時限，「有空再回」就等於「想到才回」，早上 9 點問價格的潛在客戶，下午 4 點早就跑了。
在有人讀之前，先用關鍵字攔下潛在客戶
潛在客戶的訊息用字其實很固定。先用這幾個字開一條規則，再慢慢調整：
- 價格、多少錢、報價、費用
- 預約、訂位、有沒有空、有沒有貨
- 買、下單、出貨、運費、到貨
- 試用、體驗、註冊、demo
比對到就同時做兩件事：把對話標成潛在客戶，並通知潛在客戶負責人。 記得加上排除條件，有些自家貼文底下永遠會冒出同業來問「價格」。我們這篇收件匣觸發關鍵字講了怎麼讓規則不漏接訊息。
下班前 10 分鐘掃描
每個上班日的同一時間，由一個人跑這份清單：
- 篩選：沒人負責。 每一則都指派或結案。
- 篩選：潛在客戶通道，超過時限。 馬上回，或轉給別人。
- 篩選：風險通道，還沒結案。 往上報給品牌負責人。
- 看最久還沒結案的那則。 超過兩天，就查清楚為什麼。
- 把漏掉的記下來。 一行就好：漏了什麼、哪條規則本來可以攔到。
第五步才是讓系統愈來愈好的關鍵。兩週後你會累積 10 行紀錄，其中 8 行會指向同一個關鍵字，或同一個週末的缺口。
為什麼掃描比「回快一點」更管用
靠意志力練速度，大概撐一週。掃描能一直有效，因為它不靠誰記得。它還會留下紀錄：進來的潛在客戶有幾個、時限內回的有幾個、差多少。每週五看一下這個差距，系統就會自己校正。
如果同一種潛在客戶一直漏，先看它一開始落在哪裡。在貼文底下留言的，和直接傳私訊的，會進到不同地方，各自需要自己的規則。
晚上和週末也要有人顧
時限算的是上班時間，但潛在客戶不分時間上門。兩個便宜的做法：
- 非上班時間的自動第一則回覆，針對標成潛在客戶的訊息：「謝謝你，我們明天早上 10 點前回覆」，順便附上預約或價格的連結。
- 指定週末負責人，只看潛在客戶和風險兩條通道，一天兩次，每次 10 分鐘。
Mydrop 怎麼把通道變成設定，而不是習慣
在 Mydrop 的社群收件匣裡，自動回覆規則會比對你的關鍵字，接著用 AI 或範本回覆、加上標籤、通知某人，或把對話指派出去。可以選手動、混合或全自動模式，還能設冷卻時間，避免重複回覆。
每個對話都能設負責人、狀態和優先順序，所以「沒人負責」和「潛在客戶通道，未結案」都只是篩選條件。留言管理也會標出意圖（潛在客戶、客訴、提問、好評、雜訊），並把急件用 email 通知對話負責人。匯出 CSV，就能看到每週進來的潛在客戶數和實際回覆數。
想再往下做一層，可以看怎麼在潛在客戶流失前先分類，再跑一次5 分鐘回覆健檢，看看你已經漏掉多少。
下一步： 今晚就在你現在的收件匣跑一次下班前掃描，數一下有幾個潛在客戶還沒人回。想把通道、關鍵字和負責人直接設成規則，免費開始用 Mydrop。
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