Leads se perdem nas caixas de entrada sociais no vão entre o "alguém viu" e o "alguém é responsável". Feche esse vão com quatro filas, um prazo de resposta por fila e uma varredura de 10 minutos no fim de cada dia. É o sistema inteiro, e um time de uma a cinco pessoas consegue rodar sem comprar nada.
TLDR: Classifique cada mensagem em lead, suporte, risco ou ruído. Dê a cada fila um responsável e um prazo de resposta. Use palavras-chave para pegar leads automaticamente. No fim do dia, filtre o que estiver sem dono e resolva. Os prazos abaixo são sugestões de partida, não benchmarks.
As quatro filas e seus prazos
| Fila | O que cai aqui | Responsável | Prazo (sugestão) |
|---|---|---|---|
| Lead | Preço, agendamento, orçamento, disponibilidade, "como eu compro" | Vendas ou fundador | 1 hora no horário comercial |
| Suporte | Problemas com pedido, dúvidas de como fazer, atrasos | Suporte ou comunidade | No mesmo dia útil |
| Risco | Reclamações em público, ameaças, assédio, imprensa | Líder de marca | 30 minutos, com ligação se precisar |
| Ruído | Spam, só emoji, sorteios | Ninguém, marcação automática | Limpeza semanal |
Os prazos são a parte que os times pulam. Sem eles, "respondo logo" vira "respondo quando eu lembrar", e o lead que perguntou o preço às 9h já foi embora às 16h.
Pegue leads com palavras-chave antes de alguém ler qualquer coisa
A maioria das mensagens de lead usa um vocabulário pequeno. Crie uma regra com estas palavras e ajuste a partir daí:
- preço, valor, orçamento, quanto custa
- agendar, agendamento, horário, disponível, disponibilidade
- comprar, pedido, enviar, frete, entrega
- demo, teste, cadastro
Uma correspondência deve fazer duas coisas ao mesmo tempo: marcar a conversa como lead e avisar o responsável por leads. Adicione exceções para os seus próprios posts que sempre atraem a palavra "preço" de concorrentes. Nosso post sobre palavras-gatilho na caixa de entrada mostra como evitar que as regras deixem mensagens passarem.
A varredura de 10 minutos no fim do dia
Todo dia útil, no mesmo horário, uma pessoa roda esta checklist:
- Filtro: sem responsável. Atribua ou feche cada conversa.
- Filtro: fila de lead, mais antiga que o prazo. Responda agora ou reatribua.
- Filtro: fila de risco, ainda aberta. Escalone para o líder de marca.
- Olhe a conversa aberta mais antiga. Se tiver mais de dois dias, descubra por quê.
- Anote o que escapou. Uma linha: o que passou e qual regra teria pegado.
O quinto passo é o que melhora o sistema. Em duas semanas você terá 10 linhas, e 8 delas vão apontar para a mesma palavra-chave ou para o mesmo buraco de fim de semana.
Por que a varredura vence o hábito de responder mais rápido
Treinar velocidade ajuda por uma semana. A varredura continua funcionando, porque não depende de ninguém lembrar. Ela também te dá um histórico: quantos leads chegaram, quantos foram respondidos dentro do prazo e qual foi a diferença. Revise essa diferença toda sexta e o sistema se ajusta sozinho.
Se o mesmo tipo de lead continua escapando, veja onde ele chega primeiro. Um lead que comenta num post e um lead que manda um direct chegam em lugares diferentes, e cada um precisa da sua própria regra.
Cubra as noites e os fins de semana
Os prazos contam em horário comercial, mas leads chegam a qualquer hora. Duas soluções baratas:
- Uma primeira resposta automática para mensagens marcadas como lead fora do horário: "Obrigado, respondemos até as 10h de amanhã", mais o link de agendamento ou de preço.
- Um responsável de fim de semana definido que confere só as filas de lead e risco, por dez minutos, duas vezes ao dia.
Como o Mydrop transforma as filas em configuração, não em hábito
Na caixa de entrada social do Mydrop, as regras de resposta automática identificam suas palavras-chave e respondem com IA ou um modelo, adicionam uma marcação, avisam alguém ou atribuem a conversa. Você pode rodá-las no modo manual, híbrido ou automático, com intervalos de espera para evitar respostas repetidas.
Cada conversa pode ter um responsável, um status e uma prioridade, então "sem responsável" e "fila de lead, aberta" viram filtros. A moderação de comentários também marca a intenção (lead, reclamação, dúvida, elogio, ruído) e envia os itens urgentes por e-mail para o responsável pela conversa. Exportar para CSV te dá a contagem semanal de leads que chegaram versus leads respondidos.
Para a próxima camada, veja como categorizar leads antes que eles se percam e faça uma auditoria de resposta de 5 minutos para ver o que você já deixou passar.
Próximo passo: rode a varredura de fim de dia hoje mesmo na sua caixa de entrada atual e conte os leads sem resposta. Se quiser as filas, palavras-chave e responsáveis configurados como regras, comece grátis com o Mydrop.
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