手動做報表，是多數 agency 最大的隱形成本。10 個客戶、每份報表 2 小時、一年 12 份，你就花了 240 小時，整整六個工作週，做一件客戶幾乎不看的差事。 這段時間不能請款，而且每簽一個新客戶就再多一截。
TLDR： 先算清楚你做報表花多少時間，再用一套固定範本、排程寄送和一段簡短的人工摘要把它砍下來。目標是每個客戶 15 分鐘做完一份報表，而不是花 2 小時做一份更漂亮的。
用你自己的工時紀錄算一遍
2 小時只是假設。換成你團隊真正記錄的數字：從各平台撈數據、貼進投影片、寫評語、匯出、寄 email、追客戶回覆。
| 客戶數 | 每份報表時數 | 每年報表數 | 每年時數 | 工作週（40 小時） |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 2 | 12 | 120 | 3 |
| 10 | 2 | 12 | 240 | 6 |
| 20 | 2 | 12 | 480 | 12 |
| 20 | 0.25 | 12 | 60 | 1.5 |
把最後一欄乘上你的每小時人事成本。最後一列就是目標：15 分鐘做完一份報表。 第 3 列和第 4 列之間的差距，就是你拿回來接新客戶的產能。
時間到底花在哪
三個習慣把時間吃光：
- 蒐集數據。 一個一個帳號打開各平台的原生分析後台。
- 排版。 每個月用新數字重做一樣的投影片。
- 寄送。 寄出檔案，然後再問有沒有人看到。
這些都不是分析。客戶真正付錢買的只有摘要：發生了什麼、為什麼、你接下來要做什麼。
第二種成本：報表遲到
報表遲交或品質不穩，比成效不好更快磨掉信任。同一個月，A 客戶 3 號收到報表，B 客戶 19 號才收到，等到 19 號的那位心裡就會想：還有什麼也在拖？固定交件日，就是留客的工具。
先標準化，再自動化
把一團亂的流程自動化，只會得到一團快速的亂。先鎖定一份黃金標準報表，固定五項指標，每個客戶都拿這份：例如觸及、互動率、前三名貼文、粉絲變化、點擊數。再加一個固定的備註區，放人工摘要。
五項以外的都是加價項目。如果客戶每個月都要一項客製指標，你就又回到手工地獄，所以記得報價。
想知道這五項該放什麼，可以參考 Mydrop 的數據：Instagram 互動率中位數是 3.1%，中間一半的貼文落在 1.1% 到 6.7% 之間。用區間來解讀，比對一個單一目標數字誠實得多。
報表做一次，之後排程自動送
在 Mydrop，社群媒體報表是白標 PDF，附分享連結，還能排程寄送，每個月同一天報表自動送到客戶手上，不用任何人記得去按寄出。數據來自已經接好各帳號的成效分析，複製貼上這個步驟直接消失。
設定順序是：接好帳號、選定五項指標、放上你的 logo 和品牌色、設定每月寄送日。之後你每個月唯一要做的，就是寫那段摘要。
如果你手上有很多品牌，可以看這篇一步步自動產出帶品牌的客戶報表，或月度客戶分析報表的固定週期版本。
15 分鐘的報表長什麼樣
一份好的短報表只有四個部分，不多不少：五個固定數字，旁邊放上個月的數字；前三名貼文，各寫一行原因；一件沒做好的事；一件你下個月要做的事。如果最後兩行你沒辦法用白話寫出來，這份報表就還沒準備好，再好的範本也救不了。摘要控制在十句話以內，客戶才會整段看完。
把省下來的時間，全部押在一件事上
別讓省下來的時間憑空消失。把每月拿回來的前 10 個小時，花在你最大客戶的一通電話或一份策略建議上。這才是留客真正的樣子，也是 PDF 永遠取代不了的部分。也可以看看給 agency 的 Mydrop。
這週就做： 記錄接下來三份報表的真實工時，把結果填進上面的表格。如果每份超過 90 分鐘，就免費開始用 Mydrop，排好你的第一份自動報表。
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