Сколько часов агентства тратят на ручные отчёты для клиентов: считаем

Ручная отчётность это самая большая скрытая статья расходов в большинстве агентств. При 10 клиентах, 2 часах на отчёт и 12 отчётах в год вы тратите 240 часов, шесть полных рабочих недель, на задачу, которую клиенты едва читают. Это время не оплачивается, и его становится больше с каждым новым клиентом.

Коротко: сначала посчитайте свои часы на отчётность, потом сократите их с помощью одного фиксированного шаблона отчёта, отправки по расписанию и короткого резюме от человека. Цель отчёт на 15 минут на клиента, а не более красивый отчёт на 2 часа.

Посчитайте на своих табелях

2 часа это допущение. Замените его на то, что команда реально записывает: вытащить цифры с каждой платформы, вставить в слайды, написать комментарии, выгрузить, отправить письмо, дождаться ответа.

Клиентов	Часов на отчёт	Отчётов в год	Часов в год	Рабочих недель (40 ч)
5	2	12	120	3
10	2	12	240	6
20	2	12	480	12
20	0.25	12	60	1.5

Умножьте последний столбец на полную стоимость часа вашей команды. Последняя строка это цель: отчёт на 15 минут. Разница между третьей и четвёртой строкой это мощности, которые вы вернёте себе для новых клиентов.

Куда на самом деле уходят часы

Время съедают три привычки:

• Сбор данных. Открываете нативную аналитику каждой платформы, по одному профилю за раз.
• Вёрстка. Каждый месяц собираете одни и те же слайды с новыми цифрами.
• Отправка. Отправляете файл письмом, а потом спрашиваете, видел ли его кто-нибудь.

Ни одно из этого не аналитика. Клиент платит только за выводы: что произошло, почему и что вы сделаете дальше.

Вторая цена: отчёты, которые приходят с опозданием

Поздние и нерегулярные отчёты подрывают доверие быстрее, чем слабые результаты. Когда один клиент получает отчёт 3-го числа, а другой 19-го, тот, кто ждал, начинает гадать, что ещё упускают. Фиксированный день отправки это инструмент удержания.

Сначала стандартизируйте, потом автоматизируйте

Автоматизация хаотичного процесса даёт быстрый хаос. Сначала зафиксируйте эталонный отчёт из пяти метрик, который получает каждый клиент: например охват, вовлечённость, три лучших поста, изменение числа подписчиков и клики. Добавьте фиксированный блок для резюме от человека.

Всё сверх этих пяти это платная опция. Если клиент каждый месяц хочет свою метрику, вы снова возвращаетесь к ручной работе, так что назначайте за это цену.

Для ориентира по этим пяти метрикам: данные Mydrop показывают, что медианная вовлечённость в Instagram 3,1%, а середина постов лежит в диапазоне от 1,1% до 6,7%. Сравнивать с диапазоном честнее, чем с одной целевой цифрой.

Соберите отчёт один раз и отправляйте по расписанию

В Mydrop отчёты по соцсетям это white-label PDF со ссылками для отправки, а доставку можно запланировать, так что отчёт уходит клиенту в один и тот же день каждый месяц без чьих-либо напоминаний. Данные берутся из аналитики эффективности, уже подключённой к каждому профилю, и шаг с копированием вручную исчезает совсем.

Порядок настройки такой: подключите профили, выберите пять метрик, добавьте свой логотип и цвета, задайте дату ежемесячной отправки. Тогда ваша единственная задача на месяц это абзац с выводами.

Если у агентства много брендов, посмотрите, как автоматизировать брендированные отчёты для клиентов шаг за шагом, или ежемесячные аналитические отчёты для клиентов в версии с регулярным графиком.

Что входит в отчёт на 15 минут

У хорошего короткого отчёта четыре части, и не больше: пять фиксированных цифр с прошлым месяцем рядом, три лучших поста с одной строкой пояснения к каждому, одна вещь, которая не сработала, и одна вещь, которую вы сделаете в следующем месяце. Если не получается написать последние две строки простыми словами, отчёт не готов, и никакой шаблон это не исправит. Держите резюме в пределах десяти предложений, чтобы клиент прочитал его целиком.

Потратьте освободившиеся часы на что-то одно

Не дайте сэкономленным часам раствориться. Вложите первые освободившиеся 10 часов в месяц в звонок или заметку со стратегией для вашего главного клиента. Именно так выглядит удержание, и это то, что PDF не заменит никогда. Смотрите также Mydrop для агентств.

Сделайте на этой неделе: замерьте реальные часы на три следующих отчёта и впишите результат в таблицу выше. Если выходит больше 90 минут на отчёт, начните бесплатно с Mydrop и запланируйте первый автоматический отчёт.