Los informes manuales son el mayor coste oculto de casi cualquier agencia. Con 10 clientes, 2 horas por informe y 12 informes al año, inviertes 240 horas, seis semanas completas de trabajo, en una tarea que los clientes apenas leen. Ese tiempo no se factura, y crece cada vez que fichas a un cliente nuevo.
TLDR: Primero cuenta tus horas de informes y luego recórtalas con una plantilla fija, envío programado y un breve resumen humano. El objetivo es un informe de 15 minutos por cliente, no uno de 2 horas que quede más bonito.
Haz las cuentas con tu propio registro de horas
Las 2 horas son una suposición. Cámbialas por lo que registra de verdad tu equipo: sacar números de cada plataforma, pegarlos en diapositivas, escribir el comentario, exportar, enviar por email, perseguir una respuesta.
| Clientes | Horas por informe | Informes al año | Horas al año | Semanas de trabajo (40 h) |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 2 | 12 | 120 | 3 |
| 10 | 2 | 12 | 240 | 6 |
| 20 | 2 | 12 | 480 | 12 |
| 20 | 0.25 | 12 | 60 | 1.5 |
Multiplica la última columna por tu coste por hora real. La última fila es el objetivo: un informe de 15 minutos. La diferencia entre la fila 3 y la 4 es la capacidad que recuperas para clientes nuevos.
Dónde se van realmente las horas
Hay tres hábitos que se comen el tiempo:
- Recopilar datos. Abrir las analíticas nativas de cada plataforma, un perfil cada vez.
- Maquetar. Rehacer las mismas diapositivas cada mes con números nuevos.
- Enviar. Mandar el archivo por email y luego preguntar si alguien lo ha visto.
Nada de esto es análisis. La única parte por la que paga un cliente es el resumen: qué ha pasado, por qué y qué vas a hacer después.
El segundo coste: informes que llegan tarde
Un informe tarde o irregular daña la confianza más rápido que unos resultados flojos. Cuando un cliente recibe su informe el día 3 y otro el 19, el que esperó empieza a preguntarse qué más se está torciendo. Un día de entrega fijo es una herramienta de retención.
Estandariza antes de automatizar
Automatizar un proceso desordenado genera desorden rápido. Primero fija un informe de referencia de cinco métricas que reciba cada cliente: por ejemplo alcance, tasa de engagement, los tres mejores posts, cambio de seguidores y clics. Añade un apartado fijo para el resumen humano.
Todo lo que pase de esas cinco es un extra de pago. Si un cliente quiere una métrica personalizada cada mes, vuelves al trabajo manual, así que ponle precio.
Para poner en contexto qué incluir en esas cinco, los datos de Mydrop muestran que la tasa de engagement mediana en Instagram es del 3,1% y que la mitad central de los posts va del 1,1% al 6,7%. Informar sobre un rango es más honesto que informar sobre un único objetivo.
Monta el informe una vez y envíalo de forma programada
En Mydrop, los informes de redes sociales son PDF de marca blanca con enlaces para compartir, y el envío se puede programar, así el informe llega al cliente el mismo día cada mes sin que nadie tenga que acordarse de mandarlo. Los datos salen de las analíticas de rendimiento que ya tienes conectadas a cada perfil, lo que elimina del todo el copiar y pegar.
El orden de montaje es: conecta los perfiles, elige las cinco métricas, añade tu logo y tus colores, fija la fecha de envío mensual. A partir de ahí, tu única tarea del mes es el párrafo del resumen.
Si llevas muchas marcas, mira cómo automatizar informes de marca para clientes paso a paso, o los informes mensuales de analíticas para clientes para una versión de cadencia recurrente.
Qué lleva un informe de 15 minutos
Un buen informe corto tiene cuatro partes y ni una más: las cinco cifras fijas con el mes anterior al lado, los tres mejores posts con una línea de motivo cada uno, una cosa que no funcionó y una cosa que harás el mes que viene. Si no sabes escribir las dos últimas líneas en palabras sencillas, el informe no está listo, y ninguna plantilla arregla eso. Deja el resumen en diez frases para que el cliente lo lea entero.
Dedica las horas que recuperas a una sola cosa
No dejes que las horas liberadas se esfumen. Invierte las primeras 10 horas que recuperes al mes en una llamada o una nota de estrategia para tu mejor cliente. Así se construye la retención, y es justo la parte que un PDF nunca podrá sustituir. Mira también Mydrop para agencias.
Esta semana: registra las horas reales de tus próximos tres informes y pon el resultado en la tabla de arriba. Si la cifra pasa de 90 minutos por informe, empieza gratis con Mydrop y programa el primero automático.
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