Laporan manual adalah biaya tersembunyi terbesar di sebagian besar agensi. Dengan 10 klien, 2 jam per laporan, dan 12 laporan setahun, kamu menghabiskan 240 jam, enam minggu kerja penuh, untuk tugas yang hampir tidak dibaca klien. Waktu itu tidak bisa ditagih, dan terus bertambah setiap kali kamu dapat klien baru.
TLDR: Hitung dulu jam reporting-mu, lalu pangkas dengan satu template laporan tetap, pengiriman terjadwal, dan ringkasan singkat dari manusia. Targetnya laporan 15 menit per klien, bukan laporan 2 jam yang lebih cantik.
Hitung dengan timesheet-mu sendiri
Angka 2 jam itu cuma asumsi. Ganti dengan yang benar-benar dicatat timmu: menarik angka dari tiap platform, menempel ke slide, menulis komentar, ekspor, kirim email, mengejar balasan.
| Klien | Jam per laporan | Laporan per tahun | Jam per tahun | Minggu kerja (40 jam) |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 2 | 12 | 120 | 3 |
| 10 | 2 | 12 | 240 | 6 |
| 20 | 2 | 12 | 480 | 12 |
| 20 | 0.25 | 12 | 60 | 1.5 |
Kalikan kolom terakhir dengan biaya per jam timmu. Baris terakhir adalah targetnya: laporan 15 menit. Selisih antara baris 3 dan 4 adalah kapasitas yang kamu dapat kembali untuk klien baru.
Ke mana jam-jam itu sebenarnya pergi
Tiga kebiasaan yang memakan waktu:
- Mengumpulkan data. Membuka analytics bawaan tiap platform, satu profil demi satu profil.
- Tata letak. Menyusun ulang slide yang sama setiap bulan dengan angka baru.
- Pengiriman. Mengirim file lewat email, lalu menanyakan apakah ada yang melihatnya.
Tidak satu pun dari ini adalah analisis. Satu-satunya bagian yang dibayar klien adalah ringkasannya: apa yang terjadi, kenapa, dan apa yang akan kamu lakukan selanjutnya.
Biaya kedua: laporan yang telat datang
Laporan yang telat atau tidak konsisten merusak kepercayaan lebih cepat daripada hasil yang lemah. Kalau satu klien dapat laporan tanggal 3 dan klien lain tanggal 19, yang menunggu mulai bertanya-tanya apa lagi yang meleset. Tanggal pengiriman yang tetap adalah alat retensi.
Standarkan dulu, baru otomatiskan
Mengotomatiskan proses yang berantakan cuma menghasilkan kekacauan yang cepat. Pertama, kunci laporan standar emas berisi lima metrik yang didapat setiap klien: misalnya jangkauan, engagement rate, tiga postingan teratas, perubahan follower, dan klik. Tambah satu bagian catatan tetap untuk ringkasan dari manusia.
Apa pun di luar lima metrik itu adalah tambahan berbayar. Kalau klien minta metrik custom setiap bulan, kamu kembali ke kerja manual, jadi beri harga.
Untuk konteks soal apa yang masuk ke lima metrik itu, data Mydrop menunjukkan median engagement rate Instagram adalah 3,1% dan separuh tengah postingan berkisar dari 1,1% sampai 6,7%. Melaporkan berdasarkan rentang lebih jujur daripada melaporkan berdasarkan satu target.
Buat laporannya sekali, kirim sesuai jadwal
Di Mydrop, laporan media sosial berupa PDF white-label dengan share link, dan pengirimannya bisa dijadwalkan, jadi laporan sampai ke klien di tanggal yang sama setiap bulan tanpa ada yang perlu ingat mengirimnya. Datanya diambil dari performance analytics yang sudah terhubung ke tiap profil, sehingga langkah copy-paste hilang sepenuhnya.
Urutan setup-nya: hubungkan profil, pilih lima metrik, tambahkan logo dan warnamu, atur tanggal pengiriman bulanan. Setelah itu, tugas bulananmu tinggal satu paragraf ringkasan.
Untuk agensi yang menangani banyak brand, lihat cara mengotomatiskan laporan klien berlabel brand langkah demi langkah, atau laporan analytics klien bulanan untuk versi dengan jadwal berulang.
Isi laporan 15 menit
Laporan singkat yang bagus punya empat bagian dan tidak lebih: lima angka tetap dengan angka bulan lalu di sebelahnya, tiga postingan teratas dengan alasan satu baris masing-masing, satu hal yang tidak berhasil, dan satu hal yang akan kamu lakukan bulan depan. Kalau kamu tidak bisa menulis dua baris terakhir dengan kata-kata sederhana, laporannya belum siap, dan tidak ada template yang bisa memperbaikinya. Jaga ringkasan tetap sepuluh kalimat supaya klien membacanya sampai habis.
Pakai jam yang kembali untuk satu hal
Jangan biarkan jam yang terbebas hilang begitu saja. Taruh 10 jam pertama yang kamu dapat kembali setiap bulan untuk satu call atau catatan strategi bagi klien teratasmu. Itulah bentuk retensi, dan itulah bagian yang tidak akan pernah bisa digantikan PDF. Lihat juga Mydrop untuk agensi.
Lakukan minggu ini: catat jam sebenarnya untuk tiga laporan berikutnya dan masukkan hasilnya ke tabel di atas. Kalau angkanya lebih dari 90 menit per laporan, mulai gratis dengan Mydrop dan jadwalkan laporan otomatis pertamamu.
Ulasan Google
Ulasan Trustpilot
Product Hunt comment
