O relatório manual é o maior custo escondido da maioria das agências. Com 10 clientes, 2 horas por relatório e 12 relatórios por ano, você gasta 240 horas, seis semanas inteiras de trabalho, numa tarefa que o cliente mal lê. Esse tempo não é cobrado, e cresce toda vez que você fecha um cliente novo.
Resumo: primeiro conte suas horas de relatório, depois corte com um modelo fixo, entrega agendada e um resumo curto escrito por você. A meta é um relatório de 15 minutos por cliente, não um de 2 horas mais bonito.
Faça as contas com o seu próprio controle de horas
As 2 horas são um chute. Troque pelo que o seu time realmente registra: puxar números de cada plataforma, colar nos slides, escrever o comentário, exportar, enviar por e-mail, correr atrás de uma resposta.
| Clientes | Horas por relatório | Relatórios por ano | Horas por ano | Semanas de trabalho (40h) |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 2 | 12 | 120 | 3 |
| 10 | 2 | 12 | 240 | 6 |
| 20 | 2 | 12 | 480 | 12 |
| 20 | 0,25 | 12 | 60 | 1,5 |
Multiplique a última coluna pelo seu custo por hora cheio. A última linha é a meta: um relatório de 15 minutos. A diferença entre a linha 3 e a linha 4 é a capacidade que volta para você atender clientes novos.
Onde as horas realmente vão embora
Três hábitos comem o tempo:
- Coleta de dados. Abrir o analytics nativo de cada plataforma, um perfil de cada vez.
- Layout. Montar os mesmos slides todo mês com números novos.
- Entrega. Enviar o arquivo por e-mail e depois perguntar se alguém viu.
Nada disso é análise. A única parte que o cliente paga é o resumo: o que aconteceu, por quê e o que você vai fazer agora.
O segundo custo: relatórios que chegam atrasados
Relatório atrasado ou irregular destrói a confiança mais rápido do que resultado fraco. Quando um cliente recebe no dia 3 e outro no dia 19, quem esperou começa a se perguntar o que mais está escorregando. Um dia fixo de entrega é ferramenta de retenção.
Padronize antes de automatizar
Automatizar um processo bagunçado gera bagunça rápida. Primeiro, trave um relatório padrão ouro de cinco métricas que todo cliente recebe: por exemplo alcance, taxa de engajamento, três posts de destaque, variação de seguidores e cliques. Adicione uma seção fixa de notas para o resumo humano.
Qualquer coisa além dessas cinco é extra pago. Se o cliente quer uma métrica personalizada todo mês, você volta para o trabalho manual, então cobre por isso.
Para ter contexto do que colocar nas cinco, os dados do Mydrop mostram que a taxa de engajamento mediana no Instagram é 3,1% e a metade central dos posts vai de 1,1% a 6,7%. Reportar contra uma faixa é mais honesto do que reportar contra uma meta única.
Monte o relatório uma vez, envie no agendamento
No Mydrop, os relatórios de redes sociais são PDFs white-label com links de compartilhamento, e a entrega pode ser agendada, então o relatório vai para o cliente no mesmo dia de cada mês sem ninguém precisar lembrar de enviar. Os dados vêm do analytics de desempenho já conectado a cada perfil, o que elimina de vez a etapa de copiar e colar.
A ordem de configuração é: conectar os perfis, escolher as cinco métricas, adicionar seu logo e suas cores, definir a data mensal de entrega. Depois disso, sua única tarefa mensal é o parágrafo de resumo.
Para agências que cuidam de muitas marcas, veja como automatizar relatórios de clientes com a sua marca passo a passo, ou relatórios mensais de analytics para clientes para uma versão de cadência recorrente.
O que cabe em um relatório de 15 minutos
Um bom relatório curto tem quatro partes e nada mais: os cinco números fixos com o mês passado ao lado, os três posts de destaque com um motivo de uma linha cada, uma coisa que não funcionou e uma coisa que você vai fazer no mês que vem. Se você não consegue escrever as duas últimas linhas em palavras simples, o relatório não está pronto, e nenhum modelo resolve isso. Mantenha o resumo em dez frases para o cliente ler tudo.
Gaste as horas que voltam em uma coisa só
Não deixe as horas livres sumirem. Coloque as primeiras 10 horas recuperadas por mês numa call ou numa nota de estratégia para o seu principal cliente. É assim que a retenção acontece, e é a parte que nenhum PDF substitui. Veja também Mydrop para agências.
Faça esta semana: registre as horas reais dos seus próximos três relatórios e coloque o resultado na tabela acima. Se o número passar de 90 minutos por relatório, comece de graça com o Mydrop e agende o seu primeiro relatório automatizado.
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