Manuel raporlama, çoğu ajansın en büyük gizli maliyeti. 10 müşteri, rapor başına 2 saat ve yılda 12 raporla 240 saat, yani tam altı çalışma haftası harcıyorsun. Hem de müşterilerin neredeyse hiç okumadığı bir iş için. Bu zaman faturalanmıyor ve her yeni müşteriyle birlikte büyüyor.
Kısaca: Önce raporlamaya kaç saat gittiğini hesapla. Sonra bu süreyi tek bir sabit rapor şablonu, planlı gönderim ve kısa bir insan özetiyle kes. Hedef, müşteri başına 15 dakikalık bir rapor. Daha güzel görünen 2 saatlik bir rapor değil.
Kendi zaman çizelgenle hesabı yap
2 saat bir varsayım. Bunun yerine ekibinin gerçekte ne kaydettiğine bak: her platformdan sayıları çekmek, slaytlara yapıştırmak, yorum yazmak, dışa aktarmak, e-postayla göndermek, cevap beklemek.
| Müşteri | Rapor başına saat | Yılda rapor | Yılda saat | Çalışma haftası (40s) |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 2 | 12 | 120 | 3 |
| 10 | 2 | 12 | 240 | 6 |
| 20 | 2 | 12 | 480 | 12 |
| 20 | 0.25 | 12 | 60 | 1.5 |
Son sütunu saatlik toplam maliyetinle çarp. Son satır hedef: 15 dakikalık bir rapor. 3. ve 4. satır arasındaki fark, yeni müşteriler için geri kazandığın kapasite.
Saatler gerçekte nereye gidiyor
Süreyi üç alışkanlık yiyip bitiriyor:
- Veri toplama. Her platformun kendi analizini tek tek, profil tek tek açmak.
- Düzen. Aynı slaytları her ay yeni sayılarla baştan kurmak.
- Teslimat. Dosyayı e-postayla göndermek, sonra "gördün mü?" diye sormak.
Bunların hiçbiri analiz değil. Müşterinin parasını ödediği tek kısım özet: ne oldu, neden oldu ve sırada ne yapacaksın.
İkinci maliyet: geç gelen raporlar
Geç ya da tutarsız raporlar, güveni zayıf sonuçlardan daha hızlı sarsar. Bir müşteri raporunu ayın 3'ünde, diğeri 19'unda alıyorsa, bekleyen müşteri "başka ne aksıyor?" diye düşünmeye başlar. Sabit bir teslimat günü, tam bir müşteriyi elde tutma aracı.
Otomatikleştirmeden önce standartlaştır
Dağınık bir süreci otomatikleştirirsen hızlı bir dağınıklık elde edersin. Önce her müşterinin aldığı beş metrikli altın standart raporu sabitle: örneğin erişim, etkileşim oranı, en iyi üç gönderi, takipçi değişimi ve tıklamalar. İnsan özeti için sabit bir not alanı ekle.
Bu beşin dışındaki her şey ücretli ekstra. Bir müşteri her ay özel bir metrik istiyorsa yine manuel işe dönüyorsun, o yüzden bunun fiyatını koy.
Beş metriğe ne koyacağın konusunda fikir olsun: Mydrop'un verilerine göre Instagram'da medyan etkileşim oranı %3,1 ve gönderilerin ortadaki yarısı %1,1 ile %6,7 arasında. Tek bir hedefe göre raporlamak yerine bir aralığa göre raporlamak çok daha dürüst.
Raporu bir kez kur, plana bağla, gönder
Mydrop'ta sosyal medya raporları paylaşım linkleri olan white-label PDF'ler ve gönderim planlanabiliyor. Böylece rapor, kimse hatırlamadan her ay aynı gün müşteriye gidiyor. Veriler, her profile zaten bağlı olan performans analizinden geliyor, yani kopyala-yapıştır adımı tamamen ortadan kalkıyor.
Kurulum sırası şöyle: profilleri bağla, beş metriği seç, logonu ve renklerini ekle, aylık teslimat tarihini belirle. Sonrasında tek aylık işin özet paragrafı.
Çok sayıda marka yöneten ajanslar için markalı müşteri raporlarını otomatikleştirmenin adım adım yoluna ya da tekrarlayan bir tempoda aylık müşteri analiz raporlarına göz at.
15 dakikalık bir raporda ne olur
İyi ve kısa bir raporun dört bölümü vardır, fazlası değil: yanında geçen ayın değeriyle beş sabit sayı, her biri tek satır gerekçeli en iyi üç gönderi, işe yaramayan bir şey ve gelecek ay yapacağın bir şey. Son iki satırı sade bir dille yazamıyorsan rapor hazır değil demektir ve hiçbir şablon bunu düzeltmez. Özeti on cümlede tut, müşteri hepsini okusun.
Geri kazandığın saatleri tek bir şeye harca
Kazanılan saatler buharlaşıp gitmesin. Ayda geri kazandığın ilk 10 saati en büyük müşterin için bir görüşmeye ya da strateji notuna ayır. Müşteriyi elde tutmak tam olarak buna benziyor ve bir PDF'in asla yerini tutamayacağı kısım da bu. Ayrıca ajanslar için Mydrop sayfasına da göz at.
Bu hafta şunu yap: sıradaki üç raporun için gerçek saatleri kaydet ve sonucu yukarıdaki tabloya yaz. Rapor başına süre 90 dakikanın üstündeyse Mydrop'u ücretsiz başlat ve ilk otomatik raporunu planla.
Google incelemesi
Trustpilot incelemesi
Product Hunt comment
