40 Müşteri Hesabında Tek Bir Rapor Şablonu Kullan

25 veya 40 müşteriye rapor hazırlıyorsan en iyi yol, raporun yaklaşık %80'ini herkes için sabitlemek ve iki yeri açık bırakmak: müşterinin kendi hedefine uyan bir metrik bloğu ve bir yazılı not. Herkes aynı yapıyı, aynı tarih aralığını ve aynı sıralamayı alır. Kimse kopyala-yapıştır bir hikaye almaz.

Özet: Metrikleri, sıralamayı, tarih aralığını ve markalamayı tek bir şablonda sabitle. Her müşteri için bir esnek blok ve bir nota izin ver. Her ay sıfırdan tablo kurmak yerine şablondan sabit bir tarihte gönder.

40 özel rapor neden 12. müşteride çöker

Her müşteriye özel rapor iyi bir hizmet gibi görünür. Ama hızla ölçeklenemez hale gelir. Her birinin kendi metrikleri, kendi sıralaması ve kendi dışa aktarma adımları vardır. Bir ekip arkadaşın izne çıktığında, kimse onu hazırlayamaz.

Standartlaştırma aynı anda üç şeyi düzeltir:

• Ekipteki herkes her raporu hazırlayabilir. Adımlar birebir aynıdır.
• Müşterileri karşılaştırabilirsin. Aynı metrik her raporda aynı anlama gelir.
• Müşteriler nereye bakacağını bilir. İki ay sonra ilk sayfayı açar ve erişimin nerede olduğunu görür.

Bunun bedeli, bazı müşterilerin farklı bir şey istemesidir. Aşağıdaki esnek blok tam da bunu çözer.

80/20 dengesi: ne sabit, ne açık

Bu tabloyu bir kez yaz ve tüm ekibin görebileceği bir yere koy.

Raporun bölümü	Sabit mi, açık mı	Kural
Tarih aralığı	Sabit	Her zaman bir önceki takvim ayı
Markalama	Sabit	Müşterinin profilinden logosu ve renkleri
Temel metrikler (5 ile 7)	Sabit	Her müşteri için aynı liste, aynı sıralama
En iyi gönderiler	Sabit	Etkileşime göre ilk 3, aynı düzen
Hedef bloğu	Açık	Bu müşterinin hedefine bağlı tek metrik (lead'ler, aramalar, kaydetmeler)
Not	Açık	Her müşteri için yazılan 2 ile 3 cümle

İyi bir temel liste: erişim, gösterim, etkileşim oranı, takipçi değişimi, en iyi üç gönderi ve yayınlanan gönderiler. Platforma özel tek bir metriği yalnızca hedef bloğuna ekle; örneğin yerel bir dükkan için Google Business Profile aramaları ya da bir perakende markası için Pinterest kaydetmeleri.

Not kuralını yaz ki notlar kısa ve işe yarar kalsın

Not, bir insanın yazması gereken tek bölüm, o yüzden bir kurala ihtiyacı var. Bu üç satırlık kalıbı kullan:

1. Ne değişti: "12'sindeki carousel'den sonra erişim %18 arttı."
2. Neden böyle düşünüyoruz: "Bu hesapta carousel'ler tüm çeyrek boyunca tek görsellerden daha iyi performans gösterdi."
3. Sırada ne yapıyoruz: "Önümüzdeki ay iki carousel daha yayınlayacağız."

Bundan uzun olan her şey göz gezdirilip geçilir. Bundan daha belirsiz olan her şey, mesela "genel olarak harika bir aydı", müşteriye nota önem vermemeyi öğretir.

Bir kez kur, her müşteriye uygulayan bir araçta

Bir şablon ancak kendini uygularsa işe yarar. Biri geçen ayın dosyasını kopyalamak zorunda kalırsa, o %80 üçüncü ayda kayar.

Mydrop'un sosyal medya raporları ile white-label bir rapor şablonunu bir kez oluştur, uygulanacağı müşterileri seç ve takvime bağlı olarak PDF ya da paylaşım linki olarak gönder. Veriler her müşterinin bağlı profillerinden gelir, yani ekran görüntüsü yapıştırmazsın. Müşteri kendi logosunu görür, sen de her hesap için aynı düzeni görürsün.

Telefonundan açabilecekleri, giriş gerektirmeyen bir link de istersen, müşteri portalı aynı şekilde çalışır, üstelik hesap oluşturmalarına gerek kalmaz.

Bir haftada 25 veya 40 hesabına yay

Herkesi birden geçirme. Aşamalı bir geçiş, sorunları kırk hesapta değil beş hesapta yakalar.

• 1. gün: Sabit listeyi ve not kuralını yaz. Bir ekip arkadaşına sorgulamasını söyle.
• 2. gün: Şablonu oluştur ve iyi bildiğin bir hesapta test et.
• 3. gün: Farklı hedefleri olan beş hesaba uygula. Hangi hedef bloklarının uymadığını not al.
• 4. gün: Şablonu düzelt, sonra geri kalanına uygula.
• 5. gün: Teslim tarihini belirle. Her ayın 3'ü gibi tek bir gün seç ve ona bağlı kal.

Müşterilere bir kez, raporların artık her ayın 3'ünde aynı formatta geleceğini söyle. Çoğu ajans hiçbir yanıt almaz, asıl mesele de bu.

Şablonu ilk tam döngüden sonra kontrol et

İlk aydan sonra üç soru sor: herhangi bir rapor 15 dakikadan uzun sürdü mü, herhangi bir müşteri temel listede olmayan bir metrik istedi mi ve herhangi bir not üç cümleyi geçti mi?

İki müşteri aynı metriği istiyorsa, onu çekirdeğe ekle. Hiçbiri istemiyorsa, şablona dokunma. Markalı müşteri raporlarını otomatikleştirme rehberimiz teslim tarafını daha ayrıntılı ele alıyor.

Sıradaki adımın: sabit metrik listesini bugün yaz, en fazla yedi madde, ve önce en aktif beş müşterin için şablon olarak oluştur.