判断が必要な仕事は採用。毎回同じ仕事は自動化。**その見分け方を教えてくれるのが3つのテストです。「チェックリストテスト」「判断テスト」「時間テスト」の3つ。**チーム全体ではなく、1つのタスクずつ試してみてください。午後が終わるころには、答えが出ています。
TLDR: 繰り返し発生するタスクをチェックリストに書き出します。判断なしで最後まで進められるなら自動化。センスや人との関係性が必要なら採用です。どちらに予算を使うにしても、まずはそのタスクが週3時間以上かかっているかを確認しましょう。
テスト1：そのタスクは1枚の紙に書き出せますか？
繰り返し発生するタスクを1つ選びます。たとえば「来週の投稿をスケジュールする」「新しいコメントにタグを付けて振り分ける」など。新しい人がその通りに進められるよう、手順を番号付きのリストに書き出してみましょう。
書き終えたらリストを読み返し、担当者が何かを選ぶステップに印を付けます。「シートからキャプションをコピーしてスケジューラーに貼る」のようなステップに選択肢はありません。「この怒りのコメントに返信すべきか判断する」には選択肢があります。
- 印がゼロ： そのタスクは機械の仕事です。自動化しましょう。
- 印が1〜2個： それ以外は自動化し、判断だけ人に残します。
- ほとんどのステップに印： 書き出せないものは自動化できません。それは採用か教育の問題です。
テスト2：失敗したら何が起きますか？
ミスにどれくらいのコストがかかるかを考えます。9時30分の予定を9時に投稿してしまっても、コストはゼロ。でも顧客のクレームを読み違えた返信は、クライアントを失いかねません。
| ミスが… | 例 | 向いている方法 |
|---|---|---|
| 安く済み、取り消しやすい | 投稿枠の間違い、タグの付け忘れ | 自動化＋週1回の見直し |
| 安いが目に見える | ブランドらしくないキャプションの下書き | 自動化＋承認ステップ |
| 高コスト、または公開される | クレームへの返信、炎上時の投稿 | 必ず人が対応 |
だからこそ、最強の仕組みは両方を組み合わせます。下書きづくりと振り分けは自動で回し、リスクを伴うものは人が承認する。クライアントワークなら、クライアント承認フローを使えば、人員を増やさずにチェックポイントを設けられます。
テスト3：そのタスクは時間的に見合っていますか？
2週間、正直に週あたりの時間を数えてみましょう。記憶で見積もってはいけません。私たちの経験では、人は細かい繰り返し作業を半分ほど少なく見積もりがちです。
- 週1時間未満： 手作業でやりましょう。設定コストは永遠に回収できません。
- 週1〜3時間： チェックリストテストに合格したなら自動化を。お手軽な勝利です。
- 週3時間以上： ここがツールか人かの分かれ目です。テスト1と2を使って判断しましょう。
- 複数タスクで合計週15時間以上： おそらく両方が必要です。繰り返せる半分を自動化し、残りは採用でカバーしましょう。
もう1つ数字を足します。今その作業をしている人の時給です。創業者がスケジュール投稿に週4時間使っているなら、それは持てる中で最も高価なスケジューラーです。
3つの結果を並べて読む
タスクごとに、3つの答えを横に並べてみましょう。
| チェックリストテスト | ミスのコスト | 週あたりの時間 | 判断 |
|---|---|---|---|
| 合格 | 低い | 3時間以上 | 今すぐ自動化 |
| 合格 | 高い | 3時間以上 | 人の承認付きで自動化 |
| 不合格 | 問わず | 3時間以上 | 採用または教育 |
| 問わず | 問わず | 1時間未満 | そのままにする |
私たちの経験では、繰り返し発生するタスクのほとんどは「自動化」の行に収まります。そして「採用」の行に残る1〜2個は、実はもう人の仕事だと分かっていたもの。テストはそれを証明してくれるだけなので、出費の根拠として堂々と使えます。
3つすべてに合格したタスクから始める
スケジュール投稿、カレンダーの管理、キャプションの一次作成は、たいてい自動化の勝ち組です。Mydropのコンテンツカレンダーと一括作成なら、複数ブランドにまたがる繰り返し部分をまとめて処理できます。AIキャプションがあれば、空白の入力欄ではなく下書きからスタートできます。そうして浮いた時間を、テストが示した「判断」に使えるのです。
テストが採用を指し示したなら、まずは一番小さな担当範囲から任せましょう。アシスタント採用時に最初に任せるべきSNSタスクのガイドで、うまくいく順番を紹介しています。
次のステップ： 今週いちばん時間を食っているタスクを1つ選び、このタブを閉じる前にそのチェックリストを書き出して、選択が必要なステップに印を付けてください。app.mydropai.comで無料のワークスペースを始められます。月曜には、そのタスクをそこへ移しましょう。
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