Contrata cuando el trabajo necesite criterio. Automatiza cuando el trabajo sea siempre igual. Tres pruebas te dicen cuál de los dos tienes delante: la prueba de la lista, la del criterio y la de las horas. Hazlas sobre una tarea a la vez, no sobre todo tu equipo, y tendrás la respuesta antes de que acabe la tarde.
TLDR: Escribe cada tarea recurrente como una lista de pasos. Si puedes completar la lista sin tomar ninguna decisión, automatízala. Si necesita gusto o una relación, contrata para ella. No gastes en ninguna de las dos cosas hasta que la tarea te cueste 3 horas o más a la semana.
Prueba 1: ¿puedes escribir la tarea en una sola página?
Elige una tarea recurrente, como "programar los posts de la semana que viene" o "etiquetar y derivar los comentarios nuevos". Escribe los pasos en una lista numerada, en el orden que seguiría alguien que acaba de llegar.
Ahora lee la lista y marca cada paso en el que la persona tenga que elegir algo. Un paso como "copiar el pie de foto de la hoja al planificador" no tiene ninguna elección. Un paso como "decidir si este comentario enfadado recibe respuesta" sí la tiene.
- Ningún paso marcado: la tarea es cosa de una máquina. Automatízala.
- Uno o dos pasos marcados: automatiza el resto y deja a una persona en la decisión.
- Casi todos los pasos marcados: no puedes automatizar lo que no puedes escribir. Eso es un problema de contratación o de formación.
Prueba 2: ¿qué pasa cuando algo sale mal?
Pregúntate cuánto cuesta un error. Un post programado a las 9:00 en vez de a las 9:30 no cuesta nada. Una respuesta que malinterpreta la queja de un cliente puede costarte un cliente.
| Si un error es... | Ejemplo | Encaja mejor |
|---|---|---|
| Barato y fácil de deshacer | Franja de publicación equivocada, etiqueta que falta | Automatización, con revisión semanal |
| Barato pero visible | Borrador de pie de foto fuera de tono | Automatización con un paso de aprobación |
| Caro o público | Respuesta a una queja, post en plena crisis | Una persona, siempre |
Por eso las mejores configuraciones combinan las dos cosas. Los borradores y la derivación van solos, y una persona aprueba todo lo que lleva riesgo. Si trabajas con clientes, un flujo de aprobación para clientes te da ese punto de control sin sumar gente al equipo.
Prueba 3: ¿la tarea se lleva suficientes horas como para importar?
Cuenta las horas semanales con sinceridad durante dos semanas. No lo calcules de memoria, porque la gente subestima las tareas pequeñas y recurrentes casi a la mitad, según nuestra experiencia.
- Menos de 1 hora a la semana: hazlo a mano. La configuración nunca se amortiza.
- De 1 a 3 horas a la semana: automatízala si ha pasado la prueba de la lista. Es una victoria barata.
- 3 horas o más a la semana: aquí decides entre una herramienta y una persona, con las pruebas 1 y 2.
- Más de 15 horas a la semana entre varias tareas: seguramente necesitas las dos cosas. Automatiza la mitad repetible y contrata para el resto.
Añade un número más: el coste por hora de la persona que lo hace hoy. Si un fundador dedica 4 horas a la semana a programar, ese es el planificador más caro que podrías tener.
Lee tus tres resultados juntos
Pon las tres respuestas una al lado de otra para cada tarea.
| Prueba de la lista | Coste del error | Horas por semana | Decisión |
|---|---|---|---|
| Pasa | Bajo | 3+ | Automatizar ya |
| Pasa | Alto | 3+ | Automatizar con aprobación humana |
| No pasa | Cualquiera | 3+ | Contratar o formar |
| Cualquiera | Cualquiera | Menos de 1 | Déjalo como está |
Según nuestra experiencia, la mayoría de las tareas recurrentes caen en las filas de automatizar, y las una o dos que caen en "contratar" son las que ya sabías que eran trabajo de personas. La prueba solo lo demuestra, para que puedas justificar el gasto.
Empieza por la tarea que pasa las tres
Programar, mantener el calendario y los primeros borradores de pies de foto suelen ser los ganadores habituales. El calendario de contenidos de Mydrop y la creación masiva se encargan de la parte repetible en varias marcas, y los pies de foto con IA te dan un primer borrador en vez de una caja vacía. Así tu gente dedica sus horas a las decisiones que han marcado las pruebas.
Si las pruebas apuntan a contratar, dale primero la porción más pequeña. Nuestra guía sobre qué tareas delegar primero en un asistente muestra el orden que funciona.
Tu siguiente paso: elige la tarea que más horas te come esta semana, escribe su lista de pasos antes de cerrar esta pestaña y marca las elecciones. Puedes abrir un espacio de trabajo gratis en app.mydropai.com y mover esa tarea ahí el lunes.
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