תגייס כשהעבודה דורשת שיקול דעת. תהפוך לאוטומטי כשהעבודה זהה בכל פעם. שלושה מבחנים יגידו לך מה יש לך כאן: מבחן הצ'קליסט, מבחן שיקול הדעת ומבחן השעות. תעשה אותם על משימה אחת בכל פעם, לא על כל הצוות, ותקבל תשובה עד סוף היום.
בקצרה: כתוב כל משימה חוזרת כצ'קליסט. אם אתה מסיים את הצ'קליסט בלי לקבל החלטה, תהפוך אותה לאוטומטית. אם היא דורשת טעם או קשר אישי, תגייס בשבילה. תוציא כסף על אחד מהשניים רק אחרי שהמשימה עולה 3 שעות או יותר בשבוע.
מבחן 1: אתה מצליח לכתוב את המשימה על דף אחד?
בחר משימה חוזרת אחת, כמו "לתזמן את הפוסטים של השבוע הבא" או "לתייג ולהעביר תגובות חדשות". כתוב את השלבים כרשימה ממוספרת, לפי הסדר שאדם חדש היה עוקב אחריו.
עכשיו קרא את הרשימה וסמן כל שלב שבו האדם צריך לבחור משהו. שלב כמו "להעתיק את הכיתוב מהגיליון לתזמון" אין בו בחירה. שלב כמו "להחליט אם התגובה הכועסת הזו מקבלת מענה" יש בו בחירה.
- אין שלבים מסומנים: המשימה היא עבודה של מכונה. תהפוך אותה לאוטומטית.
- שלב או שניים מסומנים: תהפוך את השאר לאוטומטי ותשאיר אדם על ההחלטה.
- רוב השלבים מסומנים: אי אפשר להפוך לאוטומטי מה שאי אפשר לכתוב. זו בעיה של גיוס או של הדרכה.
מבחן 2: מה קורה כשמשהו משתבש?
שאל מה עולה טעות. פוסט שתוזמן ל-9:00 במקום ל-9:30 לא עולה כלום. תגובה שמפרשת לא נכון תלונה של לקוח יכולה לעלות בלקוח.
| אם טעות היא... | דוגמה | מה מתאים יותר |
|---|---|---|
| זולה וקלה לתיקון | סלוט פרסום שגוי, תג חסר | אוטומציה, עם בדיקה שבועית |
| זולה אבל גלויה | טיוטת כיתוב שלא תואמת את המותג | אוטומציה בתוספת שלב אישור |
| יקרה או פומבית | תגובה לתלונה, פוסט במשבר | אדם, בכל פעם |
זו הסיבה שההגדרות הכי טובות משלבות את שניהם. טיוטות והעברות רצות אוטומטית, ואדם מאשר כל דבר שנושא סיכון. אם אתה עובד עם לקוחות, תהליך אישור לקוח נותן לך את נקודת הבדיקה הזו בלי להוסיף ראשים לצוות.
מבחן 3: המשימה עולה מספיק שעות כדי שזה ישנה?
תספור את השעות השבועיות בכנות במשך שבועיים. אל תעריך מהזיכרון, כי אנשים מפחיתים בכמחצית את המשימות הקטנות והחוזרות, לפי הניסיון שלנו.
- מתחת לשעה בשבוע: תעשה את זה ביד. ההגדרה לעולם לא תחזיר את עצמה.
- 1 עד 3 שעות בשבוע: תהפוך לאוטומטי אם מבחן הצ'קליסט עבר. זה רווח זול.
- 3 שעות או יותר בשבוע: כאן אתה מחליט בין כלי לאדם, בעזרת מבחנים 1 ו-2.
- מעל 15 שעות בשבוע על כמה משימות: כנראה שאתה צריך את שניהם. תהפוך את החצי החזרתי לאוטומטי, ואז תגייס בשביל השאר.
תוסיף עוד מספר אחד: העלות השעתית של האדם שעושה את זה היום. אם מייסד משקיע 4 שעות בשבוע בתזמון, זה המתזמן היקר ביותר שיכול להיות לך.
תקרא את שלוש התוצאות יחד
שים את שלוש התשובות זו לצד זו לכל משימה.
| מבחן הצ'קליסט | עלות טעות | שעות בשבוע | החלטה |
|---|---|---|---|
| עובר | נמוכה | 3+ | תהפוך לאוטומטי עכשיו |
| עובר | גבוהה | 3+ | תהפוך לאוטומטי עם אישור אנושי |
| נכשל | כל שהיא | 3+ | תגייס או תדריך |
| כל שהיא | כל שהיא | מתחת ל-1 | תשאיר כמו שזה |
לפי הניסיון שלנו רוב המשימות החוזרות נופלות בשורות האוטומציה, והאחת או השתיים שנופלות ב"לגייס" הן אלה שכבר ידעת שהן עבודה של אנשים. המבחן רק מוכיח את זה, כדי שתוכל להצדיק את ההוצאה.
תתחיל מהמשימה שעוברת את כל השלושה
תזמון, תחזוקת לוח שנה וטיוטות כיתוב ראשונות הם המנצחים הרגילים. לוח התוכן של Mydrop ויצירה בכמות מטפלים בחלק החזרתי על פני כמה מותגים, וכיתובי ה-AI נותנים לך טיוטה ראשונה במקום תיבה ריקה. האנשים שלך ישקיעו את השעות שלהם בהחלטות שהמבחנים סימנו.
אם המבחנים מצביעים על גיוס, תן לעובד החדש את הפיסה הקטנה ביותר קודם. המדריך שלנו על אילו משימות להעביר קודם לעוזר מראה את הסדר שעובד.
הצעד הבא שלך: בחר את המשימה שגוזלת הכי הרבה שעות השבוע, כתוב את הצ'קליסט שלה לפני שאתה סוגר את הלשונית הזו, וסמן את הבחירות. אתה יכול לפתוח סביבת עבודה בחינם ב-app.mydropai.com ולהעביר את המשימה הזו לשם ביום שני.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
