Contrate quando a tarefa exige julgamento. Automatize quando a tarefa é sempre igual. Três testes mostram em qual caso você está: o teste do checklist, o teste do julgamento e o teste das horas. Faça um de cada vez, em uma tarefa só, não no time inteiro, e você terá a resposta antes do fim da tarde.
TLDR: Escreva cada tarefa recorrente como um checklist. Se você consegue terminar o checklist sem tomar nenhuma decisão, automatize. Se precisa de bom gosto ou de relação com pessoas, contrate. Só gaste qualquer um dos dois orçamentos quando a tarefa custar 3 horas ou mais por semana.
Teste 1: você consegue escrever a tarefa em uma página?
Escolha uma tarefa recorrente, como "agendar os posts da próxima semana" ou "marcar e encaminhar os comentários novos". Escreva os passos como uma lista numerada, na ordem que uma pessoa nova seguiria.
Agora leia a lista e marque cada passo em que a pessoa precisa escolher algo. Um passo como "copiar a legenda da planilha para o agendador" não tem escolha. Um passo como "decidir se este comentário irritado recebe resposta" tem.
- Nenhum passo marcado: a tarefa é trabalho de máquina. Automatize.
- Um ou dois passos marcados: automatize o resto e deixe uma pessoa na decisão.
- A maioria dos passos marcada: você não consegue automatizar o que não consegue escrever. Isso é um problema de contratação ou de treinamento.
Teste 2: o que acontece quando algo dá errado?
Pergunte quanto custa um erro. Um post agendado para as 9h em vez das 9h30 não custa nada. Uma resposta que entende errado a reclamação de um cliente pode custar a conta.
| Se um erro é... | Exemplo | Melhor opção |
|---|---|---|
| Barato e fácil de desfazer | Horário de post errado, tag faltando | Automação, revisada toda semana |
| Barato, mas visível | Rascunho de legenda fora do tom da marca | Automação com uma etapa de aprovação |
| Caro ou público | Resposta a reclamação, post em crise | Uma pessoa, sempre |
É por isso que as melhores configurações combinam os dois. Rascunhos e encaminhamentos rodam sozinhos, e uma pessoa aprova tudo o que envolve risco. Se você trabalha com clientes, um fluxo de aprovação do cliente te dá esse ponto de checagem sem aumentar o time.
Teste 3: a tarefa consome horas suficientes para importar?
Conte as horas semanais com honestidade por duas semanas. Não estime de memória, porque as pessoas costumam subestimar tarefas pequenas e recorrentes pela metade, na nossa experiência.
- Menos de 1 hora por semana: faça na mão. A configuração nunca vai se pagar.
- De 1 a 3 horas por semana: automatize se passou no teste do checklist. É um ganho barato.
- 3 horas ou mais por semana: aqui você decide entre uma ferramenta e uma pessoa, usando os testes 1 e 2.
- Mais de 15 horas por semana somando várias tarefas: provavelmente você precisa dos dois. Automatize a metade repetitiva e contrate para o resto.
Some mais um número: o custo por hora da pessoa que faz isso hoje. Se um fundador gasta 4 horas por semana agendando posts, esse é o agendador mais caro que você poderia ter.
Leia os três resultados juntos
Coloque as três respostas lado a lado para cada tarefa.
| Teste do checklist | Custo do erro | Horas por semana | Decisão |
|---|---|---|---|
| Passa | Baixo | 3+ | Automatize agora |
| Passa | Alto | 3+ | Automatize com aprovação humana |
| Falha | Qualquer | 3+ | Contrate ou treine |
| Qualquer | Qualquer | Menos de 1 | Deixe como está |
Na nossa experiência, a maioria das tarefas recorrentes cai nas linhas de automatizar, e as uma ou duas que caem em "contratar" são aquelas que você já sabia que eram trabalho de gente. O teste só comprova, para você justificar o gasto.
Comece pela tarefa que passa nos três
Agendamento, manutenção do calendário e primeiras versões de legendas costumam ser os grandes vencedores. O calendário de conteúdo do Mydrop e a criação em massa cuidam da parte repetitiva em várias marcas, e as legendas com IA te dão um primeiro rascunho em vez de uma caixa vazia. Aí seu time usa as horas nas decisões que os testes apontaram.
Se os testes indicam uma contratação, entregue a menor parte primeiro. Nosso guia sobre quais tarefas delegar primeiro para um assistente mostra a ordem que funciona.
Seu próximo passo: escolha a tarefa que mais consome horas esta semana, escreva o checklist dela antes de fechar esta aba e marque as escolhas. Você pode criar um espaço de trabalho grátis em app.mydropai.com e colocar essa tarefa lá na segunda-feira.
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