品牌素材散落在五個地方，交接一定出問題：一封舊 email、某人的桌面、共享雲端硬碟、設計工具，還有聊天紀錄。新來的人分不清哪個 logo 才是最新的，只好到處問人或自己猜。解法是每個品牌一個素材庫，結構固定，這樣任何人都能在一小時內接手。
TLDR： 每個品牌都給一個素材庫，裡面固定放同樣八個項目。想知道有沒有做對，就找一位完全沒碰過這個品牌的同事，請他在五分鐘內找出目前的 logo、字型和已核准的圖片。
五分鐘測試
在動手整理之前，先做個測試。挑一個品牌，再找一位從沒經手過它的同事，請他找出：
- 目前的 logo，包含淺色和深色版本。
- 品牌色和字型。
- 三張今天就能用的已核准圖片。
- 最近五則已發布的貼文文案。
- 貼文由誰審核放行。
計時。如果超過五分鐘，或者他跑來問你，代表你的交接已經出問題了，而代價就藏在你每次回答的問題裡。
每個品牌素材庫都需要的八個項目
每個品牌都用同一套結構。一致性就是交接快的關鍵：學會一個品牌的人，到了下一個品牌已經知道東西放哪。
| 項目 | 裡面放什麼 |
|---|---|
| Logo | 所有格式和顏色版本，只留最新的 |
| 顏色與字型 | 色碼、字型名稱、使用說明 |
| 語氣指南 | 調性、該用和不該用的詞、兩則範例文案 |
| 已核准圖片 | 確認可用的照片和圖像 |
| 範本 | 品牌使用的貼文和 story 版型 |
| 近期貼文 | 上個月已發布的內容，供參考 |
| 審核人 | 誰負責審核什麼，加上職務代理人 |
| 平台 | 哪些帳號已連結、各自由誰負責 |
八個項目是刻意精簡的。其他東西都是這些資料夾裡的細節。
新增新版的那天，就讓舊版下架
素材會散落，一部分是因為沒人刪東西。舊 logo 就擺在新 logo 旁邊，兩個看起來都像對的。
新版進來時，當天就把舊版移到命名清楚的封存資料夾。這篇素材版本稽核說明怎麼檢查團隊裡還有哪些舊檔案仍在使用。
每個素材庫都要有一個負責人
沒有負責人的素材庫，一季之內就會變回垃圾堆。每個品牌指定一個人負責：
- 新增已核准的檔案。
- 封存舊檔案。
- 回答「哪個才是最新的」這類問題。
也要指定職務代理人。你最不想在交接時聽到的問題就是「這東西誰知道放哪？」，尤其當負責人正在請假。
放在真正發文的地方
共享雲端硬碟可以用，直到有人需要在排程工具裡直接取用檔案，然後又開始複製貼上。Mydrop 把品牌、品牌素材和連結的帳號放在一起，每個客戶都有獨立的工作區。想看這樣的分隔怎麼運作，請參考品牌和工作區；想知道誰能看到、能改什麼，請看角色與留言。
如果你要規劃更大的素材庫，打造能規模化的社群內容素材庫有更深入的結構與命名說明。
每個品牌寫一頁交接筆記
除了素材庫，再加一份新同事會先讀的簡短筆記：這個品牌講話是什麼調調、客戶不喜歡什麼、之前出過什麼包、有狀況該打給誰。五行就夠了。這些是檔案帶不走的背景，也是能救下第一週的關鍵。
真正的交接結束後，再跑一次交接測試，不要只做模擬的。當有人真的幫忙代班放假或接手客戶時，把他問過的每個問題都記下來。每個問題都代表素材庫少了一個項目，補上一次，下一個人就不用再問同樣的問題。
這週就重建一個品牌
挑你手上最亂的那個品牌。把素材收進上面八個項目，封存舊版本，指定一位負責人，再找同事重跑一次五分鐘測試。如果通過了，下一個品牌就照同一套結構做。
你可以免費開始用 Mydrop，為每個客戶建立一個品牌，讓每次交接都從同樣的架構出發。
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