Las entregas fallan cuando los recursos de marca viven en cinco sitios: un email antiguo, el escritorio de alguien, un disco compartido, una herramienta de diseño y el historial de un chat. Quien llega nuevo no sabe qué logo está vigente, así que pregunta o improvisa. La solución es una biblioteca por marca con una estructura fija, para que cualquiera pueda asumir el relevo en una hora.
TLDR: Dale a cada marca una biblioteca con los mismos ocho elementos dentro. Compruébalo pidiéndole a un compañero que nunca ha tocado esa marca que encuentre en cinco minutos el logo vigente, las fuentes y las imágenes aprobadas.
La prueba de los cinco minutos
Antes de reorganizar nada, haz una prueba. Elige una marca y a un compañero que nunca haya trabajado con ella. Pídele que encuentre:
- El logo vigente, en versión clara y oscura.
- Los colores y las fuentes de la marca.
- Tres imágenes aprobadas que pueda usar hoy mismo.
- Los últimos cinco pies de foto publicados.
- Quién da el visto bueno a las publicaciones.
Cronométralo. Si tarda más de cinco minutos, o te pide ayuda, tu entrega ya está fallando y el coste se esconde en cada pregunta que respondes.
Los ocho elementos que necesita toda biblioteca de marca
Usa la misma estructura para todas las marcas. La uniformidad es lo que hace rápida una entrega: quien aprendió una marca ya sabe dónde mirar en la siguiente.
| Elemento | Qué incluye |
|---|---|
| Logos | Todos los formatos y versiones de color, solo los vigentes |
| Colores y fuentes | Códigos hex, nombres de fuentes, notas de uso |
| Guía de voz | Tono, palabras que usar y evitar, dos pies de foto de ejemplo |
| Imágenes aprobadas | Fotos y gráficos autorizados para usar |
| Plantillas | Diseños de post y story que usa la marca |
| Publicaciones recientes | El último mes de trabajo publicado como referencia |
| Aprobadores | Quién da el visto bueno a cada cosa, con un suplente |
| Plataformas | Qué cuentas están conectadas y quién es responsable de cada una |
Ocho elementos son pocos a propósito. Todo lo demás son detalles dentro de esas carpetas.
Retira las versiones antiguas el mismo día que añadas las nuevas
Que los recursos estén dispersos se debe, en parte, a que nadie borra nada. El logo viejo se queda al lado del nuevo y los dos parecen válidos.
Cuando llegue una versión nueva, mueve la antigua a una carpeta de archivo con un nombre claro, y hazlo ese mismo día. La auditoría de versiones de recursos te enseña a comprobar qué archivos antiguos siguen en uso en tu equipo.
Pon un responsable en cada biblioteca
Una biblioteca sin responsable vuelve a ser un cajón desastre en un trimestre. Nombra a una persona por marca que:
- Añada los archivos nuevos aprobados.
- Archive los antiguos.
- Responda a las preguntas sobre qué está vigente.
Nombra también a un suplente. La pregunta que quieres evitar en una entrega es "¿quién sabe dónde está esto?" cuando el responsable está de vacaciones.
Tenlo donde se publica
Un disco compartido funciona hasta que alguien necesita el archivo dentro de una herramienta de planificación, y entonces vuelven las copias. Mydrop mantiene juntas las marcas, sus recursos y sus cuentas conectadas, con espacios de trabajo separados para cada cliente. Mira marcas y espacios de trabajo para entender cómo funciona la separación, y roles y comentarios para saber quién puede ver y cambiar cada cosa.
Si necesitas un plan para una biblioteca más grande, crea una biblioteca de recursos de contenido para redes sociales que escale profundiza en la estructura y los nombres.
Escribe una nota de entrega de una página por marca
Además de la biblioteca, añade una nota breve que la persona nueva lea primero: cómo suena la marca, qué le disgusta al cliente, qué ha salido mal antes y a quién llamar. Con cinco líneas basta. Este es el contexto que los archivos no pueden transmitir, y es lo que te salva la primera semana.
Repite la prueba de entrega después de una entrega real, no solo de una simulación. Cuando alguien cubra de verdad unas vacaciones o asuma un cliente, apunta cada pregunta que tuvo que hacer. Cada pregunta es un elemento que falta en la biblioteca, y añadirlo una vez le ahorra la misma pregunta a la siguiente persona.
Reconstruye una marca esta semana
Elige la marca más caótica que tengas. Reúne sus recursos en los ocho elementos de arriba, archiva las versiones antiguas, nombra a un responsable y repite la prueba de los cinco minutos con un compañero. Si la pasa, usa la misma estructura para la siguiente marca.
Puedes empezar gratis en Mydrop y crear una marca por cliente para que cada entrega parta de la misma forma.
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