I passaggi di consegne falliscono quando gli asset di brand vivono in cinque posti diversi: una vecchia email, il desktop di qualcuno, un drive condiviso, uno strumento di design e la cronologia di una chat. Chi subentra non riesce a capire quale logo sia quello attuale, così chiede in giro o tira a indovinare. La soluzione è una libreria per brand con una struttura fissa, così chiunque può prendere in mano tutto in un'ora.
TLDR: Dai a ogni brand una libreria con gli stessi otto elementi dentro. Mettila alla prova chiedendo a un collega che non ha mai toccato quel brand di trovare logo attuale, font e immagini approvate in cinque minuti.
Il test dei cinque minuti
Prima di riorganizzare qualsiasi cosa, fai un test. Scegli un brand e un collega che non ci ha mai lavorato. Chiedigli di trovare:
- Il logo attuale, in versione chiara e scura.
- I colori e i font del brand.
- Tre immagini approvate che potrebbe usare oggi.
- Le ultime cinque caption pubblicate.
- Chi dà l'ok ai post.
Cronometra. Se ci mette più di cinque minuti, o se ti chiede aiuto, il tuo passaggio di consegne sta già fallendo. E il costo è nascosto in ogni domanda a cui rispondi.
Gli otto elementi che ogni libreria di brand deve avere
Usa la stessa struttura per ogni brand. È proprio l'essere identica che rende veloce il passaggio di consegne: chi ha imparato un brand sa già dove guardare nel successivo.
| Elemento | Cosa ci va dentro |
|---|---|
| Loghi | Ogni formato e versione colore, solo quelli attuali |
| Colori e font | Codici hex, nomi dei font, note d'uso |
| Guida al tone of voice | Tono, parole da usare e da evitare, due caption di esempio |
| Immagini approvate | Foto e grafiche autorizzate all'uso |
| Template | Layout di post e storie che il brand usa |
| Post recenti | L'ultimo mese di lavoro pubblicato come riferimento |
| Chi approva | Chi dà l'ok e su cosa, con un backup |
| Piattaforme | Quali account sono collegati e di chi sono |
Otto elementi sono pochi di proposito. Tutto il resto è dettaglio dentro quelle cartelle.
Ritira le vecchie versioni il giorno stesso in cui aggiungi quelle nuove
Gli asset sparsi sono in parte colpa del fatto che nessuno cancella mai niente. Il vecchio logo resta accanto a quello nuovo e sembrano validi entrambi.
Quando arriva una nuova versione, sposta la vecchia in una cartella archivio dal nome chiaro, e fallo lo stesso giorno. L'audit delle versioni degli asset ti mostra come controllare quali vecchi file sono ancora in uso nel tuo team.
Metti un responsabile su ogni libreria
Una libreria senza responsabile torna a essere un deposito disordinato nel giro di un trimestre. Indica una persona per brand che:
- Aggiunge i nuovi file approvati.
- Archivia quelli vecchi.
- Risponde alle domande su cosa è attuale.
Indica anche un backup. La domanda che vuoi evitare è "chi sa dov'è questo?" quando il responsabile è in ferie.
Tienila dove si pubblica
Un drive condiviso funziona finché qualcuno non ha bisogno del file dentro uno strumento di scheduling, e lì ricomincia il copia-incolla. Mydrop tiene insieme i brand, i loro asset e gli account collegati, con workspace separati per ogni cliente. Dai un'occhiata a brand e workspace per capire come funziona la separazione, e a ruoli e commenti per sapere chi può vedere e modificare cosa.
Se ti serve un piano per una libreria più grande, crea una libreria di asset per i contenuti social che regge la crescita approfondisce struttura e naming.
Scrivi una nota di passaggio di consegne di una pagina per brand
Oltre alla libreria, aggiungi una breve nota che chi subentra legge per prima: che suono ha il brand, cosa non piace al cliente, cosa è andato storto in passato e chi chiamare. Cinque righe bastano. È il contesto che i file non possono portare, ed è quello che salva la prima settimana.
Rifai il test del passaggio di consegne dopo un passaggio reale, non solo simulato. Quando qualcuno copre davvero una vacanza o prende in mano un cliente, annota ogni domanda che ha dovuto fare. Ogni domanda è un elemento mancante nella libreria, e aggiungerlo una volta risparmia la stessa domanda alla persona successiva.
Ricostruisci un brand questa settimana
Scegli il brand più caotico. Raccogli i suoi asset negli otto elementi qui sopra, archivia le vecchie versioni, indica un responsabile e rifai il test dei cinque minuti con un collega. Se lo supera, usa la stessa struttura per il brand successivo.
Puoi iniziare gratis su Mydrop e creare un brand per cliente, così ogni passaggio di consegne parte dalla stessa forma.
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