A entrega falha quando os ativos de marca ficam em cinco lugares: um e-mail antigo, a área de trabalho de alguém, um drive compartilhado, uma ferramenta de design e o histórico do chat. A pessoa nova não consegue saber qual logo está valendo, então pergunta por aí ou chuta. A solução é uma biblioteca por marca com estrutura fixa, para qualquer pessoa assumir em uma hora.
TLDR: Dê a cada marca uma biblioteca com os mesmos oito itens dentro. Teste assim: peça a um colega que nunca mexeu com a marca para achar o logo atual, as fontes e as imagens aprovadas em cinco minutos.
O teste dos cinco minutos
Antes de reorganizar qualquer coisa, faça um teste. Escolha uma marca e um colega que nunca trabalhou com ela. Peça para ele encontrar:
- O logo atual, nas versões clara e escura.
- As cores e as fontes da marca.
- Três imagens aprovadas que ele poderia usar hoje.
- As últimas cinco legendas publicadas.
- Quem aprova os posts.
Cronometre. Se passar de cinco minutos, ou se ele pedir sua ajuda, sua entrega já está falhando, e o custo fica escondido em cada pergunta que você responde.
Os oito itens que toda biblioteca de marca precisa ter
Use a mesma estrutura para todas as marcas. É a padronização que deixa a entrega rápida: quem aprendeu uma marca já sabe onde procurar na próxima.
| Item | O que entra nele |
|---|---|
| Logos | Todos os formatos e versões de cor, só os atuais |
| Cores e fontes | Códigos hex, nomes das fontes, observações de uso |
| Guia de voz | Tom, palavras para usar e evitar, duas legendas de exemplo |
| Imagens aprovadas | Fotos e artes liberadas para uso |
| Templates | Layouts de post e story que a marca usa |
| Posts recentes | O último mês de conteúdo publicado como referência |
| Aprovadores | Quem aprova o quê, com um substituto |
| Plataformas | Quais contas estão conectadas e quem cuida de cada uma |
Oito itens é pouco de propósito. Tudo além disso é detalhe dentro dessas pastas.
Aposente as versões antigas no dia em que chegam as novas
Ativos espalhados são, em parte, resultado de ninguém apagar nada. O logo antigo fica do lado do novo, e os dois parecem válidos.
Quando chega uma versão nova, mova a antiga para uma pasta de arquivo com nome bem claro, e faça isso no mesmo dia. A auditoria de versões de ativos mostra como checar quais arquivos antigos ainda estão em uso no seu time.
Coloque um responsável em cada biblioteca
Uma biblioteca sem responsável vira depósito de novo em um trimestre. Defina uma pessoa por marca que:
- Adiciona os novos arquivos aprovados.
- Arquiva os antigos.
- Responde dúvidas sobre o que está valendo.
Defina um substituto também. A pergunta de entrega que você quer evitar é "quem sabe onde fica isso?" quando o responsável está de folga.
Mantenha tudo onde a publicação acontece
Um drive compartilhado funciona até alguém precisar do arquivo dentro de uma ferramenta de agendamento, e aí começa a cópia de novo. O Mydrop mantém as marcas, os ativos delas e as contas conectadas juntos, com espaços de trabalho separados para cada cliente. Veja marcas e espaços de trabalho para entender como funciona a separação, e funções e comentários para saber quem pode ver e mudar o quê.
Para um plano de biblioteca maior, monte uma biblioteca de ativos de conteúdo para redes sociais que escala cobre estrutura e nomenclatura com mais profundidade.
Escreva uma nota de entrega de uma página por marca
Além da biblioteca, adicione uma nota curta que a pessoa nova lê primeiro: como a marca soa, do que o cliente não gosta, o que já deu errado antes e com quem falar. Cinco linhas bastam. Esse é o contexto que arquivo nenhum carrega, e é o que salva a primeira semana.
Faça o teste de entrega de novo depois de uma entrega de verdade, não só de um simulado. Quando alguém realmente cobre um feriado ou assume um cliente, anote todas as perguntas que precisou fazer. Cada pergunta é um item que falta na biblioteca, e adicionar uma vez poupa a mesma dúvida para a próxima pessoa.
Reorganize uma marca esta semana
Escolha sua marca mais bagunçada. Reúna os ativos dela nos oito itens acima, arquive as versões antigas, defina um responsável e refaça o teste dos cinco minutos com um colega. Se passar, use a mesma estrutura na próxima marca.
Você pode começar de graça no Mydrop e criar uma marca por cliente, para toda entrega já começar do mesmo formato.
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