Передача дел проваливается, когда ассеты бренда живут в пяти местах: в старом письме, на чьём-то рабочем столе, на общем диске, в дизайн-инструменте и в истории чата. Новый человек не понимает, какой логотип актуальный, и начинает всех расспрашивать или гадать. Решение простое: одна библиотека на бренд с фиксированной структурой, чтобы любой мог принять дела за час.
Коротко: дайте каждому бренду одну библиотеку с одинаковыми восемью пунктами внутри. Проверьте её так: попросите коллегу, который никогда не работал с этим брендом, за пять минут найти актуальный логотип, шрифты и одобренные изображения.
Тест на пять минут
Прежде чем что-то перестраивать, проведите проверку. Возьмите бренд и коллегу, который с ним никогда не работал. Попросите найти:
- Актуальный логотип в светлой и тёмной версиях.
- Цвета и шрифты бренда.
- Три одобренных изображения, которые можно использовать уже сегодня.
- Последние пять опубликованных подписей.
- Кто утверждает посты.
Засеките время. Если уходит больше пяти минут или человек идёт за помощью к вам, передача дел уже буксует, а цена спрятана в каждом вопросе, на который вы отвечаете.
Восемь пунктов, без которых не обходится ни одна библиотека бренда
Держите одинаковую структуру для каждого бренда. Именно одинаковость делает передачу быстрой: человек, освоивший один бренд, уже знает, где что искать в следующем.
| Пункт | Что внутри |
|---|---|
| Логотипы | Все форматы и цветовые версии, только актуальные |
| Цвета и шрифты | Hex-коды, названия шрифтов, заметки по использованию |
| Гайд по тону | Тон, слова, которые стоит и не стоит использовать, две примерные подписи |
| Одобренные изображения | Фото и графика, разрешённые к использованию |
| Шаблоны | Макеты постов и сторис, которые использует бренд |
| Недавние посты | Опубликованные работы за последний месяц для ориентира |
| Утверждающие | Кто что утверждает, плюс запасной человек |
| Платформы | Какие аккаунты подключены и кто за каждый отвечает |
Восемь пунктов выбраны не случайно: список короткий намеренно. Всё остальное, это детали внутри этих папок.
Убирайте старые версии в тот же день, когда добавляете новые
Разбросанные ассеты отчасти потому и появляются, что никто ничего не удаляет. Старый логотип лежит рядом с новым, и оба выглядят рабочими.
Когда приходит новая версия, перенесите старую в архивную папку с понятным названием, и сделайте это в тот же день. В материале аудит версий ассетов рассказано, как проверить, какие старые файлы ещё в ходу у вашей команды.
Назначьте на каждую библиотеку одного ответственного
Библиотека без хозяина за квартал снова превращается в свалку. Назначьте одного человека на бренд, который:
- Добавляет новые одобренные файлы.
- Отправляет старые в архив.
- Отвечает на вопросы о том, что актуально.
Назначьте и запасного. Вопрос при передаче дел, которого хочется избежать, звучит так: «А кто знает, где это лежит?», когда ответственный в отпуске.
Держите всё там, где вы публикуете
Общий диск работает, пока кому-то не понадобится файл внутри инструмента планирования, и тогда копирование начинается заново. Mydrop держит бренды, их ассеты и подключённые аккаунты вместе, с отдельными рабочими пространствами для каждого клиента. Как устроено это разделение, смотрите в разделах бренды и рабочие пространства, а кто что видит и меняет, в разделе роли и комментарии.
Если библиотека у вас большая, как построить масштабируемую библиотеку контент-ассетов для соцсетей подробнее разбирает структуру и именование.
Напишите по каждой странице заметку для передачи дел
Помимо библиотеки добавьте короткую заметку, которую новый человек читает первой: как звучит бренд, что не нравится клиенту, что уже шло не так и к кому обращаться. Пяти строк достаточно. Это тот контекст, который файлы передать не могут, и именно он спасает первую неделю.
Проведите тест на передачу ещё раз после настоящей передачи, а не только на учебной. Когда кто-то реально подменяет коллегу на праздниках или берёт клиента, записывайте каждый вопрос, который ему пришлось задать. Каждый вопрос, это недостающий пункт в библиотеке, и добавив его один раз, вы избавите следующего человека от того же вопроса.
Приведите в порядок один бренд на этой неделе
Выберите самый запущенный бренд. Соберите его ассеты в восемь пунктов выше, отправьте старые версии в архив, назначьте ответственного и прогоните тест на пять минут с коллегой. Если он пройден, используйте ту же структуру для следующего бренда.
Вы можете начать бесплатно в Mydrop и создать по бренду на каждого клиента, чтобы любая передача дел стартовала с одинаковой формы.
Отзыв в Google
Отзыв в Trustpilot
Product Hunt comment
