Клиент не получил отчёт по почте? 6 причин и как их устранить

Когда клиент говорит, что отчёт так и не пришёл, почти всегда виновата одна из шести причин, и на первые три уйдёт меньше пяти минут. Идите по списку по порядку и остановитесь, как только найдёте свою.

Коротко: проверьте адрес получателя, потом спам и карантин, потом размер вложения. Если дело не в этом, перейдите с отправки PDF по почте на ссылку для доступа, так вы обойдёте большинство корпоративных фильтров.

Сначала проверьте три быстрые причины

1. Адрес неверный или его нет. Хватит одной опечатки или получателя, который уже уволился. Откройте расписание и прочитайте адрес вслух, сверяясь с последним письмом клиента.
2. Письмо в спаме. Попросите клиента поискать отправителя и тему в спаме и карантине. Это самая частая находка.
3. Вложение слишком большое или заблокировано. Многие корпоративные почтовые системы ограничивают размер вложений или вырезают PDF. Отчёт с кучей графиков быстро набирает вес.

Если клиент нашёл письмо в спаме, попросите отметить его как «не спам» и добавить отправителя в список безопасных. Сделайте это один раз, и обычно проблема больше не возвращается.

Потом проверьте три причины посложнее

Причина	Как заметить	Что делать
Ссылка для доступа отключена или устарела	Ссылка открывает ошибку вместо отчёта	Создайте новую ссылку и отправьте заново
Расписание на паузе или в нём нет получателей	В нужный день ничего не отправилось	Откройте расписание, проверьте получателей и дату
Корпоративный фаервол переписывает ссылки	Ссылка открывается с телефона, но не из их офиса	Попросите их IT разрешить домен или отправьте PDF разово

Отправляйте ссылку, а не файл

Вложение PDF проходит через каждый фильтр на пути от вас к клиенту. Ссылка идёт как обычный текст. Для регулярных отчётов ссылка это лучший вариант по умолчанию, и клиент всегда видит свежие цифры, а не старый файл в своём инбоксе.

В Mydrop отчёты по соцсетям можно отправлять по ссылке и по расписанию, с вашим брендингом на white-label PDF. Цифры берутся из Performances, поэтому отчёт и дашборд всегда совпадают.

Добавьте проверку доставки в свою рутину

Не ждите, пока клиент заметит пропавший отчёт. В каждый день отправки:

• Загляните в свой журнал отправки или в статус расписания.
• Для трёх главных клиентов отправьте копию себе и проверьте, что она дошла до инбокса.
• Раз в квартал просите каждого клиента подтвердить адрес и уточняйте, кому ещё стоит отправлять отчёт.

Так тихий сбой превращается в двухминутную проверку. Клиенты редко говорят, что отчёт пропал, они просто перестают их читать.

Пример из практики: один отчёт, три клиента

Допустим, вы отправляете один и тот же месячный отчёт трём клиентам, и один говорит, что ничего не получил. Вот как обычно идёт разбор.

• Клиент А получил отчёт. Чинить нечего.
• Клиент Б находит письмо в спаме. Решение: добавить отправителя в список безопасных, а в следующем месяце отправить ссылку.
• Клиент В сидит на корпоративной почте, которая отправляет PDF в карантин. Решение: перейти на ссылку для доступа и попросить их IT разрешить домен отправителя, только если ссылка тоже блокируется.

Заметьте: один и тот же отчёт не дошёл по двум разным причинам. Поэтому порядок проверок так важен: начинайте с самых простых и не вините свой инструмент, пока не заглянули в инбокс клиента.

Что сказать клиенту, пока вы всё чините

Не заставляйте клиента ждать, пока вы найдёте причину. Сразу отправьте отчёт ссылкой, коротким сообщением:

1. Одна строка со ссылкой и периодом, за который отчёт.
2. Одна строка о том, что письмо по расписанию, возможно, отфильтровали.
3. Одна строка с просьбой проверить спам и сказать вам, открывается ли ссылка.

Коротко и нейтрально. Клиенту важно, что цифры пришли, а не почему они задержались. А потом почините расписание, чтобы в следующем месяце это сообщение не понадобилось.

Держите по каждому клиенту запись о доставке в одну строку

Небольшая таблица в заметках сэкономит вам часы, когда клиент в следующий раз пожалуется. Одна строка на клиента, четыре поля: адрес в базе, способ доставки (ссылка или вложение), дата последнего подтверждённого открытия и кому звонить, если что-то сломается. Когда отчёт пропадает, вы смотрите в строку, а не в свою память. Обновляйте её раз в квартал, когда подтверждаете получателей, и она заодно покажет, какие клиенты вообще перестали открывать отчёты.

Почините доставку самому проблемному клиенту прямо сегодня

Возьмите клиента, который последним сказал «мне ничего не пришло». Пройдите шесть причин выше по порядку, а потом переведите его расписание на ссылку для доступа. Если хотите настроить брендированные отчёты по расписанию один раз и навсегда, начните в Mydrop. Начать можно бесплатно.