Müşterine Rapor E-postası Gitmiyor mu? 6 Sebep ve Çözüm

Müşterin rapor hiç gelmedi mi diyor? Neredeyse her zaman altı sebepten biri çıkıyor ve ilk üçünü kontrol etmek beş dakikadan az sürüyor. Listeyi sırayla in, sorunu bulduğun yerde dur.

Özet: Önce alıcı adresini kontrol et, sonra spam ve karantina klasörlerine bak, ardından ekin boyutuna geç. Hiçbiri değilse PDF e-postalamayı bırak, paylaşım linki gönder. Bu yöntem çoğu kurumsal filtreden geçer.

Önce üç hızlı sebebi kontrol et

1. Adres yanlış ya da eksik. Tek bir yazım hatası ya da şirketten ayrılmış bir alıcı yeterli. Planı aç, adresi müşterinin son e-postasıyla karşılaştır, yüksek sesle oku.
2. Mesaj spam'de. Müşterinden göndericiyi ve konuyu spam ile karantina klasörlerinde aramasını iste. En sık rastlanan durum bu.
3. Ek çok büyük ya da engellenmiş. Birçok şirketin e-posta sistemi ek boyutunu sınırlıyor ya da PDF'leri siliyor. Çok grafikli bir rapor hızla büyür.

Müşteri raporu spam'de bulursa, spam değil olarak işaretlemesini ve göndericiyi güvenli listesine eklemesini iste. Bir kez yap, genelde kalıcı olur.

Sonra üç daha yavaş sebebe bak

Sebep	Nasıl anlarsın	Çözüm
Paylaşım linki kapatılmış ya da süresi dolmuş	Link rapor yerine hata sayfası açıyor	Yeni bir link oluştur ve tekrar gönder
Plan duraklatılmış ya da alıcı yok	Gönderim gününde hiçbir şey gitmemiş	Planı yeniden aç, alıcıları ve tarihi doğrula
Kurumsal güvenlik duvarı linkleri değiştiriyor	Link senin telefonundan açılıyor, ofislerinden açılmıyor	BT ekibinden alan adına izin vermelerini iste ya da PDF'i tek seferlik gönder

Dosya değil, link gönder

PDF eki, seninle müşteri arasındaki her filtreden geçmek zorunda. Link ise düz metin olarak gider. Tekrarlayan raporlarda link daha iyi bir varsayılan: müşteri gelen kutusunda eski bir dosya yerine her zaman güncel rakamları görür.

Mydrop'ta sosyal medya raporları linkle paylaşılabiliyor ve planlı olarak gönderilebiliyor, üstelik white-label PDF'te kendi markan yer alıyor. Rakamlar Performanslar bölümünden geliyor, böylece rapor ve dashboard her zaman aynı şeyi söylüyor.

Kendi rutinine bir gönderim kontrolü ekle

Müşterinin eksik raporu fark etmesini bekleme. Her gönderim gününde:

• Kendi gönderim kaydına ya da planın durumuna bak.
• En önemli üç müşterin için kendine bir kopya gönder ve gelen kutusuna düştüğünü kontrol et.
• Üç ayda bir her müşteriden adresi ve başka kimlerin alması gerektiğini teyit etmesini iste.

Böylece sessiz bir aksaklık, iki dakikalık bir kontrole dönüşür. Müşteriler bir raporun eksik olduğunu nadiren söyler, sadece okumayı bırakırlar.

Örnek bir senaryo: tek rapor, üç müşteri

Aynı aylık raporu üç müşteriye gönderdiğini ve birinin raporu hiç almadığını söylediğini düşün. Teşhis genelde şöyle işler.

• Müşteri A raporu aldı. Düzeltilecek bir şey yok.
• Müşteri B raporu spam'de buluyor. Çözüm: göndericiyi güvenli listeye ekle, gelecek ay link gönder.
• Müşteri C'nin e-posta sistemi PDF'leri karantinaya alıyor. Çözüm: paylaşım linkine geç, link de engellenirse BT ekibinden sadece gönderim alan adına izin vermelerini iste.

Dikkat et: aynı rapor iki farklı sebeple ulaşmadı. Kontrol sırasının önemi tam da burada. Ucuz olanlarla başla ve müşterinin gelen kutusuna bakmadan aracını suçlama.

Sen sorunu çözerken müşteriye ne söylemeli

Müşteriyi teşhis için bekletme. Raporu hemen paylaşım linki olarak kısa bir mesajla gönder:

1. Linki ve hangi dönemi kapsadığını yazan tek satır.
2. Planlı e-postanın filtrelenmiş olabileceğini söyleyen tek satır.
3. Spam'i kontrol etmesini ve link açılıyorsa haber vermesini isteyen tek satır.

Kısa ve tarafsız tut. Müşteriler rakamların ulaşıp ulaşmadığına bakar, neden geciktiğine değil. Sonra planı düzelt, gelecek ay bu mesaja gerek kalmasın.

Her müşteri için tek satırlık bir gönderim kaydı tut

Notlarında küçük bir tablo, müşteri bir dahaki sefere şikayet ettiğinde saatler kazandırır. Her müşteri için dört alanlı tek satır tut: kayıtlı adres, gönderim yöntemi (link ya da ek), son teyit edilen açılma tarihi ve sorun çıkarsa kimi arayacağın. Bir rapor kaybolduğunda hafızana değil, o satıra bakarsın. Alıcıları teyit ettiğinde üç ayda bir güncelle, bu tablo hangi müşterilerin raporları hiç açmadığını da gösterir.

En sorunlu müşterinin gönderimini bugün düzelt

En son "bana gelmedi" diyen müşteriyi seç. Yukarıdaki altı sebebi sırayla in, sonra o müşterinin planını paylaşım linkine çevir. Markalı ve planlı raporları bir kez kurmak istiyorsan, Mydrop'ta başla. Başlamak ücretsiz.