¿Tu cliente no recibe los informes por email? 6 causas y soluciones

Cuando un cliente dice que el informe nunca llegó, casi siempre es una de seis cosas, y las tres primeras se comprueban en menos de cinco minutos. Repasa esta lista en orden y para en cuanto des con la causa.

TLDR: Revisa la dirección de destino, luego spam y cuarentena, y después el tamaño del adjunto. Si no es ninguna de esas, cambia el PDF por email por un enlace para compartir, que se libra de la mayoría de los filtros corporativos.

Empieza por las tres causas rápidas

1. La dirección está mal o falta. Basta con una errata o con un destinatario que ya no está en la empresa. Abre la programación y lee la dirección en voz alta comparándola con el último email del cliente.
2. El mensaje está en spam. Pide al cliente que busque en spam y en cuarentena por el remitente y el asunto. Es lo que más se encuentra.
3. El adjunto es demasiado grande o está bloqueado. Muchos sistemas de correo de empresa limitan los adjuntos o eliminan los PDF. Un informe con muchos gráficos se hace grande enseguida.

Si el cliente lo encuentra en spam, pídele que lo marque como no spam y que añada el remitente a su lista de confianza. Hazlo una vez y normalmente aguanta.

Después revisa las tres causas más lentas

Causa	Cómo detectarla	Solución
El enlace para compartir se desactivó o caducó	El enlace abre un error en lugar del informe	Crea un enlace nuevo y vuelve a enviarlo
La programación está en pausa o no tiene destinatarios	No se envió nada en la fecha prevista	Reabre la programación, confirma destinatarios y fecha
Un firewall corporativo reescribe los enlaces	El enlace funciona desde tu móvil, pero no desde su oficina	Pide a su equipo de IT que permita el dominio o envía el PDF como envío puntual

Envía un enlace, no un archivo

Un PDF adjunto pasa por todos los filtros que hay entre tú y el cliente. Un enlace viaja como texto plano. Para los informes recurrentes, el enlace es la mejor opción por defecto, y el cliente siempre ve las cifras más recientes en lugar de un archivo antiguo en su inbox.

En Mydrop, los informes de redes sociales se pueden compartir por enlace y enviar de forma programada, con tu marca en el PDF white-label. Las cifras salen de Performances, así que el informe y el panel siempre coinciden.

Añade una comprobación de envío a tu rutina

No esperes a que el cliente note que falta un informe. En cada día de envío:

• Mira tu propio registro de enviados o el estado de la programación.
• Para tus tres clientes principales, envíate una copia y comprueba que llega al inbox.
• Una vez al trimestre, pide a cada cliente que confirme la dirección y quién más debería recibirlo.

Así conviertes un fallo silencioso en una comprobación de dos minutos. Los clientes casi nunca te avisan de que falta un informe, simplemente dejan de leerlos.

Un ejemplo práctico: un informe, tres clientes

Imagina que envías el mismo informe mensual a tres clientes y uno dice que no le llegó. Así suele ir el diagnóstico.

• Cliente A lo recibió. No hay nada que arreglar.
• Cliente B lo encuentra en spam. Solución: añade el remitente a la lista de confianza y el mes que viene envía un enlace.
• Cliente C tiene un sistema de correo corporativo que pone los PDF en cuarentena. Solución: cambia a un enlace para compartir y pide a su equipo de IT que permita el dominio de envío solo si el enlace también se bloquea.

Fíjate en que el mismo informe falló por dos motivos distintos. Por eso importa el orden de las comprobaciones: empieza por las más baratas y no culpes a tu herramienta antes de mirar el inbox del cliente.

Qué decirle al cliente mientras lo arreglas

No hagas esperar al cliente al diagnóstico. Envíale el informe enseguida como enlace para compartir, en un mensaje corto:

1. Una línea con el enlace y el periodo que cubre.
2. Una línea diciendo que el email programado puede que se haya filtrado.
3. Una línea pidiéndole que mire en spam y te diga si el enlace funciona.

Que sea breve y neutro. A los clientes les importa que las cifras hayan llegado, no por qué se retrasaron. Luego arregla la programación para que el mes que viene no haga falta este mensaje.

Lleva un registro de envío de una línea por cliente

Una tabla pequeña en tus notas te ahorra horas la próxima vez que un cliente se queje. Ten una fila por cliente con cuatro campos: la dirección registrada, el método de envío (enlace o adjunto), la fecha de la última apertura confirmada y a quién llamar si falla. Cuando falta un informe, lees la fila, no tu memoria. Actualízala cada trimestre cuando confirmes destinatarios, y también te dirá qué clientes han dejado de abrir los informes del todo.

Arregla hoy el envío de tu cliente más problemático

Elige al cliente que fue el último en decir "no me ha llegado". Recorre las seis causas de arriba en orden y luego cambia su programación a un enlace para compartir. Si quieres informes programados y con tu marca configurados de una vez, empieza en Mydrop. Gratis para empezar.