כשלקוח אומר שהדוח לא הגיע, כמעט תמיד מדובר באחת משש סיבות, ושלוש הראשונות לוקחות פחות מחמש דקות לבדיקה. תרד ברשימה לפי הסדר ותעצור כשמצאת.
TLDR: תבדוק את כתובת הנמען, אחר כך ספאם והסגר, ואז את גודל הקובץ המצורף. אם אף אחת מאלה לא זה, תעבור מלשלוח PDF במייל לשליחת קישור לשיתוף, שעוקף את רוב הפילטרים הארגוניים.
קודם כל תבדוק את שלוש הסיבות המהירות
- הכתובת שגויה או חסרה. שגיאת הקלדה אחת או נמען שעזב את החברה מספיקים. תפתח את התזמון ותקרא את הכתובת בקול מול המייל האחרון של הלקוח.
- ההודעה בספאם. בקש מהלקוח לחפש בספאם ובהסגר לפי השולח ולפי שורת הנושא. זו הסיבה הנפוצה ביותר.
- הקובץ המצורף גדול מדי או חסום. הרבה מערכות מייל ארגוניות מגבילות גודל קבצים או מסירות PDF. דוח עם הרבה גרפים נהיה גדול מהר.
אם הלקוח מצא את זה בספאם, בקש ממנו לסמן שזה לא ספאם ולהוסיף את השולח לרשימת הכתובות הבטוחות. עושים את זה פעם אחת וזה בדרך כלל מחזיק.
אחר כך תבדוק את שלוש הסיבות האיטיות
| סיבה | איך מזהים | פתרון |
|---|---|---|
| קישור השיתוף בוטל או פג תוקף | הקישור פותח שגיאה במקום את הדוח | תיצור קישור חדש ותשלח שוב |
| התזמון מושהה או בלי נמענים | שום דבר לא נשלח בתאריך היעד | תפתח מחדש את התזמון, תאשר נמענים ותאריך |
| חומת אש ארגונית משכתבת קישורים | הקישור עובד מהטלפון שלך, לא מהמשרד שלהם | בקש מה-IT שלהם לאשר את הדומיין, או שלח את ה-PDF כחד-פעמי |
תשלח קישור, לא קובץ
קובץ PDF מצורף עובר דרך כל פילטר בינך לבין הלקוח. קישור עובר כטקסט פשוט. בדוחות חוזרים הקישור הוא ברירת המחדל העדיפה, והלקוח תמיד רואה את המספרים העדכניים במקום קובץ ישן באינבוקס.
ב-Mydrop אפשר לשתף דוחות סושיאל בקישור ולשלוח אותם בתזמון, עם המיתוג שלך על ה-PDF הלבן. המספרים מגיעים מ-Performances, כך שהדוח והדשבורד תמיד מסונכרנים.
תוסיף בדיקת מסירה לשגרה שלך
אל תחכה שהלקוח ישים לב שדוח חסר. בכל יום שליחה:
- תסתכל ביומן השליחות שלך או בסטטוס התזמון.
- בשלושת הלקוחות המובילים שלך, שלח לעצמך עותק ותוודא שהוא נוחת באינבוקס.
- פעם ברבעון, בקש מכל לקוח לאשר את הכתובת ומי עוד צריך לקבל.
ככה כשל שקט הופך לבדיקה של שתי דקות. לקוחות כמעט לא מספרים שדוח חסר, הם פשוט מפסיקים לקרוא אותם.
דוגמה מהחיים: דוח אחד, שלושה לקוחות
נניח שאתה שולח את אותו דוח חודשי לשלושה לקוחות ואחד אומר שהוא לא הגיע. ככה בדרך כלל נראית האבחון.
- לקוח א' קיבל. אין מה לתקן.
- לקוח ב' מצא את זה בספאם. פתרון: להוסיף את השולח לרשימת הכתובות הבטוחות, ואז לשלוח קישור בחודש הבא.
- לקוח ג' יש לו מערכת מייל ארגונית שמכניסה PDFs להסגר. פתרון: לעבור לקישור שיתוף, ולבקש מה-IT שלהם לאשר את דומיין השולח רק אם גם הקישור חסום.
שים לב שאותו דוח נכשל משתי סיבות שונות. בגלל זה הסדר של הבדיקות חשוב: תתחיל בזולות, ואל תאשים את הכלי שלך לפני שהסתכלת באינבוקס של הלקוח.
מה לומר ללקוח בזמן שאתה מתקן
אל תגרום ללקוח לחכות לאבחון. שלח את הדוח מיד כקישור שיתוף, בהודעה קצרה:
- שורה אחת עם הקישור והתקופה שהוא מכסה.
- שורה אחת שאומרת שייתכן שהמייל המתוזמן סונן.
- שורה אחת שמבקשת ממנו לבדוק בספאם ולעדכן אותך אם הקישור עובד.
תשמור על זה קצר ונייטרלי. ללקוחות אכפת שהמספרים הגיעו, לא למה הם איחרו. אחר כך תתקן את התזמון כדי שבחודש הבא לא תצטרך את ההודעה הזו.
תנהל רשומת מסירה של שורה אחת לכל לקוח
טבלה קטנה בהערות שלך חוסכת שעות בפעם הבאה שלקוח מתלונן. תחזיק שורה אחת לכל לקוח עם ארבעה שדות: הכתובת שבמערכת, שיטת המסירה (קישור או קובץ מצורף), התאריך של הפתיחה המאושרת האחרונה, ומי להתקשר אליו אם זה נכשל. כשלך דוח חסר, אתה קורא את השורה, לא נשען על הזיכרון. תעדכן אותה כל רבעון כשאתה מאשר נמענים, והיא גם תספר לך אילו לקוחות הפסיקו לפתוח דוחות בכלל.
תתקן היום את המסירה של הלקוח הכי בעייתי שלך
תבחר את הלקוח שאחרון אמר "לא קיבלתי". תעבור על שש הסיבות מלמעלה לפי הסדר, ואז תחליף את התזמון שלו לקישור שיתוף. אם אתה רוצה דוחות מתוזמנים וממותגים שמוגדרים פעם אחת, תתחיל ב-Mydrop. חינם להתחלה.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
