Relatórios do cliente não chegam por e-mail? 6 causas e como resolver

Quando um cliente diz que o relatório nunca chegou, quase sempre é uma de seis coisas, e as três primeiras levam menos de cinco minutos para checar. Siga esta lista na ordem e pare quando encontrar.

TLDR: Confira o endereço do destinatário, depois o spam e a quarentena, depois o tamanho do anexo. Se não for nada disso, troque o envio do PDF por um link de compartilhamento, que escapa da maioria dos filtros corporativos.

Comece pelas três causas rápidas

1. O endereço está errado ou faltando. Um errinho de digitação ou um destinatário que saiu da empresa já basta. Abra o agendamento e leia o endereço em voz alta comparando com o último e-mail do cliente.
2. A mensagem está no spam. Peça ao cliente para procurar o remetente e o assunto no spam e na quarentena. É o achado mais comum.
3. O anexo é grande demais ou foi bloqueado. Muitos sistemas de e-mail corporativos limitam anexos ou barram PDFs. Um relatório com muitos gráficos fica pesado rápido.

Se o cliente encontrar no spam, peça para marcar como não spam e adicionar o remetente à lista de confiança. Fazer isso uma vez costuma resolver.

Depois, confira as três causas mais lentas

Causa	Como identificar	Solução
O link de compartilhamento foi desativado ou expirou	O link abre um erro em vez do relatório	Crie um link novo e reenvie
O agendamento está pausado ou sem destinatários	Nada foi enviado na data prevista	Reabra o agendamento, confirme destinatários e data
Um firewall corporativo reescreve os links	O link funciona no seu celular, mas não no escritório deles	Peça ao TI deles para liberar o domínio, ou envie o PDF como exceção

Envie um link, não um arquivo

Um anexo em PDF passa por todos os filtros entre você e o cliente. Um link passa como texto simples. Para relatórios recorrentes, o link é a melhor opção padrão, e o cliente sempre vê os números mais recentes em vez de um arquivo antigo na caixa de entrada.

No Mydrop, dá para compartilhar relatórios de redes sociais por link e enviar de forma agendada, com a sua marca no PDF white-label. Os números vêm de Performances, então o relatório e o dashboard sempre batem.

Inclua uma checagem de envio na sua rotina

Não espere o cliente notar que um relatório sumiu. Em cada dia de envio:

• Olhe seu próprio histórico de enviados ou o status do agendamento.
• Para seus três principais clientes, mande uma cópia para você mesmo e confirme que chega na caixa de entrada.
• Uma vez por trimestre, peça a cada cliente para confirmar o endereço e quem mais deve receber.

Isso transforma uma falha silenciosa em uma checagem de dois minutos. Os clientes raramente avisam que um relatório sumiu, eles simplesmente param de ler.

Um exemplo prático: um relatório, três clientes

Digamos que você envie o mesmo relatório mensal para três clientes e um deles diga que nunca chegou. O diagnóstico costuma seguir assim.

• Cliente A recebeu. Nada a corrigir.
• Cliente B encontra no spam. Solução: libere o remetente na lista de confiança e envie um link no mês seguinte.
• Cliente C tem um sistema de e-mail corporativo que coloca PDFs em quarentena. Solução: troque por um link de compartilhamento e só peça ao TI deles para liberar o domínio de envio se o link também for bloqueado.

Repare que o mesmo relatório falhou por dois motivos diferentes. É por isso que a ordem das checagens importa: comece pelas mais simples e não culpe a sua ferramenta antes de olhar a caixa de entrada do cliente.

O que dizer ao cliente enquanto você resolve

Não deixe o cliente esperando o diagnóstico. Envie o relatório na hora como link de compartilhamento, em uma mensagem curta:

1. Uma linha com o link e o período que ele cobre.
2. Uma linha dizendo que o e-mail agendado pode ter sido filtrado.
3. Uma linha pedindo para ele checar o spam e avisar se o link funciona.

Seja breve e neutro. O cliente se importa que os números chegaram, não com o motivo do atraso. Depois ajuste o agendamento para que o mês que vem não precise dessa mensagem.

Mantenha um registro de envio de uma linha por cliente

Uma tabelinha nas suas anotações economiza horas na próxima vez que um cliente reclamar. Mantenha uma linha por cliente com quatro campos: o endereço cadastrado, o método de envio (link ou anexo), a data da última abertura confirmada e quem acionar se falhar. Quando um relatório sumir, você consulta a linha, não a memória. Atualize a cada trimestre quando confirmar os destinatários, e ela também vai mostrar quais clientes pararam de abrir os relatórios de vez.

Resolva hoje o envio do seu cliente mais problemático

Escolha o cliente que disse "não recebi" por último. Percorra as seis causas acima na ordem e depois troque o agendamento dele para um link de compartilhamento. Se quiser relatórios com a sua marca e agendados configurados de uma vez, comece no Mydrop. Grátis para começar.