コメントからのリードを追跡するのに、スプレッドシートは必要ありません。必要なのは、コメントが届いた瞬間に記録する4つの項目だけです。何が書かれていたか、誰が担当するか、どの段階にあるか、そしてどう決着したか。 インボックスがこれらの情報をスレッド自体に保存できれば、スプレッドシートは消え、コピペの合間にこぼれていたリードも消えます。
TLDR: コメントの中でリードとはどんなものかを定義し、キーワードルールで届いた時点でタグを付け、タグ付けしたスレッドすべてに担当者とステータスを割り当て、週に1回CSVを書き出しましょう。打ち直すものがなければ、忘れるものもありません。
スプレッドシートがうまくいかない理由（怠けているからではありません）
手作業のログは、どのチームでも同じ3か所で破綻します。
- コピーの作業は、忙しい日に真っ先に落とされます。 だからこそ、いちばん欲しいリードほど書き漏らしてしまうのです。
- 誰も信頼できる担当者列がありません。 二人が返信したり、誰も返信しなかったりします。
- シートとインボックスが食い違います。 コメントには返信済みなのに、行はまだ「未対応」のままです。
解決策は、スレッド自体を記録にすることです。そうすれば、見る場所は1か所だけになります。
ステップ1：リードを3〜4つのフレーズで定義する
大事なシグナルを、皆さんが実際に使う言葉で書き出しましょう。最初のリストとしては、価格や費用、リンクや購入場所、在庫や「発送できますか」、予約や見積もりがおすすめです。商品ラインや拠点が複数あるなら、それぞれに行を追加してください。
除外する言葉も書いておきましょう。「価格マッチ」「高すぎる」「返金」は別のレーンに属します。シグナルリストについては、コメントからリードへの自動化ガイドで詳しく解説しています。
ステップ2：キーワードルールでスレッドにタグを付ける
Mydropのソーシャルインボックスでは、自動返信ルールが「いずれかを含む」「すべてを含む」「完全一致」のキーワードマッチと除外条件で判定します。コメントがマッチすると、ルールはスレッドにタグを付け、担当者を割り当て、誰かに通知し、返信の下書きを作成できます。スプレッドシートの代わりになるのは、このタグ付けの部分です。
| ルールのトリガー | ルールが行うこと |
|---|---|
| 「価格」「費用」「いくら」を含む | タグ：リード。営業担当者に割り当て |
| 「リンク」「送って」「ガイド」を含む | タグ：リード。返信してDMでリンクを送信 |
| 「予約」「見積もり」「デモ」を含む | タグ：ホットリード。担当者に通知 |
| 「返金」「壊れた」「詐欺」を含む | タグ：リスク。サポートに通知、自動返信なし |
無料特典やガイド、リンクを求めるコメントには、トリガーワードがコメントの下で返信し、DMでリンクを送ります。
ステップ3：タグ付けしたスレッドすべてに担当者とステータスを付ける
タグは、そのスレッドが何であるかを示します。担当者とステータスは、次に何をするかを示します。ステータスは新規、会話中、受注、失注の4つだけにしましょう。次のチームメンバーに必要な文脈がある場合は、メモを追加します。たとえば「20席を希望、請求書について質問あり」などです。
ここは、重複した返信を止める場所でもあります。スレッドに担当者がいれば、他の誰も返信しません。
ステップ4：判断が必要な場面には人を残す
自動化はタグ付けと振り分けを担当します。お金、クレーム、具体的な内容が絡むものは人が対応しましょう。返信の下書きを作るルールは承認を手動に設定し、1週間下書きを読んでから自動に切り替えます。クールダウンを設定すれば、同じ人に自動返信が2通続けて届くのを防げます。
トリガーリストが拾いすぎる場合は、ルールをオフにするのではなく除外条件を調整しましょう。毎週金曜日に10分あれば十分です。
ステップ5：CSVを1つ書き出してループを閉じる
週に1回、タグ付けしたスレッドをCSVに書き出し、売上に責任を持つ人に送りましょう。ファイルにはコメントの内容、タグ、担当者、ステータスがすでに入っています。次の書き出しの前に、担当者に各スレッドを受注か失注でマークしてもらってください。
この最後のステップが、データを生み出すステップです。1か月もすれば、どのフレーズ、投稿、プラットフォームが成約につながるリードを生み、どれが雑談しか生まないかがわかります。あるルールのリードがまったく成約しないなら、そのルールは削除しましょう。
今日、最初のルールを作りましょう
皆さんがいちばんよく使う3つのフレーズを取り上げ、1つのルールとして書き、アクションをタグ付けと割り当てに設定します。その1つのルールだけで、追跡のなかでいちばんミスが起きやすい部分がすでに消えます。複数のプロフィールで動かしたいなら、Mydropを無料で始めて、1つのインボックスに接続しましょう。
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