Pas besoin d'un tableur pour suivre les leads venus des commentaires. Il te faut quatre infos, capturées à l'instant où le commentaire arrive : ce qu'il dit, qui s'en occupe, où il en est, et comment ça s'est terminé. Si ton inbox peut stocker tout ça directement sur la conversation, le tableur disparaît. Et avec lui, les leads qui se perdaient entre deux copier-coller.
TLDR : Définis à quoi ressemble un lead dans un commentaire, laisse les règles par mots-clés le taguer à l'arrivée, attribue un responsable et un statut à chaque conversation taguée, et exporte un CSV par semaine. Rien n'est retapé, donc rien n'est oublié.
Pourquoi le tableur ne tient pas (ce n'est pas de la paresse)
Un suivi manuel craque toujours aux mêmes trois endroits, dans toutes les équipes :
- L'étape de copie saute en premier les jours chargés. Résultat : les leads que tu veux le plus sont justement ceux que tu n'as pas notés.
- Aucune colonne responsable ne tient la route. Deux personnes répondent, ou personne.
- Le tableur et l'inbox ne sont jamais d'accord. Le commentaire a eu sa réponse, mais la ligne dit encore « ouvert ».
La solution : faire de la conversation elle-même le registre. Comme ça, un seul endroit à consulter.
Étape 1 : définis un lead en trois ou quatre formules
Note les signaux qui comptent pour toi, avec les mots que les clients emploient vraiment. Une bonne liste de départ : prix ou tarif, lien ou où acheter, disponibilité ou « vous livrez », réservation ou devis. Ajoute une ligne par gamme de produits ou par point de vente si tu en as plusieurs.
Écris aussi les exclusions : « alignement de prix », « trop cher » et « remboursement » appartiennent à une autre catégorie. Le guide pour transformer les commentaires en leads creuse la question des listes de signaux.
Étape 2 : laisse les règles par mots-clés taguer la conversation
Dans l'inbox Mydrop, une règle de réponse auto détecte les mots-clés avec les modes contient l'un, tous ou exact, plus des exclusions. Quand un commentaire correspond, la règle peut taguer la conversation, l'attribuer, prévenir quelqu'un ou préparer une réponse. C'est le tag qui remplace ton tableur.
| Déclencheur de la règle | Ce que fait la règle |
|---|---|
| Contient « prix », « tarif », « combien » | Tag : Lead. Attribuer au responsable ventes |
| Contient « lien », « envoie-moi », « guide » | Tag : Lead. Répondre et envoyer le lien en DM |
| Contient « réserver », « devis », « démo » | Tag : Lead chaud. Prévenir le responsable |
| Contient « remboursement », « cassé », « arnaque » | Tag : Risque. Prévenir le support, pas de réponse auto |
Pour les commentaires qui demandent un cadeau, un guide ou un lien, les mots déclencheurs répondent sous le commentaire et envoient le lien en DM.
Étape 3 : donne à chaque conversation taguée un responsable et un statut
Un tag dit ce qu'est une conversation. Un responsable et un statut disent ce qui se passe ensuite. Garde seulement quatre statuts : Nouveau, En discussion, Gagné, Perdu. Ajoute une note quand une personne a un contexte dont le prochain a besoin, du genre « veut 20 licences, a demandé pour les factures ».
C'est aussi là que tu arrêtes les réponses en double. Si une conversation a un responsable, personne d'autre n'y répond.
Étape 4 : garde les humains sur les moments qui demandent du jugement
L'automatisation doit taguer et router. Une personne doit gérer tout ce qui touche à l'argent, aux réclamations ou aux cas précis. Passe les règles qui préparent des réponses en validation manuelle, puis bascule une règle en automatique seulement après avoir relu ses brouillons pendant une semaine. Un délai de refroidissement évite qu'une même personne reçoive deux réponses auto d'affilée.
Si ta liste de déclencheurs attrape trop de choses, ajuste les exclusions au lieu de couper la règle. Dix minutes chaque vendredi suffisent.
Étape 5 : exporte un CSV et boucle la boucle
Une fois par semaine, exporte les conversations taguées en CSV et envoie-le à qui gère le chiffre d'affaires. Le fichier contient déjà le texte du commentaire, les tags, le responsable et le statut. Demande au responsable de marquer chaque conversation Gagné ou Perdu avant le prochain export.
C'est cette dernière étape qui te donne des données. Au bout d'un mois, tu vois quelles formules, quels posts et quelles plateformes produisent des leads qui signent, et lesquels ne produisent que du bavardage. Si les leads d'une règle ne convertissent jamais, supprime la règle.
Crée ta première règle aujourd'hui
Prends les trois formules que tes clients utilisent le plus, écris-les en une seule règle, et mets l'action sur taguer et attribuer. Cette règle seule élimine déjà la partie la plus fragile de ton suivi. Et si tu veux la faire tourner sur plusieurs profils, démarre gratuitement avec Mydrop et connecte-les à une seule inbox.
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