Você não precisa de planilha para acompanhar leads dos comentários. Você precisa de quatro campos preenchidos no momento em que o comentário chega: o que a pessoa disse, quem é o responsável, em que etapa está e como terminou. Se a sua caixa de entrada consegue guardar isso na própria conversa, a planilha some, e os leads que se perdiam entre um copiar e colar e outro também.
TLDR: Defina como é um lead em um comentário, deixe as regras de palavras-chave marcarem com tag na chegada, atribua um responsável e um status a cada conversa marcada e exporte um CSV por semana. Nada é digitado de novo, então nada é esquecido.
Por que a planilha falha (e não é preguiça)
Um registro manual quebra nos mesmos três pontos em qualquer time:
- O passo de copiar é a primeira coisa que fica de lado num dia corrido, então os leads que você mais quer são justamente os que não foram anotados.
- Não existe uma coluna de responsável em que alguém confie. Duas pessoas respondem, ou ninguém responde.
- A planilha e a caixa de entrada discordam. O comentário foi respondido, mas a linha ainda diz "aberto".
A solução é fazer da própria conversa o registro, para você ter um único lugar onde olhar.
Passo 1: defina um lead em três ou quatro frases
Escreva os sinais que importam para você, com as palavras que os clientes realmente usam. Uma boa lista inicial é preço ou valor, link ou onde comprar, disponibilidade ou "vocês entregam", agendamento ou orçamento. Adicione uma linha para cada linha de produto ou localização, se você tiver várias.
Escreva também as exclusões: "achou mais barato", "muito caro" e "reembolso" pertencem a outra trilha. O guia de automação de comentário para lead aprofunda as listas de sinais.
Passo 2: deixe as regras de palavras-chave marcarem a conversa
Na caixa de entrada social do Mydrop, uma regra de resposta automática encontra palavras-chave com correspondência de contém qualquer, todas ou exata, além de exclusões. Quando um comentário corresponde, a regra pode marcar a conversa com tag, atribuí-la, avisar alguém ou rascunhar uma resposta. A marcação com tag é a parte que substitui a sua planilha.
| Gatilho da regra | O que a regra faz |
|---|---|
| Contém "preço", "valor", "quanto custa" | Tag: Lead. Atribui ao responsável de vendas |
| Contém "link", "me manda", "guia" | Tag: Lead. Responde e envia o link no direct |
| Contém "agendar", "orçamento", "demonstração" | Tag: Lead quente. Avisa o responsável |
| Contém "reembolso", "quebrado", "golpe" | Tag: Risco. Avisa o suporte, sem resposta automática |
Para comentários que pedem um brinde, guia ou link, as palavras-gatilho respondem embaixo do comentário e mandam o link no direct.
Passo 3: dê a cada conversa marcada um responsável e um status
Uma tag diz o que a conversa é. Um responsável e um status dizem o que acontece depois. Use só quatro status: Novo, Em conversa, Ganho, Perdido. Adicione uma nota quando alguém tiver um contexto que o próximo colega precisa saber, como "quer 20 licenças, perguntou sobre nota fiscal".
É aqui também que você acaba com as respostas duplicadas. Se a conversa tem um responsável, mais ninguém responde.
Passo 4: mantenha os humanos nos momentos que pedem julgamento
A automação deve marcar e encaminhar. Uma pessoa deve cuidar de tudo que envolve dinheiro, reclamações ou detalhes específicos. Deixe a aprovação como manual nas regras que rascunham respostas, e só mude uma regra para automática depois de ler os rascunhos dela por uma semana. Um intervalo de espera evita que a mesma pessoa receba duas respostas automáticas seguidas.
Se a sua lista de gatilhos pega coisa demais, ajuste as exclusões em vez de desligar a regra. Dez minutos toda sexta já bastam para isso.
Passo 5: exporte um CSV e feche o ciclo
Uma vez por semana, exporte as conversas marcadas para CSV e envie para quem responde pela receita. O arquivo já vem com o texto do comentário, as tags, o responsável e o status preenchidos. Peça ao responsável para marcar cada conversa como Ganho ou Perdido antes da próxima exportação.
Esse último passo é o que te dá dados. Depois de um mês, você vê quais frases, posts e plataformas geram leads que fecham, e quais só geram conversa. Se os leads de uma regra nunca convertem, apague a regra.
Crie a primeira regra hoje
Pegue as três frases que os clientes mais usam, escreva como uma regra e defina a ação para marcar com tag e atribuir. Essa única regra já elimina a parte mais sujeita a erro do seu acompanhamento. Se você quiser isso rodando em vários perfis, comece de graça com o Mydrop e conecte todos a uma só caixa de entrada.
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