No necesitas una hoja de cálculo para seguir los leads que llegan por comentarios. Necesitas cuatro datos capturados en el momento en que llega el comentario: qué decía, quién lo lleva, en qué fase está y cómo terminó. Si tu inbox puede guardar eso en el propio hilo, la hoja desaparece. Y con ella, los leads que se perdían entre copiar y pegar.
TLDR: Define qué es un lead en un comentario, deja que las reglas de palabras clave lo etiqueten al llegar, asigna un responsable y un estado a cada hilo etiquetado y exporta un CSV a la semana. No se vuelve a escribir nada, así que no se olvida nada.
Por qué falla la hoja de cálculo (y no es por pereza)
El registro manual se rompe siempre en los mismos tres puntos, en todos los equipos:
- El paso de copiar es lo primero que se cae en un día a tope, así que los leads que más te interesan son justo los que no apuntaste.
- No hay una columna de responsable en la que confíe nadie. O responden dos personas, o no responde ninguna.
- La hoja y el inbox no dicen lo mismo. El comentario ya está respondido, pero la fila sigue en "abierto".
La solución es que el propio hilo sea el registro, para que solo haya un sitio donde mirar.
Paso 1: define un lead en tres o cuatro frases
Apunta las señales que te importan, con las palabras que usan de verdad tus clientes. Una buena lista para empezar: precio o cuánto cuesta, link o dónde comprar, disponibilidad o "¿hacéis envíos?", reserva o presupuesto. Añade una fila por cada línea de producto o ubicación si tienes varias.
Y apunta también las exclusiones: "igualamos el precio", "es muy caro" y "reembolso" van por otro camino. La guía de automatización de comentarios a leads entra más a fondo en las listas de señales.
Paso 2: deja que las reglas de palabras clave etiqueten el hilo
En el inbox social de Mydrop, una regla de respuesta automática detecta palabras clave con coincidencia de contiene cualquiera, contiene todas o exacta, además de exclusiones. Cuando un comentario coincide, la regla puede etiquetar el hilo, asignarlo, avisar a alguien o preparar un borrador de respuesta. El etiquetado es la parte que sustituye a tu hoja de cálculo.
| Disparador de la regla | Qué hace la regla |
|---|---|
| Contiene "precio", "cuánto cuesta", "cuánto vale" | Etiqueta: Lead. Asigna al responsable de ventas |
| Contiene "link", "mándame", "guía" | Etiqueta: Lead. Responde y envía el link por DM |
| Contiene "reservar", "presupuesto", "demo" | Etiqueta: Lead caliente. Avisa al responsable |
| Contiene "reembolso", "roto", "estafa" | Etiqueta: Riesgo. Avisa a soporte, sin respuesta automática |
Para los comentarios que piden un recurso gratuito, una guía o un link, las palabras de activación responden bajo el comentario y envían el link por DM.
Paso 3: asigna a cada hilo etiquetado un responsable y un estado
Una etiqueta dice qué es un hilo. Un responsable y un estado dicen qué pasa después. Usa solo cuatro estados: Nuevo, En conversación, Ganado, Perdido. Añade una nota cuando alguien tenga contexto que el siguiente compañero necesite, por ejemplo "quiere 20 licencias, ha preguntado por las facturas".
Aquí también es donde cortas las respuestas duplicadas. Si un hilo tiene responsable, nadie más lo contesta.
Paso 4: deja a las personas en los momentos que piden criterio
La automatización debe etiquetar y derivar. Lo que tenga que ver con dinero, quejas o detalles concretos lo lleva una persona. Pon la aprobación en manual en las reglas que preparan respuestas, y pasa una regla a automática solo después de haber leído sus borradores durante una semana. Un tiempo de espera evita que la misma persona reciba dos respuestas automáticas seguidas.
Si tu lista de disparadores atrapa demasiado, ajusta las exclusiones en vez de apagar la regla. Con diez minutos cada viernes vas sobrado.
Paso 5: exporta un CSV y cierra el círculo
Una vez a la semana, exporta los hilos etiquetados a CSV y mándalo a quien lleve los ingresos. El archivo ya trae el texto del comentario, las etiquetas, el responsable y el estado. Pídele al responsable que marque cada hilo como Ganado o Perdido antes de la siguiente exportación.
Ese último paso es el que te da datos. Al mes ya puedes ver qué frases, publicaciones y plataformas generan leads que se cierran, y cuáles solo generan conversación. Si los leads de una regla nunca convierten, borra la regla.
Crea la primera regla hoy
Coge las tres frases que más usan tus clientes, escríbelas como una sola regla y pon la acción de etiquetar y asignar. Esa única regla ya te quita la parte de tu seguimiento donde más fallos hay. Si quieres tenerla funcionando en varios perfiles, empieza gratis con Mydrop y conéctalos a un mismo inbox.
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