El mejor calendario social para varias marcas es un calendario por marca con una vista combinada por encima, y los mismos cinco campos en cada publicación. Con esa estructura, los equipos locales van rápido y el equipo central sigue viendo cada fecha, cada responsable y cada estado de aprobación en un solo sitio.
TLDR: Dale a cada marca su propio calendario, añade una vista combinada compartida y exige cinco campos en cada publicación: marca, región, plataforma, responsable y estado. Reparte las publicaciones en tres carriles de aprobación según el riesgo. Revisa la vista combinada 20 minutos cada semana.
Por qué un único calendario compartido se rompe a partir de la cuarta marca
Un solo calendario compartido funciona hasta que llegas a unas cuatro marcas. A partir de ahí fallan tres cosas. Las publicaciones de distintas marcas se tapan unas a otras. Nadie distingue un borrador de una publicación aprobada. Y acaba habiendo una sola persona que recuerda qué campaña va dónde.
La solución no es una hoja de cálculo mejor. La solución es separar dónde se trabaja (por marca) de dónde se revisa el trabajo (la vista combinada).
Los cinco campos que necesita cada publicación
Si a una publicación le falta alguno de estos, no debería poder pasar a "programada":
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Marca | Evita publicar por error en el perfil equivocado |
| Región e idioma | Permite a los equipos locales filtrar su propio trabajo |
| Plataforma | Cada plataforma tiene sus límites y formatos |
| Responsable | Una persona con nombre y apellidos, no un equipo |
| Estado | Borrador, en revisión, aprobada, programada |
Añade un sexto campo solo cuando un fallo real te obligue a ello. Cada campo extra frena a quien lo rellena.
Tres carriles de aprobación, ordenados por riesgo
La mayoría de los equipos pasan todo por los mismos revisores y luego se preguntan por qué se atasca la semana del lanzamiento. Mejor ordena por riesgo.
- Carril verde: publicaciones rutinarias con plantillas ya aprobadas. El responsable local publica sin revisión.
- Carril ámbar: ofertas nuevas, creatividades nuevas y cualquier afirmación con una cifra. Un revisor, normalmente el responsable de marca.
- Carril rojo: temas regulados, afirmaciones legales y respuestas de crisis. Responsable de marca más legal, y nada se programa hasta que los dos dan el visto bueno.
Escribe la regla en un párrafo y fíjala al calendario. En los datos de Mydrop sobre aprobaciones de clientes, el tiempo medio desde el envío hasta la aprobación era de 6 horas, y el 66% se aprobaba en menos de 24 horas. Las aprobaciones rápidas son lo normal cuando el revisor ve la publicación en contexto y sabe qué se le está pidiendo.
Separa el carril global del carril local
Las regiones necesitan dos tipos de fechas:
- Fechas globales: lanzamientos de producto y momentos de marca que todos los mercados deben publicar. Los gestiona el equipo central, y se traducen y adaptan en local.
- Fechas locales: festivos, eventos locales y ofertas específicas de cada mercado. Los gestiona la región por completo.
Pon los dos carriles de colores distintos. Cuando un responsable local abre el calendario, lo primero que debe ver es qué publicaciones globales tiene que apoyar esta semana, y lo segundo, su propio espacio.
Dale a cada marca un Workspace y conecta los carriles con las aprobaciones
Cada marca tiene su propio Workspace con su propio calendario, y la vista combinada muestra todas las marcas a la vez. Los roles deciden quién puede editar, quién solo puede comentar y quién puede publicar. Los flujos de aprobación encajan directamente con los tres carriles: las publicaciones verdes se saltan la revisión, las ámbar van a un aprobador y las rojas a dos. Los comentarios se quedan pegados a la publicación, así los revisores no responden en un hilo de chat que luego nadie encuentra. Las vistas previas muestran cómo quedará la publicación en cada plataforma antes de que nadie la apruebe.
También puedes configurarlo para que un representante local pueda crear borradores y programar, pero no publicar sin aprobación, algo que encaja muy bien con agencias y modelos de franquicia. Echa un vistazo a Workspaces para ver la estructura.
Haz una revisión semanal de 20 minutos
Una vez a la semana, el responsable central abre la vista combinada y comprueba tres cosas:
- Huecos: cualquier marca con menos de tres publicaciones programadas para los próximos siete días.
- Choques: dos marcas publicando sobre el mismo tema en la misma hora y en la misma región.
- Publicaciones atascadas: cualquiera que lleve más de 24 horas en revisión.
Esa es toda la reunión. Si una publicación está atascada, el responsable avisa al revisor en los comentarios de la publicación, no en un chat aparte.
Crea hoy el calendario de tu primera marca
Elige tu marca más activa, crea su calendario con los cinco campos y reparte las publicaciones de la próxima semana en los tres carriles. Cuando eso funcione, copia la configuración a la siguiente marca. Empezar con una marca te lleva una tarde, y las demás se suman en minutos. Puedes montarlo en una cuenta de Mydrop gratis.
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