當設計和發文之間的交接開始讓你掉貼文，就是該把設計素材匯進社群工作區的時候了。如果有人曾經發錯檔案版本，或是花了 20 分鐘問「最終版在哪」，那你早就該動手了。 匯入之後，每篇貼文的素材都只有一個來源，而且緊緊跟著它所屬的品牌。
TLDR： 遇到這四種情況就該匯入外部素材：(1) 設計師和發文的人不是同一個，(2) 你手上不只一個品牌，(3) 已經發生過發錯版本的事，或 (4) 審核時看的是截圖而不是檔案。如果你只有一個帳號、幾張圖，那就不用麻煩了。
四個徵兆，告訴你該匯入了
1. 設計和發文是不同的人。 設計師在 Canva 做完，丟個連結過來。社群小編下載、改名、上傳，然後祈禱這是最新的版本。每一步，都是一個弄丟版本的地方。
2. 你手上不只一個品牌。 品牌來到三個以上，檔名就開始撞、資料夾就開始亂。素材必須歸在它所屬的品牌底下，才不會有人把 A 客戶的模板發到 B 客戶的粉專。
3. 已經發錯版本上線了。 一個錯的 logo、一個舊的價格，或是一張還留著佔位符的草稿，一次就夠了。從那之後，「小心一點」就不算流程。
4. 審核的人看截圖就按通過。 如果客戶在群組裡看著一張貼上的圖就說 OK，那他們核准的東西，跟你實際發出去的東西，是兩個不同的檔案。審核應該綁在真正的素材上。
什麼情況下不值得匯入
一個獨立創作者、30 張圖、一個品牌，根本不需要什麼流程。省下設定時間吧。等到出現第二個品牌、第二個人，或客戶要審核的那一步，再回來處理就好。
匯入也救不了亂七八糟的來源檔。如果你的 Canva 資料夾本來就一團亂，匯入只是把這團亂複製過來。先把來源整理乾淨，再來接。
五步乾淨匯入
| 步驟 | 做什麼 | 為什麼重要 |
|---|---|---|
| 1 | 每個品牌挑一個唯一的來源（Canva 資料夾或 Drive 資料夾） | 避免同時存在兩個「最終版」 |
| 2 | 講好命名規則：品牌、活動、格式、日期 | 用搜尋取代開口問 |
| 3 | 匯進品牌自己的素材庫，不要丟進共用大池子 | 把不同客戶隔開 |
| 4 | 匯入時就依活動和格式貼標籤 | 之後重複使用只要 10 秒 |
| 5 | 送審前先把匯入的檔案附到貼文上 | 審核的人看到的就是真正要發的東西 |
動任何工具之前，先拿張紙把第 1 步和第 2 步寫下來。花你 15 分鐘，就能擋掉大部分的問題。
舉個例子：一間有四家客戶的代理商，每家客戶挑一個 Canva 資料夾當來源，講好 client-campaign-format-date 的命名規則，每份完成的設計在核准當天就匯進該客戶的素材庫。一個月內，再也沒人問「哪一個才是最終版？」，因為每篇貼文只存在一個檔案。唯一要盯緊的規矩就是「當天匯入」，所以把它放進設計師的交接清單裡。
Mydrop 怎麼處理匯入
Mydrop 接上了 Canva 和 Google Drive，完成的設計可以直接拉進工作區、附到貼文上，不用再下載上傳來回跑。每個品牌都有自己的素材庫，工作區則把不同客戶隔開，團隊成員只看得到他該看的素材。
審核也跟著變得更嚴謹。素材附在貼文上之後，客戶入口裡的審核者核准的是真正的檔案，他們核准什麼，發出去的就是什麼。想一步步看怎麼設定，請讀如何自動把 Canva 素材轉進社群素材庫。
匯入之後，讓素材庫保持乾淨的規矩
匯入是簡單的部分。要讓素材庫一直好用，得靠三個習慣。
- 每個品牌素材庫只有一個負責人。 由一個人決定什麼算最終版。
- 新版本進來的當天，就讓舊版本退休。 別讓 v1 跟 v2 並排躺在那。
- 活動結束後就刪掉或封存。 素材庫要比你對它的記憶還小，才幫得上忙。當它開始擁擠，就用素材庫清理檢查清單。
下一步：挑一個品牌試試看
挑你最亂的那個品牌。設好一個來源資料夾、講好命名規則、匯入這個月的活動，然後在送審前把每個檔案都附到對應的貼文上。接下來兩週，算算你花多少時間在找檔案。如果這個數字降了，就換下一個品牌照做。
Google 評論
Trustpilot 評論
Product Hunt comment
