Importa i file di design nel tuo workspace social quando il passaggio tra design e pubblicazione inizia a farti perdere dei post. Se è mai successo che qualcuno pubblicasse la versione sbagliata di un file, o perdesse 20 minuti a chiedere dov'è il definitivo, sei già oltre il punto. Importare dà a ogni post un'unica fonte per i suoi media, legata al brand a cui appartiene.
TLDR: Importa i file esterni quando (1) designer e publisher sono persone diverse, (2) gestisci più di un brand, (3) sono già usciti post con la versione sbagliata, o (4) le approvazioni si basano su screenshot invece che sui file. Lascia perdere se hai un solo account e una manciata di immagini.
Quattro segnali che è ora di importare
1. Design e pubblicazione sono persone diverse. Il designer finisce su Canva e manda un link. Il social manager scarica, rinomina, ricarica e spera sia l'ultimo export. Ogni passaggio è un'occasione per perdere una versione.
2. Gestisci più di un brand. Con tre o più brand, i nomi dei file si accavallano e le cartelle vanno alla deriva. I file devono stare sotto il brand a cui appartengono, così nessuno pubblica il template del Cliente A sulla pagina del Cliente B.
3. È andata online una versione sbagliata. Basta un logo errato, un prezzo vecchio o una bozza con un segnaposto. Dopo, "stai solo attento" non è un processo.
4. Chi rivede approva degli screenshot. Se i clienti approvano un'immagine incollata in chat, quello che hanno approvato e quello che pubblichi sono due file diversi. L'approvazione deve essere legata al file vero.
Quando importare non ne vale la pena
Un creator da solo con 30 immagini e un solo brand non ha bisogno di una pipeline. Risparmia il tempo di setup. Ci torni quando arriva un secondo brand, una seconda persona o un passaggio di approvazione del cliente.
Importare non sistema nemmeno i file di partenza disordinati. Se le tue cartelle Canva sono un caos, importando copi il caos. Prima metti in ordine la fonte, poi la colleghi.
Un import pulito in cinque passi
| Passo | Cosa fare | Perché conta |
|---|---|---|
| 1 | Scegli l'unica fonte di verità per brand (cartella Canva o cartella Drive) | Evita che esistano due versioni "definitive" |
| 2 | Concorda uno schema per i nomi: brand, campagna, formato, data | La ricerca sostituisce le domande |
| 3 | Importa nella libreria del brand, non in un calderone condiviso | Tiene separati i clienti |
| 4 | Tagga per campagna e formato al momento dell'import | Rende il riuso un lavoro da 10 secondi |
| 5 | Allega il file importato al post prima che vada in approvazione | Chi rivede vede la cosa vera |
Fai i passi 1 e 2 su carta prima di toccare qualsiasi tool. Bastano 15 minuti e prevengono la maggior parte dei problemi.
Un esempio veloce: un'agenzia con quattro clienti sceglie una cartella Canva per cliente come fonte, concorda lo schema cliente-campagna-formato-data e importa ogni design finito nella libreria di quel cliente lo stesso giorno in cui viene approvato. Nel giro di un mese nessuno chiede più "qual è il definitivo?", perché per ogni post esiste un solo file. L'unica regola da far rispettare è l'import nello stesso giorno, quindi mettila nella checklist di consegna del designer.
Come Mydrop gestisce l'import
Mydrop si collega a Canva e Google Drive, così un design finito può essere portato nel workspace e allegato a un post senza il giro di download e upload. Ogni brand ha la sua libreria, e i workspace tengono separati i clienti, così ogni membro del team vede solo i file che deve vedere.
Il tutto rende anche le approvazioni più precise. Quando il file è allegato al post, chi rivede nel portale clienti approva il file vero, e quello che ha approvato è quello che viene pubblicato. Per il setup passo passo, leggi come automatizzare il trasferimento dei file da Canva.
Regole per tenere pulita la libreria dopo l'import
Importare è la parte facile. Tenere la libreria utilizzabile richiede tre abitudini.
- Un responsabile per la libreria di ogni brand. Una persona decide cosa conta come definitivo.
- Dismetti le vecchie versioni il giorno in cui arriva quella nuova. Non lasciare la v1 accanto alla v2.
- Elimina o archivia quando la campagna si chiude. Una libreria serve solo se è più piccola della tua memoria. Quando si riempie, usa la checklist per fare pulizia nella libreria media.
Prossimo passo: provalo su un brand
Scegli il brand più incasinato. Imposta una cartella fonte, concorda lo schema dei nomi, importa la campagna di questo mese e allega ogni file al suo post prima dell'approvazione. Conta i minuti che passi a cercare file nelle due settimane successive. Se quel numero scende, ripeti con il brand successivo.
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