デザインと投稿の受け渡しが、投稿の機会を奪い始めたら。それが、デザイン素材をソーシャルワークスペースにインポートするタイミングです。間違ったバージョンのファイルで投稿してしまったことがある人、あるいは「最終版はどこ？」と聞いて20分を無駄にしたことがある人。それはもう手遅れではなく、変えどきです。 インポートすれば、すべての投稿でメディアの出どころがひとつに定まり、しかも所属するブランドとひも付きます。
TLDR: 次のいずれかに当てはまったら、外部素材をインポートしましょう。(1) デザイナーと投稿担当が別の人、(2) 複数のブランドを運用している、(3) 間違ったバージョンで投稿したことがある、(4) 承認がファイルではなくスクリーンショットでやり取りされている。画像が数枚だけの個人アカウントなら、今は不要です。
インポートすべき4つのサイン
1. デザインと投稿の担当が別の人。 デザイナーはCanvaで仕上げてリンクを送ります。投稿担当はダウンロードして、名前を変えて、アップロードして、最新の書き出しかどうかを祈る。この各ステップが、バージョンを失うポイントになります。
2. 複数のブランドを担当している。 3つ以上のブランドになると、ファイル名はぶつかり、フォルダは散らかります。素材は所属ブランドの下に置くべきです。そうすれば、クライアントAのテンプレートをクライアントBのページに投稿する事故が起きません。
3. 間違ったバージョンが公開されてしまった。 ロゴがひとつ違う、価格が古い、プレースホルダーが残った下書き。それだけで十分です。以降は「気をつけて」では、プロセスになりません。
4. 承認者がスクリーンショットでOKを出す。 クライアントがチャットに貼られた画像を承認しているなら、承認されたものと投稿されるものは別のファイルです。承認は、実際の素材にひも付くべきです。
インポートが不要なケース
画像が30枚、ブランドがひとつだけの個人クリエイターに、パイプラインは要りません。設定の時間は節約しましょう。2つ目のブランド、2人目の担当者、クライアントの承認ステップが出てきたら、また考えれば大丈夫です。
また、インポートしても、元のファイルが散らかっていれば解決しません。Canvaのフォルダが混沌としているなら、インポートはその混沌をコピーするだけです。まず元を整理してから、つなぎましょう。
すっきりインポートする5ステップ
| ステップ | やること | なぜ大切か |
|---|---|---|
| 1 | ブランドごとに「唯一の正解」となるソースをひとつ決める（CanvaフォルダかDriveフォルダ） | 「最終版」が2つ存在する状態を防ぐ |
| 2 | ファイル名のルールを決める：ブランド、キャンペーン、フォーマット、日付 | 聞かなくても検索で見つかる |
| 3 | 共有プールではなく、ブランド専用のライブラリにインポートする | クライアント同士が混ざらない |
| 4 | インポート時にキャンペーンとフォーマットでタグを付ける | 再利用が10秒で終わる |
| 5 | 承認に回す前に、インポートしたファイルを投稿に添付する | 承認者が本物を見られる |
ステップ1と2は、ツールに触る前に紙に書き出しましょう。15分で終わり、ほとんどの問題を防げます。
簡単な例です。4つのクライアントを抱える代理店が、クライアントごとにCanvaフォルダをひとつソースとして選び、client-campaign-format-dateというルールを決めます。仕上がったデザインは承認されたその日のうちに、そのクライアントのライブラリへインポート。1か月もすれば、「どれが最終版？」と聞く人はいなくなります。投稿ごとにファイルがひとつしかないからです。徹底すべきルールは「当日インポート」のひとつだけ。デザイナーの受け渡しチェックリストに入れておきましょう。
Mydropでのインポートの仕組み
MydropはCanvaとGoogle Driveにつながっているので、仕上がったデザインをダウンロードとアップロードのループなしでワークスペースに取り込み、投稿に添付できます。ブランドごとに専用のライブラリを持ち、ワークスペースでクライアントを分けられるので、チームメンバーは見るべき素材だけを見られます。
承認もぐっとスムーズになります。素材が投稿に添付されていれば、クライアントポータルの承認者は本物のファイルを確認でき、承認したものがそのまま公開されます。具体的な設定手順は、Canvaから素材を自動で転送する方法をご覧ください。
インポート後にライブラリをきれいに保つルール
インポート自体はかんたんです。ライブラリを使いやすく保つには、3つの習慣が必要です。
- ブランドライブラリごとに担当者をひとり決める。 何が最終版かを決めるのは、その人だけ。
- 新しい版が届いたその日に、古い版を引退させる。 v1をv2の隣に残さないこと。
- キャンペーンが終わったら削除かアーカイブを。 ライブラリは、自分の記憶より小さくないと役に立ちません。膨らんできたら、メディアライブラリ整理チェックリストを使ってください。
次のステップ：まず1ブランドで試す
いちばん散らかっているブランドを選びましょう。ソースフォルダをひとつ決めて、名前のルールを合意して、今月のキャンペーンをインポート。承認前にすべてのファイルを投稿へ添付します。次の2週間で、ファイルを探すのに使った時間を数えてみてください。その数字が減ったら、次のブランドでも同じことを。
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
