当同样的步骤每周都在重复，漏掉一步就要搭上时间，就该给客户投稿上自动化了：确认收到、检查缺漏、分给对的人、催一催拖延的客户。 但凡需要判断的事，比如内容好不好、符不符合策略，都留给人来做。
一句话总结： 客户收稿里有四个机械步骤可以自动化（确认收到、标出缺了什么、分给负责人、催一催拖延的客户）。质量和策略上的决定，别自动化。如果你每月投稿量不到十条，先把流程手工跑顺再说。
可以放心自动化的四个步骤
客户投稿容易出问题的地方，其实都能预料到。内容从三个渠道涌进来，没人确认收到，某个文件缺了，客户那边也没动静了。这些，每一条都能写成一条规则。
- 确认收到。 让客户知道东西你已经拿到了。这样就不会再有“你收到我邮件了吗？”这种追问。
- 检查完整性。 缺文案、缺图、缺日期？立刻问客户，而不是拖到三天后。
- 分给负责人。 按品牌或内容类型，自动送到对的人手上。
- 催一催拖延的回复。 客户 24 小时内没回审核请求，就自动发一条提醒。
这几步有个共同点：让人去做，一点价值都不加。它们只是检查和提醒，交给规则来做，更快，而且永远不会忘。
该自动化还是留人工：一张决策表
不是所有事都适合写进触发器。拿不准的时候，看这张表。
| 步骤 | 要自动化吗？ | 原因 |
|---|---|---|
| 确认收到内容 | 要 | 每次都是同一句话 |
| 标出缺失的文件或文案 | 要 | 这是核对清单，不是判断 |
| 分配给品牌的负责人 | 要 | 按固定规则来 |
| 提醒拖延的审批人 | 要 | 按时间触发，重复性高 |
| 判断内容符不符合品牌调性 | 不要 | 需要判断 |
| 重写不够好的文案 | 不要 | 得靠人，或者人来改 AI 草稿 |
| 应对客户的反对意见 | 不要 | 这是关系问题，不是流程问题 |
| 批准帖子发布 | 不要 | 保留一个明确的审批人 |
一个好用的判断标准：如果这条指令能写成“当 X 发生时，就做 Y”，中间不用出现“判断”两个字，那就自动化。如果指令里必须有“判断”，那就留给人。
什么时候先别急着自动化
自动化能让稳定的流程更快。它同样也能让不稳定的流程更快。
收稿方式还在变，就先等等。 如果你每个月都在改客户提交内容的方式，规则每次都会失效。先手工跑四周，把一直没变的步骤记下来，只自动化这些。
量太少，就先等等。 每月投稿不到十条左右时，一张清单加一个日历提醒，成本比搭建和维护规则还低。这个数字是我们的经验值，不是实测出来的门槛。
客户不愿意用这个入口，就先等等。 触发器只有在内容进到它能看见的地方时才管用。先把入口理顺：一个链接、一个邮箱，或者一个门户。
五步搭好客户收稿规则
- 选定一个入口。 客户只往一个地方发内容，其他渠道一律引导过去。
- 写下必交清单。 一次投稿必须有的三到五项（文案、图片、日期、平台、链接）。
- 给每个品牌指定负责人。 规则得知道把活儿送到哪儿。
- 设一条提醒。 先从 24 小时提醒开始。只有第一条被无视了，才加第二条。
- 每周复盘例外情况。 看看规则没接住的是什么，再决定是加规则还是留给人。
先从一个客户开始。在一个品牌上把规则跑通，再复制这套设置。万一规则出了岔子，代价只是一个客户犯迷糊，而不是所有客户。
日历、门户和提醒，放在一个工具里
在 Mydrop 里，这些环节不用定制就能连起来。内容进到共享日历，负责人审核，客户通过免登录客户门户审批。自动化负责那些按规则走的步骤，跟进就不再靠谁记性好。
Mydrop 自己的数据显示，66% 的客户审批在 24 小时内完成，中位数是 6 小时。也就是说，大多数客户回得很快，提醒主要是为慢的那三分之一准备的。24 小时提醒，针对的正好是这群人。
如果某条规则没按你预期触发，排查清单里列了常见原因。审批这一块，可以读读为什么客户审批会带来协作债。
今天就为一个客户写好必交清单
挑一个最慢的客户，写下每次投稿必须有的三到五样东西，下次提需求时把这份清单一并发过去。然后设一条 24 小时提醒。想把日历、门户和提醒放进一个工具里，免费开始用 Mydrop。
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