客戶送件每週都在重複同樣的步驟，而且漏一步就要付出時間代價，那就交給自動化觸發：確認收到、檢查缺件、分派、提醒。 至於需要判斷的事，例如內容好不好、符不符合策略，一律留給人。
TLDR： 客戶收件流程裡有四個機械步驟可以自動化（確認收到、標出缺件、分派給負責人、催一下拖稿的客戶）。品質和策略的決定不要自動化。如果你每月收件不到十件，先用手動把流程跑順。
四個可以安心自動化的步驟
客戶送件出錯的地方，其實都很好預測。內容從三個管道進來，沒人確認，少了一個檔案，然後客戶就消失了。這些狀況，每一個都能寫成一條規則。
- 確認收到。 讓客戶知道你收到了，就不會再有人問「你有收到我的 email 嗎？」
- 檢查完整性。 少了文案、圖片或日期，當下就問客戶，不要拖到三天後。
- 分派給負責人。 依品牌或內容類型，直接送到對的人手上。
- 催一下晚回的。 客戶 24 小時內沒回覆審核請求，就自動發提醒。
這幾個步驟有個共通點：讓人來做，一點價值都加不了。它們本質上就是檢查和提醒，交給規則做，更快，而且永遠不會忘。
該自動化還是留給人：判斷表
不是每件事都該寫進觸發規則。不確定的時候，看這張表。
| 步驟 | 要自動化嗎？ | 原因 |
|---|---|---|
| 確認收到內容 | 要 | 每次都是同一句話 |
| 標出缺漏的檔案或文案 | 要 | 這是檢查清單，不是判斷 |
| 分派給各品牌的負責人 | 要 | 依固定規則就能決定 |
| 提醒晚審核的人 | 要 | 看時間、又重複 |
| 判斷內容符不符合品牌調性 | 不要 | 需要判斷 |
| 改寫不夠力的文案 | 不要 | 需要人，或人來編修 AI 草稿 |
| 回應客戶的反彈 | 不要 | 這是關係，不是流程 |
| 核准貼文發布 | 不要 | 保留一位具名核准人 |
有個好用的測試：如果這條指令可以寫成「當 X 發生，就做 Y」，而且不用出現「判斷」兩個字，那就自動化。如果指令裡非得有「判斷」，就留給人。
什麼時候還不該自動化
自動化會讓穩定的流程更快，也會讓不穩定的流程更快。
收件方式還在變，就先等等。 如果你每個月都在改客戶送件的方式，規則每次都會壞。先用人工跑四週，把沒變的步驟記下來，只自動化那些。
量太少，就先等等。 每月收件不到十件左右，一張檢查清單加一個行事曆提醒，比建規則、養規則還省。這個數字是我們的經驗法則，不是量測出來的門檻。
客戶不肯用你的入口，就先等等。 觸發規則要生效，內容得先進到它看得到的地方。先把入口搞定：一個連結、一個 email 地址，或一個 portal。
五個步驟，設好客戶收件規則
- 選定一個入口。 客戶只從一個地方送內容，其他管道一律導回這裡。
- 寫出必備清單。 每件送件必須有三到五樣東西（文案、圖片、日期、平台、連結）。
- 每個品牌指定負責人。 規則要有地方把工作送出去。
- 先設一個提醒。 從 24 小時的催稿開始。第一個被忽略，再加第二個。
- 每週看一次例外。 看看規則沒接到什麼，再決定要加規則，還是留給人。
先從一個客戶開始。在一個品牌上驗證規則，再把整套設定複製過去。規則出錯，代價只有一個客戶搞不清楚，不會全部一起亂。
行事曆、portal 和提醒，放在同一個工具裡
在 Mydrop，這些環節不用客製設定就能串起來。內容進到共用行事曆，負責人審過，客戶再透過免登入的客戶 portal 核准。自動化 處理那些照規則走的步驟，後續追蹤就不用靠誰記得住。
從 Mydrop 自家的數據來看，66% 的客戶審核在 24 小時內完成，中位數是 6 小時。也就是說，大多數客戶回得很快，提醒主要是為了慢的那三分之一。24 小時的催稿，剛好就對準這群人。
如果規則沒照你預期觸發，排查清單 整理了常見原因。審核這一端，可以讀讀為什麼客戶審核會累積協作債。
今天就為一個客戶寫好必備清單
挑你最慢的那個客戶，寫下每件送件必備的三到五樣東西，跟著下一次的請求一起寄出去。然後設一個 24 小時提醒。想把行事曆、portal 和提醒放在同一個工具裡，免費開始用 Mydrop。
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