クライアントからの入稿に自動化を使うべきなのは、同じステップが毎週繰り返され、1つでも抜けると時間を損する場合です。具体的には受領連絡、チェック、振り分け、リマインドの4つ。一方、コンテンツの出来が良いか、戦略に合っているかといった判断が必要な部分は、人に任せましょう。
TLDR: クライアント入稿の機械的な4ステップ（受領確認、不足項目の指摘、担当者への振り分け、遅れているクライアントへの催促）は自動化しましょう。品質や戦略の判断は自動化しないでください。月の入稿が10件未満なら、まず手作業でプロセスを整えましょう。
自動化しても安全な4つのステップ
クライアント入稿は、決まったところでつまずきます。コンテンツが3つの経路で届き、誰も受領を確認せず、ファイルが足りず、クライアントが音信不通になる。どれも、一度ルールを書けば済む話です。
- 受領を確認する。 クライアントは「届いた」とわかります。「メール届きましたか？」というやり取りが消えます。
- 不足をチェックする。 キャプション、画像、日付が欠けていれば、3日後ではなくすぐにクライアントへ確認できます。
- 担当者に振り分ける。 ブランドやコンテンツの種類に応じて、適切な人へ届きます。
- 返信が遅い場合に催促する。 レビュー依頼に24時間応答がなければ、リマインドを送ります。
これらのステップに共通するのは、人がやっても何の付加価値も生まないという点です。チェックと催促だからこそ、ルールに任せれば速く、しかも忘れません。
自動化か手動か：判断表
すべてをトリガーに押し込む必要はありません。迷ったらこの表を使ってください。
| ステップ | 自動化する？ | 理由 |
|---|---|---|
| コンテンツの受領確認 | する | 毎回同じメッセージだから |
| 不足ファイルやコピーの指摘 | する | 判断ではなくチェックリストだから |
| ブランド担当者への割り当て | する | 決まったルールに基づくから |
| 承認が遅い人へのリマインド | する | 時間ベースで繰り返しだから |
| コンテンツがブランドに合うかの判断 | しない | 判断が必要だから |
| 弱いコピーの書き直し | しない | 人が必要。AIの下書きを人が編集するなら可 |
| クライアントの反発への対応 | しない | プロセスではなく関係性だから |
| 投稿の公開承認 | しない | 承認者を明確にしておくべきだから |
良い見分け方は、「Xが起きたらYをする」という指示を「判断する」という言葉なしで書けるかどうか。書けるなら自動化、必要なら手動のままにしましょう。
まだ自動化しないほうがいいケース
自動化は、安定したプロセスを速くします。そして、不安定なプロセスも速くします。
入稿の流れがまだ変わり続けているなら待ちましょう。 毎月のようにクライアントの送り方が変わるなら、そのたびにルールが壊れます。まず4週間、手作業で回してみてください。変わらなかったステップを書き出し、そこだけを自動化します。
件数が少ないなら待ちましょう。 月の入稿が10件程度以下なら、チェックリストとカレンダーのリマインダーのほうが、ルールを作って維持するより手間がかかりません。この数字は目安であり、実測した基準値ではありません。
クライアントが入口を使ってくれないなら待ちましょう。 トリガーは、コンテンツがトリガーの見える場所に届いて初めて機能します。まず入口を整えましょう。リンク1つ、メールアドレス1つ、ポータル1つ、どれか1つに統一します。
クライアント入稿のルールを設定する5ステップ
- 入口を1つ決める。 クライアントがコンテンツを送る場所を1か所に。それ以外はすべてそこへ転送します。
- 必須リストを書く。 入稿に必ず含める項目を3〜5個（コピー、画像、日付、プラットフォーム、リンク）。
- ブランドごとに担当者を決める。 ルールには、作業を送る先が必要です。
- リマインドを1つ設定する。 まずは24時間の催促から。無視された場合にだけ2つ目を追加します。
- 例外を毎週見直す。 ルールが拾えなかったものを確認し、ルールを足すか手動のままにするかを決めます。
まずは1クライアントから。1ブランドでルールを試して効果を確かめてから、設定を横展開しましょう。ルールが誤作動しても、影響はその1社の混乱で済みます。
カレンダー、ポータル、リマインドを1つのツールに
Mydropなら、細かい設定なしでこれらの要素がつながります。コンテンツは共有カレンダーに入り、担当者がレビューし、クライアントはログイン不要のクライアントポータルから承認します。自動化がルールベースのステップを担うので、フォローアップを誰かの記憶に頼らずに済みます。
Mydropのデータでは、クライアント承認の66%が24時間以内に完了し、中央値は6時間でした。つまりほとんどのクライアントはすぐ答えてくれます。リマインドが効くのは、主に遅い3分の1です。24時間の催促は、まさにその層に狙いを定めています。
ルールが期待どおりに動かないときは、トラブルシューティングのチェックリストでよくある原因を確認できます。承認側については、クライアント承認が調整コストを生む理由をお読みください。
今日、1クライアント分の必須リストを書いてみましょう
一番対応が遅いクライアントを選び、入稿に必要な項目を3〜5個書き出して、次の依頼と一緒に送ってみてください。そして24時間のリマインダーを1つ設定しましょう。カレンダー、ポータル、リマインドを1つのツールにまとめたいなら、Mydropを無料で始められます。
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