תשתמש בטריגרים של אוטומציה להגשות של לקוחות כשהצעדים האלה חוזרים כל שבוע, וצעד שפוספס עולה לך בזמן: אישור קבלה, בדיקה, ניתוב ותזכורת. את כל מה שדורש שיקול דעת, כמו אם התוכן טוב או מתאים לאסטרטגיה, תשאיר לאדם.
TLDR: תהפוך לאוטומטיים את ארבעת הצעדים המכניים של קליטת תוכן מלקוחות (אישור קבלה, סימון מה חסר, ניתוב לבעל האחריות ותזכורת ללקוחות שמתעכבים). אל תהפוך לאוטומטיות החלטות על איכות או אסטרטגיה. אם מגיעות אליך פחות מעשר הגשות בחודש, קודם תיישר את התהליך ידנית.
ארבעת הצעדים שבטוח להפוך לאוטומטיים
ההגשות של לקוחות נתקעות תמיד באותם מקומות. התוכן מגיע בשלושה ערוצים, אף אחד לא מאשר אותו, חסר קובץ, והלקוח נעלם. כל אחד מאלה הוא כלל שאפשר לכתוב פעם אחת.
- אישור קבלה. הלקוח יודע שקיבלת. זה חוסך את ה"קיבלת את המייל שלי?".
- בדיקת שלמות. אם חסר קפשן, תמונה או תאריך, הלקוח מתבקש להשלים מיד, לא שלושה ימים אחר כך.
- ניתוב לבעל האחריות. האדם הנכון מקבל את זה, לפי המותג או סוג התוכן.
- תזכורת לתשובות שמתעכבות. אם הלקוח לא הגיב לבקשת אישור תוך 24 שעות, יוצאת תזכורת.
לכל הצעדים האלה יש תכונה אחת משותפת: אדם לא מוסיף שום ערך כשהוא עושה אותם. אלה בדיקות ותזכורות, אז כלל עושה אותן מהר יותר ואף פעם לא שוכח.
אוטומטי או ידני: טבלת החלטה
לא הכול שייך לטריגר. תשתמש בטבלה הזו כשאתה מתלבט.
| צעד | אוטומטי? | סיבה |
|---|---|---|
| אישור קבלת תוכן | כן | אותה הודעה בכל פעם |
| סימון קבצים או טקסטים חסרים | כן | צ'קליסט, לא שיקול דעת |
| שיוך לבעל האחריות של המותג | כן | מבוסס על כלל קבוע |
| תזכורת למאשר שמתעכב | כן | מבוסס זמן וחוזר על עצמו |
| החלטה אם התוכן מתאים למותג | לא | דורש שיקול דעת |
| שכתוב של טקסט חלש | לא | דורש אדם, או אדם שעורך טיוטה של AI |
| תגובה להתנגדות של לקוח | לא | קשר אישי, לא תהליך |
| אישור פוסט לפרסום | לא | שיהיה מאשר אחד עם שם |
מבחן טוב: אם אפשר לנסח את ההוראה כ"כשקורה X, עשה Y" בלי המילה "תחליט", אפשר להפוך אותה לאוטומטית. אם ההוראה דורשת "תחליט", היא נשארת ידנית.
מתי לא להפעיל אוטומציה עדיין
אוטומציה הופכת תהליך יציב למהיר יותר. היא גם הופכת תהליך לא יציב למהיר יותר.
תחכה אם הקליטה שלך עוד משתנה. אם אתה משנה כל חודש את הדרך שבה לקוחות שולחים תוכן, הכללים יישברו בכל פעם. תריץ את זה ידנית ארבעה שבועות, תרשום את הצעדים שנשארו זהים, ותהפוך לאוטומטיים רק אותם.
תחכה אם הנפח נמוך. מתחת לבערך עשר הגשות בחודש, צ'קליסט ותזכורת ביומן עולים פחות מלבנות כללים ולתחזק אותם. המספר הזה הוא כלל אצבע שלנו, לא סף מדוד.
תחכה אם הלקוחות לא ישתמשו בנקודת הכניסה. טריגר עובד רק אם התוכן מגיע למקום שהטריגר רואה. קודם תיישר את נקודת הכניסה: קישור אחד, כתובת מייל אחת או פורטל אחד.
חמישה צעדים להקמת כללים לקליטת תוכן מלקוחות
- תבחר נקודת כניסה אחת. מקום אחד שאליו לקוחות שולחים תוכן. כל השאר מנותב לשם.
- תכתוב את רשימת החובה. שלושה עד חמישה פריטים שכל הגשה חייבת לכלול (טקסט, תמונה, תאריך, פלטפורמה, קישור).
- תגדיר בעל אחריות לכל מותג. כלל צריך מקום לאן לשלוח את העבודה.
- תפעיל תזכורת אחת. תתחיל בתזכורת של 24 שעות. תוסיף שנייה רק אם הראשונה מתעלמים ממנה.
- תעבור על החריגים פעם בשבוע. תראה מה הכללים לא תפסו ותחליט אם להוסיף כלל או להשאיר את זה ידני.
תתחיל עם לקוח אחד. תוכיח שהכללים עובדים על מותג אחד, ואז תעתיק את ההגדרה. אם כלל לא עובד כמו שצריך, המחיר הוא בלבול של לקוח אחד, לא של כולם.
לוח זמנים, פורטל ותזכורות בכלי אחד
ב-Mydrop החלקים מתחברים בלי הגדרה מיוחדת. התוכן נכנס ללוח הזמנים המשותף, בעל האחריות עובר עליו, והלקוח מאשר דרך פורטל לקוחות בלי התחברות. האוטומציות מטפלות בצעדים שמבוססים על כללים, כך שהמעקב לא תלוי במישהו שזוכר.
לפי הנתונים של Mydrop עצמה, 66% מהאישורים של לקוחות הסתיימו תוך 24 שעות, עם חציון של 6 שעות. כלומר רוב הלקוחות עונים מהר, והתזכורות בעיקר חשובות לשליש האיטי. תזכורת של 24 שעות מכוונת בדיוק לקבוצה הזו.
אם כלל לא מופעל כמו שציפית, צ'קליסט פתרון התקלות מכסה את הסיבות הנפוצות. ולצד האישורים, כדאי לקרוא למה תהליך אישור מול לקוחות יוצר חוב תיאום.
תכתוב היום את רשימת החובה ללקוח אחד
תבחר את הלקוח האיטי ביותר שלך, תכתוב את שלושת עד חמשת הדברים שכל הגשה חייבת לכלול, ותשלח את הרשימה עם הבקשה הבאה שלך. אחר כך תפעיל תזכורת אחת של 24 שעות. כשתרצה את לוח הזמנים, הפורטל והתזכורות בכלי אחד, תתחיל בחינם עם Mydrop.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
