設計到發布之間，每一次手動下載都花掉幾分鐘，還多留一份檔案副本。把一整個月的貼文加起來，這些幾分鐘和副本就是交接的延遲。 以下教你怎麼算出自己的成本，以及該先砍掉哪些步驟。
TLDR： 挑五篇貼文，從設計完成計時到排程完成。把每一次下載、改名、上傳都列出來。只負責把檔案從一個地方搬到另一個地方的步驟，全部刪掉，改成直接從來源匯入。
用五篇真實貼文數步驟
不要用猜的。挑五篇最近的貼文，把「設計完成」到「貼文排程好」之間的每個動作都寫下來。通常會長這樣：
- 設計師匯出檔案，丟到聊天室或資料夾。
- 社群小編下載。
- 小編改名，對上活動名稱。
- 小編上傳到排程工具。
- 小編發現裁切不對，再要一份新的匯出檔。
- 設計師重新匯出，小編再下載、再上傳一次。
一張圖就六個步驟，其中兩個只是為了搬檔案。拿手機碼表一個一個計時。五篇貼文就能算出可信的平均值。
把數字換算成每月成本
用一個簡單公式：每篇花的分鐘數乘上每月貼文數，再加上出錯修正的成本。
| 輸入項目 | 換成你自己的數字 |
|---|---|
| 每篇搬檔案花的分鐘數 | 你計時出來的平均值 |
| 所有客戶加起來的每月貼文數 | 你行事曆上的數量 |
| 需要第二次匯出的貼文數 | 從你那五篇裡數 |
| 修正錯誤版本的時間 | 你自己估 |
乘一乘。如果結果是每個月好幾個小時，那就找到值得處理的痛點了。如果只有幾分鐘，換去找下一個瓶頸。不管哪種結果，這次盤點都有用。
分清楚哪些步驟有價值，哪些只是在搬檔案
一個步驟有價值，是因為有人做了判斷：選裁切、檢查品牌、寫文案。只是把檔案搬來搬去的步驟，沒有價值。
- 保留： 審稿、裁切決定、寫文案、核准。
- 砍掉： 下載、改名、重新上傳、「這是哪一版？」的訊息。
該砍的清單，就是手動下載的藏身處。設計師在 Canva 做完，不該還要小編把檔案抓出來、放到別的地方。
直接從來源匯入，別再手動傳檔案
最直接的做法，就是把檔案原本待的地方接起來。Mydrop 可以連接 Canva 和 Google Drive，素材直接匯入品牌的素材庫，再從那裡排程。細節看 Canva 整合，想知道素材庫怎麼依品牌分開管理，看品牌。
Google Drive 那邊的逐步教學，請讀把媒體從 Google Drive 搬到社群，不用下載。道理到哪都一樣：把檔案帶進工具，一次就好。
從源頭解決版本錯誤的問題
每次手動下載都會多一份副本，副本會走鐘。設計師更新了檔案，三份副本卻散在三個地方。
如果大家都從每個品牌的同一個素材庫抓，就只會有一份最新檔案。檔案一改，下次匯入的就是新的。副本變少，「這是最終版嗎？」的訊息就變少，貼文帶著舊 logo 出去的機會也變少。
另外，命名規則訂一次就好，例如品牌、活動、日期。命名是舊流程裡唯一值得留下的部分，而且只要變成規則、不用每次猜，幾秒鐘就搞定。
一個月後驗收成果
改完之後，再計時一次那五篇貼文。你要看到的是步驟變少、每篇花的時間變少、重新匯出變少。如果數字沒動，看看時間跑到哪去了：可能是核准卡住，不是檔案。這種情況就從核准那端下手，解決設計和社群之間的交接延遲。
如果你的設計師用好幾種工具，就每個工具各盤點一次。通常會有一個來源，例如一個塞滿匯出檔的聊天頻道，造成大部分的手動工作。先修好那一個來源，每篇省下的分鐘數會最有感。
這週就做五篇貼文的盤點
計時五篇貼文，砍掉搬檔案的步驟，把設計來源接上你的素材庫。你可以免費開始用 Mydrop，從 Canva 或 Drive 匯入，一個月後再計時一次看看差多少。
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