當找對檔案比重新做一個還花時間、舊版本一直被拿去用，或新人沒人帶就動不了，就是該集中管理品牌素材的時候了。對大多數代理商來說，這個時間點大約落在三到五個客戶品牌。 在這之前，把資料夾整理乾淨就夠了。
TLDR： 留意五個訊號：反覆找檔案、發錯版本、新人上手全靠某一個人、素材散在個人雲端硬碟、客戶又跟你要你早就給過的檔案。中兩個以上，就是該動手了。先從 logo、品牌色、字體和 template 開始。
五個訊號，告訴你素材該有個家了
| 訊號 | 實際長什麼樣 | 代價 |
|---|---|---|
| 反覆找檔案 | 群組裡每週都有人問「現在是哪個 logo？」 | 浪費時間，也磨掉信任 |
| 發錯版本 | 舊 logo 或已經停掉的優惠被發出去 | 客戶回頭來糾正 |
| 全靠一個人 | 只有某個同事知道檔案放哪 | 他一請假就全卡住 |
| 個人雲端硬碟 | 檔案散在筆電和私人雲端資料夾 | 人一走，檔案也跟著走 |
| 重複給檔案 | 客戶又送來你早就有的素材 | 客戶覺得沒被聽見 |
算一下，過去一個月發生了幾次。中兩個以上，就是你的訊號。
門檻怎麼抓：找檔案的時間 vs. 重做的時間
做個簡單測試。請三位同事找出某個客戶現在的 logo、品牌色，還有最近審核過的 template，幫他們計時。
如果超過五分鐘，或三個人講的答案不一樣，那這個素材庫帶給你的麻煩已經比好處多了。
集中管理的是系統，不是客戶
大家最怕的就是客戶的東西混在一起。解法是：一套系統，但每個品牌各自有獨立、有權限控管的空間。負責 A 客戶的人，不該不小心看到 B 客戶的檔案。
這樣既能享受一次搜尋、一套結構的方便，又不用擔心發錯品牌的貼文。
先搬哪些東西
不要一次全部搬。先搬那些放錯就最容易出事的素材：
- 各種審核過的 logo 格式
- 品牌色和字體
- 審核過的 template
- 確認可用的攝影素材和圖庫
- 法務字樣和免責聲明
其他東西之後再搬，等有人真的要用再說。
從第一天就做好命名和版本
每個客戶都用同一套檔名規則：品牌、素材類型、版本。舊版本用封存，不要直接刪掉，這樣還回得去。
最實用的規則其實很簡單：每個素材只留一個現行版本，而且標清楚哪個是現行的。
在 Mydrop，每個客戶都有一套自己的品牌工具包
在 Mydrop 裡，每個客戶都有自己的品牌和工作區，各自有媒體、帳號和行事曆，素材就乖乖跟著品牌走。角色權限控管誰能看到、誰能發文，Canva 和 Google Drive 也接好了，設計直接變成貼文，不用再下載來下載去。工作區功能可以看到這樣的分隔是怎麼運作的。
這週就來跑一次「五分鐘找找看」
幫團隊計時，找某個客戶的 logo、品牌色和 template。如果沒過關，就先搬這個客戶的核心素材，並把現行版本標好。接著照如何把社群素材集中管理又不搞得一團亂的完整搬遷計畫走。
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