正しいファイルを探すのに、新しく作るより時間がかかってしまう。古いバージョンがいつまでも公開され続ける。新しいメンバーが一人では仕事を進められない。そんなときが、ブランドアセットを一元管理するタイミングです。多くの代理店では、クライアントブランドが3〜5件ほどになったあたりでその時が来ます。 それより少なければ、整理されたフォルダで十分です。
TLDR: 注目すべきサインは5つ。繰り返されるファイル探し、間違ったバージョンの公開、特定の一人に依存したオンボーディング、個人ドライブに散らばるアセット、すでに送ったファイルをクライアントが再度求めてくること。2つ以上当てはまったら始めどきです。まずはロゴ、カラー、フォント、テンプレートから移しましょう。
アセットに一つの居場所が必要だとわかる、ポートフォリオの5つのサイン
| サイン | どんな状況か | コスト |
|---|---|---|
| 繰り返されるファイル探し | 毎週チャットで「今のロゴはどれ？」 | 失われる時間、失われる信頼 |
| 間違ったバージョンの公開 | 古いロゴや終了したキャンペーンが公開される | クライアントからの修正依頼 |
| 一人への依存 | ファイルの場所を知っているのがチームに一人だけ | 単一障害点 |
| 個人ドライブ | ファイルがノートPCや個人のクラウドフォルダに置かれたまま | 担当者が抜けると消える |
| ファイルの再送 | すでに持っているアセットをクライアントが送ってくる | クライアントが「聞いてもらえていない」と感じる |
この1か月で、いくつ当てはまったか数えてみてください。2つ以上なら、それが始めどきのサインです。
基準は「探す時間」と「作る時間」の比較
簡単なテストをしてみましょう。チームの3人に、あるクライアントの最新ロゴ、ブランドカラー、最後に承認されたテンプレートを探してもらいます。時間を計ってください。
5分以上かかる、あるいは3人の答えがバラバラなら、そのライブラリは節約できる以上のコストを生んでいます。
一元化するのはシステムで、クライアントではありません
よくある不安は、クライアント同士が混ざってしまうこと。解決策は、1つのシステムの中に、ブランドごとに権限を分けた個別のスペースを用意することです。あるクライアントを担当する人が、別のクライアントのファイルをうっかり目にすることはありません。
これなら、1回の検索と1つの構造というメリットを保ちながら、別ブランドの投稿をしてしまうリスクを避けられます。
最初に移すべきもの
すべてを移行する必要はありません。間違えたときに最も大きなダメージにつながるアセットから移しましょう。
- 承認済みの全フォーマットのロゴ
- ブランドカラーとフォント
- 承認済みテンプレート
- 使用許諾が確認できた写真とストック素材
- 法的表記と免責事項
それ以外は、必要になったときに後から移せば大丈夫です。
初日から名前とバージョンを統一する
どのクライアントでも同じファイル名のルールを使いましょう。ブランド、アセットの種類、バージョン。古いバージョンは削除せずアーカイブしておけば、いつでも元に戻せます。
最も役立つルールはシンプルです。1つのアセットにつき現行バージョンは1つだけ、それを「現行」と明示する。
Mydropなら、クライアントポートフォリオごとに1つのブランドキット
Mydropでは、クライアントごとに専用のブランドとワークスペースがあり、メディア、アカウント、カレンダーもそれぞれ分かれているので、アセットは本来のブランドのもとに留まります。ロールで誰が閲覧・投稿できるかを管理でき、CanvaやGoogle Driveとも連携するので、デザインをダウンロードせずにそのまま投稿へつなげられます。ワークスペース機能では、その分け方の仕組みがわかります。
今週、5分間の「探すテスト」をやってみましょう
チームに、あるクライアントのロゴ、カラー、テンプレートを探す時間を計ってもらいましょう。うまくいかなければ、そのクライアントの主要アセットを先に移して、現行バージョンに印を付けます。そのあとはソーシャルメディアのアセットを散らからずに一元管理する方法を参考に、移行プラン全体を進めてください。
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