Zentralisiere deine Brand Assets, wenn das Suchen der richtigen Datei länger dauert als das Erstellen einer neuen, wenn ständig alte Versionen live gehen oder wenn ein neuer Kollege nicht allein arbeiten kann. Für die meisten Agenturen ist dieser Punkt bei etwa drei bis fünf Kundenmarken erreicht. Darunter reicht ein ordentlicher Ordner.
TLDR: Achte auf fünf Anzeichen: ständiges Suchen, falsche Versionen veröffentlicht, Onboarding, das von einer Person abhängt, Assets in privaten Laufwerken und Kunden, die nach Dateien fragen, die du längst geschickt hast. Zwei oder mehr davon bedeuten: Es ist Zeit. Fang mit Logos, Farben, Schriften und Templates an.
Fünf Portfolio-Anzeichen, dass deine Assets ein Zuhause brauchen
| Anzeichen | Wie es aussieht | Was es kostet |
|---|---|---|
| Ständiges Suchen | Jede Woche die Frage im Chat: „Welches Logo ist aktuell?“ | Verlorene Stunden, verlorenes Vertrauen |
| Falsche Version veröffentlicht | Ein altes Logo oder ein eingestelltes Angebot geht live | Korrekturen vom Kunden |
| Abhängigkeit von einer Person | Nur ein Teammitglied weiß, wo die Dateien liegen | Ein einziger Ausfallpunkt |
| Private Laufwerke | Dateien liegen auf Laptops und in privaten Cloud-Ordnern | Weg, sobald jemand geht |
| Erneut geschickte Dateien | Kunden schicken Assets, die du längst hast | Der Kunde fühlt sich nicht gehört |
Zähl, wie oft das im letzten Monat passiert ist. Zwei oder mehr sind dein Signal.
Der Schwellenwert: Suchzeit gegen Erstellzeit
Mach einen einfachen Test. Bitte drei Teammitglieder, das aktuelle Logo, die Markenfarben und das zuletzt freigegebene Template für einen Kunden zu finden. Stopp die Zeit.
Wenn es länger als fünf Minuten dauert oder alle unterschiedliche Antworten geben, kostet dich die Bibliothek mehr, als sie bringt.
Zentralisiere das System, nicht die Kunden
Die häufigste Sorge: Kunden vermischen sich. Die Lösung ist ein System mit einem eigenen, berechtigten Bereich pro Marke. Wer an einem Kunden arbeitet, sollte die Dateien eines anderen nicht versehentlich sehen.
So behältst du die Vorteile einer Suche und einer Struktur, ohne das Risiko eines Posts in der falschen Marke.
Was du zuerst verschiebst
Migriere nicht alles. Verschieb die Assets, die am meisten Schaden anrichten, wenn sie falsch sind:
- Logos in jedem freigegebenen Format
- Markenfarben und Schriften
- Freigegebene Templates
- Fotografie und Stockmaterial, für das die Rechte geklärt sind
- Rechtliche Hinweise und Disclaimers
Alles andere kann später nachziehen, wenn es jemand braucht.
Benennung und Versionierung ab Tag eins
Nutze dasselbe Dateinamen-Muster für jeden Kunden: Marke, Asset-Typ, Version. Archivier die alte Version, statt sie zu löschen, damit ein Rollback möglich bleibt.
Die nützlichste Regel ist simpel: eine aktuelle Version pro Asset, klar als aktuell markiert.
Ein Brand Kit pro Kundenportfolio in Mydrop
In Mydrop hat jeder Kunde seine eigene Marke und seinen eigenen Workspace, mit eigenen Medien, Accounts und Kalender. So bleiben Assets bei der Marke, zu der sie gehören. Rollen steuern, wer was sehen und veröffentlichen darf, und Canva sowie Google Drive sind angebunden, damit Designs ohne Download-Schritt direkt in Posts fließen. Wie die Trennung funktioniert, zeigt dir die Workspaces-Funktion.
Mach diese Woche den Fünf-Minuten-Findetest
Stopp die Zeit, die dein Team für Logo, Farben und Template eines Kunden braucht. Wenn der Test scheitert, verschieb zuerst die Kern-Assets dieses Kunden und markier die aktuellen Versionen. Danach folgst du dieser Anleitung, um Social-Media-Assets ohne Chaos zu zentralisieren für den kompletten Migrationsplan.
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