多數團隊都在猜自己的內容時間花到哪去，結果自動化了錯的階段。這份五分鐘健檢會幫你把流程每個階段都標上數字，分開「等待」和「做事」，然後指出 AI 最能省時間的那一個地方。 你只需要上週的行事曆和一個計時器。
TLDR： 列出六個階段，寫下每個階段上週花了幾分鐘，標記每個階段是等待還是做事，再標出哪些是重複的草稿，然後先解決重複量最大的那一個。如果某個階段大部分時間都在等，就別把 AI 塞進去。
第 1 分鐘：列出六個階段
從發想到報告，把這幾個寫下來：發想、草稿、設計、審核、排程、報告。如果你的流程還有漏掉的階段（翻譯、法務確認），補上去。六列就很夠了。
第 2 分鐘：寫下每個階段上週的分鐘數
用行事曆或工時表上的真實數字。估算也可以，但要估成分鐘數，不要只寫「很多」。加總起來。如果小團隊一週的總時數超過一天，就有砍的空間。
第 3 分鐘：標出等待和做事
每個階段都拆成兩塊：做事（有人在動工）和等待（檔案或回覆卡住了）。在 Mydrop 針對送交客戶審核的貼文數據中，從送出到核准的中位數是 6 小時，66% 在 24 小時內過關。這些時間大部分是等待，不是工作。
等待不是 AI 的問題，是交接的問題：用更清楚的負責人和審核流程來解決。
第 4 分鐘：標出重複的草稿
把每個「有人一寫再寫同類東西」的階段圈起來：caption、各平台的貼文版本、alt text、報告摘要。這些就是 AI 能省下好幾小時的地方，因為有初稿，總比面對空白頁便宜。
| 階段 | 做事或等待 | AI 幫得上忙 | 留給人做 |
|---|---|---|---|
| 發想 | 做事 | 先丟一批切入角度 | 挑出符合品牌的 |
| 草稿 | 做事 | 第一批 caption 和版本 | 調整語氣、確認事實 |
| 設計 | 做事 | 很少 | 最後的設計決定 |
| 審核 | 等待 | 不多 | 核准或退回 |
| 排程 | 做事 | 批次上傳和自動化 | 檢查預覽 |
| 報告 | 做事 | 摘要草稿 | 寫「所以呢」那一段 |
一個範例結果，讓你心裡有個底
這裡用一個小團隊的假想一週來說明大概的樣子。發想：60 分鐘。草稿：240。設計：180。審核：300，其中 270 是等待。排程：90。報告：120。審核階段最大，但它是在等待，所以第一步是先指定負責人和期限。第二大的草稿 240 分鐘，就是第一個該加入 AI 的地方。
第 5 分鐘：挑一個階段，訂一個目標
選出「重複、做事」分鐘數最多的那個階段。訂個目標，例如從 90 分鐘降到 30。跑兩週，再量一次。
關於寫草稿有個提醒：在 Mydrop 的數據中，少於 80 字的 caption，互動比帳號中位數低了 9%，所以請 AI 給你兩、三句完整的句子，不要只給一句話。
健檢結果怎麼用
- 大多是重複的草稿： 用 AI caption 和貼文靈感加上批次建立，一次產出一整週的草稿。
- 大多是等待： 每個客戶指定一位審核人，並訂下回覆時間。想知道界線怎麼畫，看如何打造 AI 輔助的社群工作流程。
- 大多在追檔案： 接上 Google Drive，素材就會直接出現在你排程的地方。我們的把 Google Drive 同步到社群指南有完整說明。
讓健檢保持誠實
別健檢你「希望」自己做到的樣子，用上一週真實的行事曆。也別自動化你還沒計時的階段，因為感覺最慢的，往往不是最花時間的。
每季做一次，每次接新客戶也做一次。想比較能自動化你挑中那些階段的工具，看團隊用的流程自動化工具。
現在就試： 設個五分鐘計時器，把上週的表格填一填。如果草稿是你最大的時間黑洞，免費開始用 Mydrop，一次產出這週的草稿。
Google 評論
Trustpilot 評論
Product Hunt comment
