プロジェクトのリマインダーと更新を自動化するプラットフォームは、大きく3種類あります。タスク向けのタスク管理ツール（Asana、Monday、ClickUp、Trello）、投稿に紐づく締め切り向けのソーシャルツール（Mydrop）、時間ベースの通知向けのカレンダーアプリです。コンテンツチームにとってベストなのは、それぞれが得意なことを活かして3種類を使い分け、すべてのリマインダーに担当者・締め切り時刻・実際に動ける場所を持たせることです。
TLDR： 定例タスク（週次・月次・四半期）を洗い出し、それぞれに担当者を割り当て、投稿に関わる締め切りは投稿そのものに設定します。リマインダーは1タスクにつき2回、締め切り前と締め切り時刻に送りましょう。期限を過ぎたものはエスカレーションします。
リマインダーの種類ごとに、どのツールを使うか
| リマインダーの種類 | 最適な場所 | 例 |
|---|---|---|
| 特定の投稿の締め切り | 投稿のそば、ソーシャルツール内 | 「キャプション締め切りは火曜」「クライアント承認待ち」 |
| 繰り返しのチームタスク | タスク管理ツール | 「毎月のアナリティクス出力」 |
| 個人の時間ベースの通知 | カレンダーアプリ | 「16時にインボックスをチェック」 |
| チーム外の誰かの返答待ち | 承認フロー | クライアントのサインオフ |
一番のリスクはツールの乱立です。リマインダーの種類ごとに1つの置き場所を決めて、それを文書に残しましょう。タスクツールをじっくり比較するのはまた別の話で、こちらはMydrop vs Monday vs ClickUpで解説しています。
ステップ1：定例タスクを洗い出す
繰り返すタスクを、そのリズムと一緒にすべて書き出します。小さなコンテンツチーム向けのたたき台はこちらです。
| リズム | タスク | 担当者 | 締め切り |
|---|---|---|---|
| 週次 | 来週の投稿を計画する | コンテンツリード | 月曜10時 |
| 週次 | 下書きをレビュー可能な状態にする | ライター | 水曜12時 |
| 週次 | 承認を完了する | 承認者 | 木曜12時 |
| 週次 | 投稿をスケジュールする | スケジューラー | 木曜17時 |
| 週次 | インボックスの整理 | コミュニティマネージャー | 金曜15時 |
| 月次 | アナリティクスのレビューとレポート | アナリスト | 第3営業日 |
| 四半期 | プロフィール・リンク・固定投稿の見直し | コンテンツリード | 第1週 |
曜日は皆さんのリズムに合わせて変えてください。大事なのは構造です。すべての行に担当者を1人、時刻を1つ決めます。
ステップ2：締め切りは「作業する場所」に置く
リマインダーは、ワンクリックで行動できるときにだけ機能します。「投稿を承認する」とだけ書かれたリンクのないタスクは、担当者を探し回らせるだけです。できる限り次のようにしましょう。
- 投稿の締め切りは投稿そのものに置く（Mydropのカレンダーなら、下書き・レビュアー・ステータスが同じ場所にそろいます）。
- タスクを正確なドキュメントやフォルダにリンクする。
- 指示は1行に収める。
ステップ3：リマインダーは5回ではなく2回
- リマインダー1： 締め切り時刻の24時間前。担当者が計画を立てられるように。
- リマインダー2： 締め切り時刻。
承認については、Mydropのデータで、クライアント承認を経た投稿のうち66%が24時間以内に承認され、中央値は6時間でした。つまり24時間前のリマインダーが届くのは、遅い3分の1だけ。そここそが、まさにリマインダーを必要とする人たちです。詳しくは承認リマインダーの自動化で解説しています。
ステップ4：期限を過ぎたらどうするかを決める
ルールがなければ、期限を過ぎたタスクは気まずいチャットメッセージになって終わります。決めたことを書き残しましょう。
- 1時間超過： 担当者に2回目の通知が届く。
- 1日超過： マネージャーが週次の超過リストで確認する。
- 超過して公開が止まっている： マネージャーが担当を割り振り直す。承認されていない投稿は公開しない。
ステップ5：四半期ごとにマップを見直す
定例タスクは古びていきます。四半期に一度、各タスクについてこう問いかけましょう。まだ必要か、担当者は今も適切か、締め切り時刻は今も現実的か。 誰も惜しまないものは削除します。短いマップのほうが、長いマップよりきちんと守られます。
投稿タスクはカレンダーに、それ以外はタスクツールに
Mydropは、マップのうち投稿に関わる部分をカバーします。承認、コメント、レビュアー、締め切りをカレンダー上でまとめて管理できます。ただし、月次レポートの準備など投稿が紐づかない作業については、汎用のタスク管理ツールの代わりにはなりません。そうした作業は、チームがすでに使っているツールに残しておきましょう。
次のステップ： 上の表を皆さんのチーム用に10分で埋めて、よく漏れる3つのタスクに2回のリマインダーを設定してみましょう。投稿に関わる締め切りをカレンダーに置くなら、Mydropを無料で始められます。
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
