Напоминания и обновления по проектам автоматизируют три вида платформ: таск-менеджеры (Asana, Monday, ClickUp, Trello) для задач, соцсетевые инструменты (Mydrop) для сроков, привязанных к посту, и календарные приложения для напоминаний по времени. Контент-команде стоит взять по одному инструменту каждого вида и поручать ему то, что у него получается лучше всего. А у каждого напоминания должны быть ответственный, срок и место, где можно сразу всё сделать.
Кратко: распишите повторяющиеся задачи (недельные, месячные, квартальные), назначьте каждой ответственного, привяжите сроки по постам прямо к постам и отправляйте по два напоминания на задачу: одно заранее, одно в срок. Всё просроченное эскалируйте.
Какой инструмент для каких напоминаний
| Тип напоминания | Где лучше всего | Пример |
|---|---|---|
| Срок по конкретному посту | В соцсетевом инструменте, рядом с постом | «Подпись к посту готова ко вторнику», «Ждём утверждения от клиента» |
| Повторяющаяся задача команды | В таск-менеджере | «Ежемесячная выгрузка аналитики» |
| Личное напоминание по времени | В календарном приложении | «Проверить инбокс в 16:00» |
| Ждём кого-то вне команды | В процессе утверждения | Согласование с клиентом |
Главный риск здесь, это расползание инструментов. Выберите одно место для каждого типа напоминаний и зафиксируйте это письменно. Подробное сравнение таск-менеджеров, это отдельный вопрос, о нём мы рассказываем в статье Mydrop vs Monday vs ClickUp.
Шаг 1: Составьте карту повторяющихся задач
Выпишите каждую задачу, которая повторяется, и её ритм. Стартовая карта для небольшой контент-команды:
| Ритм | Задача | Ответственный | Срок |
|---|---|---|---|
| Каждую неделю | Спланировать посты на следующую неделю | Контент-лид | Понедельник, 10:00 |
| Каждую неделю | Черновики готовы к проверке | Автор | Среда, 12:00 |
| Каждую неделю | Утверждения получены | Утверждающий | Четверг, 12:00 |
| Каждую неделю | Посты запланированы | Планировщик | Четверг, 17:00 |
| Каждую неделю | Разобрать инбокс | Комьюнити-менеджер | Пятница, 15:00 |
| Каждый месяц | Разбор аналитики и отчёт | Аналитик | 3-й рабочий день |
| Каждый квартал | Обновить био, ссылки и закреплённые посты | Контент-лид | Первая неделя |
Поменяйте дни под свой ритм. Важна структура: один ответственный и один срок для каждой строки.
Шаг 2: Привяжите срок к тому месту, где идёт работа
Напоминание работает, только если человек может сделать всё в один клик. Задача «утвердить посты» без ссылки отправляет его на поиски. Где можно:
- Ставьте сроки по постам на сам пост (в календаре Mydrop черновик, проверяющий и статус живут вместе).
- Привязывайте задачу к конкретному документу или папке.
- Держите инструкцию в одну строку.
Шаг 3: Отправляйте два напоминания, а не пять
- Напоминание 1: за 24 часа до срока, чтобы человек мог всё спланировать.
- Напоминание 2: в сам срок.
По утверждениям: в данных Mydrop по постам, которые проходили согласование с клиентом, 66% утвердили в течение 24 часов, а медиана составила 6 часов. То есть напоминание за 24 часа дотягивается только до более медленной трети, а именно ей оно и нужно. Подробнее об этом в статье автоматизация напоминаний об утверждении.
Шаг 4: Решите, что делать с просроченной задачей
Без правила просроченная задача превращается в неловкое сообщение в чате. Запишите правило:
- Просрочка на час: ответственный получает второе напоминание.
- Просрочка на день: руководитель видит задачу в недельном списке просроченных.
- Просрочка блокирует публикацию: руководитель переназначает задачу. Пост не выходит без утверждения.
Шаг 5: Пересматривайте карту каждый квартал
Повторяющиеся задачи устаревают. Раз в квартал спрашивайте про каждую задачу: она всё ещё нужна, ответственный всё ещё тот, а срок всё ещё реальный? Удаляйте то, чего никто не хватился. Короткую карту соблюдают лучше, чем длинную.
Задачи по постам держите в календаре, остальное в таск-менеджере
Mydrop закрывает ту часть карты, что связана с постами: утверждения, комментарии, проверяющие и сроки в календаре. Он не заменяет общий таск-менеджер для работы без поста, например подготовки месячного отчёта, так что её оставьте в инструменте, которым команда уже пользуется.
Следующий шаг: заполните таблицу выше для своей команды за десять минут, а потом настройте два напоминания для трёх задач, которые проскакивают чаще всего. Чтобы поставить сроки по постам в календарь, начните бесплатно с Mydrop.
Отзыв в Google
Отзыв в Trustpilot
Product Hunt comment
