Proje hatırlatmalarını ve güncellemelerini üç tür platform otomatikleştirir: görevler için görev yöneticileri (Asana, Monday, ClickUp, Trello), bir gönderiye bağlı son tarihler için sosyal araçlar (Mydrop) ve zamana bağlı hatırlatmalar için takvim uygulamaları. Bir içerik ekibi için en iyi kurulum, her birini en iyi yaptığı işte kullanır ve her hatırlatmaya bir sahip, bir son tarih ve harekete geçilecek bir yer verir.
Özet: Tekrarlayan görevlerini haritala (haftalık, aylık, üç aylık), her birine bir sahip ata, gönderiyle ilgili son tarihleri doğrudan gönderiye koy ve görev başına iki hatırlatma gönder: biri önceden, biri tam zamanında. Geciken her şeyi bir üst kademeye taşı.
Hangi hatırlatma için hangi araç
| Hatırlatma türü | En iyi yer | Örnek |
|---|---|---|
| Belirli bir gönderideki son tarih | Gönderinin yanında, sosyal araç | "Açıklama salı günü hazır", "Müşteri onayı bekleniyor" |
| Tekrarlayan ekip görevi | Bir görev yöneticisi | "Aylık analytics dışa aktarımı" |
| Kişisel, zamana bağlı hatırlatma | Bir takvim uygulaması | "Saat 16.00'da inbox'ı kontrol et" |
| Ekip dışından birini beklemek | Onay akışı | Müşteri onayı |
Asıl risk, araçların çoğalması. Her hatırlatma türü için tek bir yer seç ve bunu yazıya dök. Görev araçlarını derinlemesine karşılaştırmak ayrı bir konu; ona Mydrop vs Monday vs ClickUp yazımızda değiniyoruz.
Adım 1: Tekrarlayan görevleri haritala
Tekrar eden her görevi ritmiyle birlikte yaz. Küçük bir içerik ekibi için başlangıç haritası:
| Ritim | Görev | Sahip | Son tarih |
|---|---|---|---|
| Haftalık | Gelecek haftanın gönderilerini planla | İçerik lideri | Pazartesi 10.00 |
| Haftalık | Taslaklar incelemeye hazır | Yazar | Çarşamba 12.00 |
| Haftalık | Onaylar tamamlandı | Onaylayan | Perşembe 12.00 |
| Haftalık | Gönderiler planlandı | Planlayıcı | Perşembe 17.00 |
| Haftalık | Inbox temizliği | Topluluk yöneticisi | Cuma 15.00 |
| Aylık | Analytics incelemesi ve rapor | Analist | 3. iş günü |
| Üç aylık | Biyoları, linkleri ve sabitlenmiş gönderileri güncelle | İçerik lideri | İlk hafta |
Günleri kendi ritmine göre değiştir. Önemli olan yapı: her satır için tek bir sahip ve tek bir saat.
Adım 2: Son tarihi işin yapıldığı yere koy
Bir hatırlatma ancak kişi tek tıkla harekete geçebiliyorsa işe yarar. "Gönderileri onayla" deyip link vermeyen bir görev, kişiyi aramaya gönderir. Mümkün olduğunda:
- Gönderi son tarihlerini gönderinin üstüne koy (Mydrop takviminde taslak, inceleyen ve durum bir arada durur).
- Görevi tam belgeye veya klasöre bağla.
- Talimatları tek satırda tut.
Adım 3: Beş değil, iki hatırlatma gönder
- Hatırlatma 1: Son tarihten 24 saat önce, kişi planını yapabilsin diye.
- Hatırlatma 2: Tam son tarihte.
Onaylar için, Mydrop'un müşteri onayından geçen gönderilere dair verilerinde %66'sı 24 saat içinde onaylandı ve medyan 6 saat oldu. Yani 24 saatteki hatırlatma sadece daha yavaş olan üçte bire ulaşır, ki ihtiyacı olan tam da onlar. Detayı onay hatırlatmalarını otomatikleştirme yazımızda.
Adım 4: Bir şey gecikince ne olacağına karar ver
Bir kural olmadan, geciken görev tatsız bir mesaja dönüşür. Yaz, netleşsin:
- Bir saat gecikti: Sahibine ikinci bir hatırlatma gider.
- Bir gün gecikti: Yönetici bunu haftalık gecikenler listesinde görür.
- Gecikti ve yayını engelliyor: Yönetici görevi başka birine atar. Gönderi onaysız yayına çıkmaz.
Adım 5: Haritayı her çeyrekte gözden geçir
Tekrarlayan görevler zamanla eskir. Her çeyrekte her görev için sor: hâlâ gerekli mi, sahibi hâlâ doğru kişi mi ve son tarih hâlâ gerçekçi mi? Kimsenin aramadığını sil. Kısa bir harita, uzun olandan daha iyi takip edilir.
Gönderi görevlerini takvimde tut, gerisini görev aracında
Mydrop, haritanın gönderilere bağlı kısmını kapsar: onaylar, yorumlar, inceleyenler ve takvimdeki son tarihler. Gönderiye bağlı olmayan işler için, örneğin aylık rapor hazırlığı, genel bir görev yöneticisinin yerini almaz. Onları ekibinin zaten kullandığı araçta tut.
Sıradaki adım: Yukarıdaki tabloyu kendi ekibin için on dakikada doldur, sonra en çok aksayan üç görev için iki hatırlatmayı kur. Gönderiyle ilgili son tarihleri takvime koymak için Mydrop'u ücretsiz başlat.
Google incelemesi
Trustpilot incelemesi
Product Hunt comment
