יש שלושה סוגים של פלטפורמות ששולחות תזכורות ועדכונים על פרויקטים אוטומטית: אפליקציות לניהול משימות (Asana, Monday, ClickUp, Trello) למשימות, כלים לסושיאל (Mydrop) לדדליינים שקשורים לפוסט, ואפליקציות יומן לתזכורות מבוססות זמן. לצוות תוכן, ההקמה הכי טובה משלבת אחד מכל סוג במה שהוא עושה הכי טוב, ונותנת לכל תזכורת אחראי, מועד יעד ומקום לפעול בו.
TLDR: מפו את המשימות החוזרות שלך (שבועיות, חודשיות, רבעוניות), תן לכל אחת אחראי, שים דדליינים שקשורים לפוסט על הפוסט עצמו, ושלח שתי תזכורות לכל משימה: אחת לפני ואחת במועד היעד. כל מה שבאיחור, הסלם.
איזה סוג כלי לאיזו תזכורת
| סוג התזכורת | המקום הכי טוב | דוגמה |
|---|---|---|
| דדליין על פוסט ספציפי | הכלי לסושיאל, ליד הפוסט | "קפשן ליום שלישי", "ממתין לאישור לקוח" |
| משימת צוות חוזרת | אפליקציה לניהול משימות | "ייצוא אנליטיקס חודשי" |
| תזכורת אישית מבוססת זמן | אפליקציית יומן | "לבדוק את האינבוקס ב-16:00" |
| ממתין למישהו מחוץ לצוות | תהליך האישור | אישור לקוח |
הסכנה העיקרית היא ריבוי כלים. בחר בית אחד לכל סוג תזכורת ותכתוב את זה. השוואה מעמיקה בין כלי ניהול משימות היא שאלה אחרת, ואנחנו מכסים אותה בMydrop מול Monday מול ClickUp.
שלב 1: מפה את המשימות החוזרות
רשום כל משימה שמתחזרת, עם הקצב שלה. מפת פתיחה לצוות תוכן קטן:
| קצב | משימה | אחראי | מועד |
|---|---|---|---|
| שבועי | לתכנן את הפוסטים לשבוע הבא | מוביל התוכן | יום שני 10:00 |
| שבועי | טיוטות מוכנות לבדיקה | כותב | יום רביעי 12:00 |
| שבועי | אישורים הושלמו | מאשר | יום חמישי 12:00 |
| שבועי | פוסטים מתוזמנים | מתזמן | יום חמישי 17:00 |
| שבועי | ניקוי האינבוקס | מנהל קהילה | יום שישי 15:00 |
| חודשי | סקירת אנליטיקס ודו"ח | אנליסט | יום העבודה השלישי |
| רבעוני | רענון ביו, קישורים ופוסטים נעוצים | מוביל התוכן | השבוע הראשון |
שנה את הימים לפי הקצב שלך. מה שחשוב זה המבנה: אחראי אחד ומועד אחד לכל שורה.
שלב 2: שים את הדדליין במקום שבו העבודה קורית
תזכורת עובדת רק אם אפשר לפעול לפיה בקליק אחד. משימה שכתוב בה "לאשר פוסטים" בלי קישור שולחת את האדם לחפש. איפה שאפשר:
- שים דדליינים של פוסטים על הפוסט (בלוח השנה של Mydrop הטיוטה, הבודק והסטטוס יושבים יחד).
- קשר את המשימה למסמך או לתיקייה המדויקים.
- השאר את ההוראות בשורה אחת.
שלב 3: שלח שתי תזכורות, לא חמש
- תזכורת 1: 24 שעות לפני מועד היעד, כדי שהאדם יוכל לתכנן.
- תזכורת 2: במועד היעד.
לגבי אישורים, בנתונים של Mydrop על פוסטים שעברו אישור לקוח, 66% אושרו בתוך 24 שעות והחציון היה 6 שעות. כלומר תזכורת ב-24 שעות מגיעה רק לשליש האיטי, וזה בדיוק מי שצריך אותה. עוד על זה באוטומציה של תזכורות אישור.
שלב 4: תחליט מה קורה כשמשהו באיחור
בלי כלל, משימה באיחור הופכת להודעת צ'אט מביכה. כתוב את זה:
- באיחור של שעה: האחראי מקבל תזכורת נוספת.
- באיחור של יום: המנהל רואה את זה ברשימת האיחורים השבועית.
- באיחור שחוסם פרסום: המנהל מעביר את המשימה למישהו אחר. הפוסט לא יוצא לא מאושר.
שלב 5: עברו על המפה כל רבעון
משימות חוזרות מתיישנות. פעם ברבעון, שאל על כל משימה: האם היא עדיין נחוצה, האם האחראי עדיין מתאים, והאם מועד היעד עדיין ריאלי? מחק מה שאף אחד לא מתגעגע אליו. מפה קצרה יותר מקבלת מעקב טוב יותר ממפה ארוכה.
משימות שקשורות לפוסטים על לוח השנה, כל השאר בכלי ניהול המשימות שלך
Mydrop מכסה את החלק במפה שקשור לפוסטים: אישורים, תגובות, בודקים ותאריכי יעד בלוח השנה. הוא לא מחליף אפליקציה כללית לניהול משימות לעבודה בלי פוסט מצורף, כמו הכנת הדו"ח החודשי, אז השאר את זה בכלי שהצוות שלך כבר משתמש בו.
השלב הבא: מלא את הטבלה למעלה עבור הצוות שלך בעשר דקות, ואז הגדר את שתי התזכורות לשלוש המשימות שהכי נוטות ליפול. כדי לשים את הדדליינים שקשורים לפוסטים על לוח השנה, התחל בחינם עם Mydrop.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
